Software Público Brasileiro

Prezados,
Um usuário apresentou-me a seguinte questão:
Ele possui o processo P1 que possui o documento D1, identificado pelo número N1;
Ele possui o processo P2, em que deseja inserir o documento D1, identificado também por N1.
Poderia criar D2 em P2 com link para D1. Porém, deste modo, D1 não se encontra verdadeiramente em P2. Há somente um link.
Poderia ainda abrir D1, copiar o seu conteúdo, ir para o processo P2, abrir novo documento D2 e, nele copiar o conteúdo de D1.
Neste caso, teria um segundo documento D2, identificado por N2, que não preservaria as assinaturas de D1, sendo necessário novamente providenciá-las.
Dito de outro modo, é possível incluir o mesmo documento dentro de dois processos, preservando, numeração, assinaturas e conteúdo?
Como isso seria feito?



Luciano de Souza
Gerência de projetos
Comissão de Valores Mobiliários
11 2146-2080

Prezados

Acredito que aqui fica demonstrado um caso clássico que deve
atendido, através dos CONCEITOS DE GESTÃO DOCUMENTAL. Esses conceitos
devem ser erigidos segundo as normas arquivísticas legais(CONARQ,
etc...) e normatizados pela portaria que instituiu o SEI no âmbito da
organização. Assim, apesar, da ferramenta em si, permitir atalhos
tecnológicos a norma os restringiria. Então, a sugestão é sempre
perguntar ao pessoal da arquivologia como proceder...

Att.,
Luís Carlos Baptista
ATIN-Analista de Tecnologia da Informação
Superintendência de Tecnologia da Informação e Comunicação da UFRJ
Reitoria da UFRJ
Tel.: (21)3938-1667

Em 2016-09-13 14:44, Francisco Luciano de Souza escreveu:

> Prezados,
>
> Um usuário apresentou-me a seguinte questão:
>
> Ele possui o processo P1 que possui o documento D1, identificado pelo número N1;
>
> Ele possui o processo P2, em que deseja inserir o documento D1, identificado também por N1.
>
> Poderia criar D2 em P2 com link para D1. Porém, deste modo, D1 não se encontra verdadeiramente em P2. Há somente um link.
>
> Poderia ainda abrir D1, copiar o seu conteúdo, ir para o processo P2, abrir novo documento D2 e, nele copiar o conteúdo de D1.
>
> Neste caso, teria um segundo documento D2, identificado por N2, que não preservaria as assinaturas de D1, sendo necessário novamente providenciá-las.
>
> Dito de outro modo, é possível incluir o mesmo documento dentro de dois processos, preservando, numeração, assinaturas e conteúdo?
>
> Como isso seria feito?
>
> Luciano de Souza
>
> Gerência de projetos
>
> Comissão de Valores Mobiliários
>
> 11 2146-2080
>
> _______________________________________________
> sei-negocio mailing list
> sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br
>https://listas.softwarepublico.gov.br/mailman/cgi-bin/listinfo/sei-negocio

Prezados(as),



Com link é a melhor solução.



Ao se criar um documento seja ele interno ou externo no SEI , este recebe uma numeração única, é esta numeração que utilizamos como link.

O documento é mantido em sua integra, inclusive assinatura e visto por todos desde que seja público e esteja em um processo público.

Este procedimento economiza espaço de armazenamento eletrônico.

Para fazer o link para o documento, sugerimos que seja criado um despacho onde este documento seja citado ou um relatório, ou um termo, etc, depende da natureza do documento e do processo ao qual está interligado.

Para documentos como pareceres, Notas técnicas, súmulas, normativos, etc que precisam sempre ser citados nos processos sugerimos que sejam criados bases de conhecimento com a relação por tipo destes documentos com o link para estes documentos para ficar mais fácil de encontra-los.










Andréa Brites Pinto e Freitas
Especialista em Regulação de Saúde Suplementar
GEQIN
DIGES - Diretoria de Gestão
Tel.: (21) 2105-0089


ANS. A agência reguladora de planos de saúde do Brasil.

Antes de imprimir pense em sua responsabilidade e compromisso com o meio ambiente.





De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de luisbaptista@tic.ufrj.br
Enviada em: terça-feira, 13 de setembro de 2016 15:43
Para: Francisco Luciano de Souza
Cc: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br
Assunto: Re: [sei-negocio] Criação de documento em dois processos

Prezados

Acredito que aqui fica demonstrado um caso clássico que deve atendido, através dos Conceitos de Gestão Documental. Esses conceitos devem ser erigidos segundo as normas arquivísticas legais(CONARQ, etc...) e normatizados pela portaria que instituiu o SEI no âmbito da organização. Assim, apesar, da ferramenta em si, permitir atalhos tecnológicos a norma os restringiria. Então, a sugestão é sempre perguntar ao pessoal da arquivologia como proceder...

Att.,

Luís Carlos Baptista
ATIN-Analista de Tecnologia da Informação
Superintendência de Tecnologia da Informação e Comunicação da UFRJ
Reitoria da UFRJ
Tel.: (21)3938-1667



Em 2016-09-13 14:44, Francisco Luciano de Souza escreveu:

Prezados,

Um usuário apresentou-me a seguinte questão:

Ele possui o processo P1 que possui o documento D1, identificado pelo número N1;

Ele possui o processo P2, em que deseja inserir o documento D1, identificado também por N1.

Poderia criar D2 em P2 com link para D1. Porém, deste modo, D1 não se encontra verdadeiramente em P2. Há somente um link.

Poderia ainda abrir D1, copiar o seu conteúdo, ir para o processo P2, abrir novo documento D2 e, nele copiar o conteúdo de D1.

Neste caso, teria um segundo documento D2, identificado por N2, que não preservaria as assinaturas de D1, sendo necessário novamente providenciá-las.

Dito de outro modo, é possível incluir o mesmo documento dentro de dois processos, preservando, numeração, assinaturas e conteúdo?

Como isso seria feito?







Luciano de Souza

Gerência de projetos

Comissão de Valores Mobiliários

11 2146-2080





_______________________________________________
sei-negocio mailing list

sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br

Francisco,

A solução é simples nestes casos, em que é necessário ter uma cópia de um documento em outro processo, pois neste outro processo precisa de todos os documentos necessários e não apenas link, que, inclusive, gera limitações caso tenha-se Nível de Acesso Restrito no processo onde originalmente tem o documento.

Basta gerar um ZIP no P1 com o documento D1/N1, descompactar e pegar o arquivo .html do documento. Este HTML é o documento integro assinado, ou seja, pode ser considerado uma "copia", mas na verdade, é um documento nato-digital e, assim, original para todos os efeitos, mesmo fora do processo.

Com isso, basta incluir este arquivo HTML como Documento Externo no P2, utilizando o tipo "Nota" e o complemento "Técnica nº 1/2016". O melhor de tudo é que o SEI reconhece arquivos HTML e o exibe na própria janela, igual aos PDF, e esteticamente sua exibição é extremamente similar quanto a exibição do Documento Gerado no P1, mas é o D1 integral e mantendo o N1, apenas com outro protocolo de documento (o número SEI na árvore, que é um ID sequencial do SEI). Vide print abaixo:

[cid:image001.png@01D20DE4.47AF48A0]




De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Francisco Luciano de Souza
Enviada em: terça-feira, 13 de setembro de 2016 14:45
Para: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br
Assunto: [sei-negocio] Criação de documento em dois processos

Prezados,
Um usuário apresentou-me a seguinte questão:
Ele possui o processo P1 que possui o documento D1, identificado pelo número N1;
Ele possui o processo P2, em que deseja inserir o documento D1, identificado também por N1.
Poderia criar D2 em P2 com link para D1. Porém, deste modo, D1 não se encontra verdadeiramente em P2. Há somente um link.
Poderia ainda abrir D1, copiar o seu conteúdo, ir para o processo P2, abrir novo documento D2 e, nele copiar o conteúdo de D1.
Neste caso, teria um segundo documento D2, identificado por N2, que não preservaria as assinaturas de D1, sendo necessário novamente providenciá-las.
Dito de outro modo, é possível incluir o mesmo documento dentro de dois processos, preservando, numeração, assinaturas e conteúdo?
Como isso seria feito?



Luciano de Souza
Gerência de projetos
Comissão de Valores Mobiliários
11 2146-2080

Prezados,

Sobre a associação de peças documentais de processos administrativos distintos, não pude deixar de pensar no aspecto das distintas temporalidades.
Por exemplo, se o processo A tem uma temporalidade definida como guarda permanente, e o processo B tem uma temporalidade de guarda de 20 anos, o SEI já tem a capacidade de prever estes eventos para que a peça ou processo associado através do link não sejam eliminados? Se não o tiver, a associação entre peças de processos distintos através de links pode resultar em lacunas nos processos principais.

Atenciosamente,
Murilo Schäfer - ArquivistaDepartamento de Gestão Documental - DGDOCUniversidade Federal da Fronteira Sul - UFFSChapecó - SC


Em Terça-feira, 13 de Setembro de 2016 17:29, Nei Jobson da Costa Carneiro escreveu:




#yiv9318015873 -- filtered {font-family:Calibri;panose-1:2 15 5 2 2 2 4 3 2 4;}#yiv9318015873 filtered {font-family:Tahoma;panose-1:2 11 6 4 3 5 4 4 2 4;}#yiv9318015873 p.yiv9318015873MsoNormal, #yiv9318015873 li.yiv9318015873MsoNormal, #yiv9318015873 div.yiv9318015873MsoNormal {margin:0cm;margin-bottom:.0001pt;font-size:11.0pt;}#yiv9318015873 a:link, #yiv9318015873 span.yiv9318015873MsoHyperlink {color:blue;text-decoration:underline;}#yiv9318015873 a:visited, #yiv9318015873 span.yiv9318015873MsoHyperlinkFollowed {color:purple;text-decoration:underline;}#yiv9318015873 p.yiv9318015873MsoAcetate, #yiv9318015873 li.yiv9318015873MsoAcetate, #yiv9318015873 div.yiv9318015873MsoAcetate {margin:0cm;margin-bottom:.0001pt;font-size:8.0pt;}#yiv9318015873 span.yiv9318015873EstiloDeEmail17 {color:windowtext;}#yiv9318015873 span.yiv9318015873EstiloDeEmail18 {color:#1F497D;}#yiv9318015873 span.yiv9318015873TextodebaloChar {}#yiv9318015873 .yiv9318015873MsoChpDefault {font-size:10.0pt;}#yiv9318015873 filtered {margin:70.85pt 3.0cm 70.85pt 3.0cm;}#yiv9318015873 div.yiv9318015873WordSection1 {}#yiv9318015873 Francisco,  A solução é simples nestes casos, em que é necessário ter uma cópia de um documento em outro processo, pois neste outro processo precisa de todos os documentos necessários e não apenas link, que, inclusive, gera limitações caso tenha-se Nível de Acesso Restrito no processo onde originalmente tem o documento.  Basta gerar um ZIP no P1 com o documento D1/N1, descompactar e pegar o arquivo .html do documento. Este HTML é o documento integro assinado, ou seja, pode ser considerado uma “copia”, mas na verdade, é um documento nato-digital e, assim, original para todos os efeitos, mesmo fora do processo.  Com isso, basta incluir este arquivo HTML como Documento Externo no P2, utilizando o tipo “Nota” e o complemento “Técnica nº 1/2016”. O melhor de tudo é que o SEI reconhece arquivos HTML e o exibe na própria janela, igual aos PDF, e esteticamente sua exibição é extremamente similar quanto a exibição do Documento Gerado no P1, mas é o D1 integral e mantendo o N1, apenas com outro protocolo de documento (o número SEI na árvore, que é um ID sequencial do SEI). Vide print abaixo:          De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Francisco Luciano de Souza

Enviada em: terça-feira, 13 de setembro de 2016 14:45
Para: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br

Assunto: [sei-negocio] Criação de documento em dois processos  Prezados,Um usuário apresentou-me a seguinte questão:Ele possui o processo P1 que possui o documento D1, identificado pelo número N1;Ele possui o processo P2, em que deseja inserir o documento D1, identificado também por N1.Poderia criar D2 em P2 com link para D1. Porém, deste modo, D1 não se encontra verdadeiramente em P2. Há somente um link.Poderia ainda abrir D1, copiar o seu conteúdo, ir para o processo P2, abrir novo documento D2 e, nele copiar o conteúdo de D1.Neste caso, teria um segundo documento D2, identificado por N2, que não preservaria as assinaturas de D1, sendo necessário novamente providenciá-las.Dito de outro modo, é possível incluir o mesmo documento dentro de dois processos, preservando, numeração, assinaturas e conteúdo? Como isso seria feito?      Luciano de SouzaGerência de projetosComissão de Valores Mobiliários11 2146-2080  
_______________________________________________

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