Qual foi a solução adotada em suas Instituições quanto à aplicação do § 3º do Artigo 12 do Decreto 8.539:
"§ 3º A administração poderá, conforme definido em ato de cada órgão ou entidade:I - proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado;II - determinar que a protocolização de documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o protocolo atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento original imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua digitalização; eIII - receber o documento em papel para posterior digitalização, considerando que:a) os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação; eb) os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização, nos termos do caput e do § 1º." Atenciosamente,
Warley Souza DiasGestor de Negócios do SEI-IFNMG Assistente em Administração Protocolo - Reitoria Instituto Federal do Norte de Minas Gerais - IFNMG (38) 3201-3072 - www.ifnmg.edu.br
Importante salientar que isso aplica-se apenas a documentos novos. Os documentos que já são parte do arquivo devem obedecer a tabela de temporalidade documental, sendo a adiministração responsável pela guarda e custódia dos mesmo.
Alexsandro
Em 06-07-2017 09:16, Warley Souza Dias escreveu:
> > Prezados, > > Qual foi a solução adotada em suas Instituições quanto à aplicação do > § 3º do Artigo 12 do Decreto 8.539: > > "§ 3º A administração poderá, conforme definido em ato de cada órgão > ou entidade: > I - proceder à digitalização imediata do documento apresentado e > devolvê-lo imediatamente ao interessado; > II - determinar que a protocolização de documento original seja > acompanhada de cópia simples, hipótese em que o protocolo atestará a > conferência da cópia com o original, devolverá o documento original > imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua > digitalização; e > III - receber o documento em papel para posterior digitalização, > considerando que: > a) os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias > autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, > preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, > nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação; e > b) os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas > administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após > realizada a sua digitalização, nos termos do caput e do § 1º." > > Atenciosamente, > > > Warley Souza Dias > Gestor de Negócios do SEI-IFNMG > Assistente em Administração > Protocolo - Reitoria > Instituto Federal do Norte de Minas Gerais - IFNMG > (38)3201-3072 - www.ifnmg.edu.br > > > _______________________________________________ > sei-negocio mailing list > sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br >https://listas.softwarepublico.gov.br/mailman/cgi-bin/listinfo/sei-negocio
Ampliando adiscussão sobre a possibilidade de devolução de documentosoriginais ao interessado após a digitalização, levanto asseguintes questões: -Até que ponto é possível devolver documentos originais queintegrarão processos administrativos de longa temporalidade? Se umprocesso comprova ações que têm vigência de 10 anos, por exemplo,os originais deverão estar disponíveis para eventuais consultas, nomínimo, por este tempo (inclusive nas tabelas de temporalidade dedocumentos há prazos superiores a este). Se houver uma eventualnecessidade de apresentação do original, e este fora devolvido aointeressado, a responsabilidade de apresentação fica a cargo dointeressado? Inclusive de processos vigentes por 10 ou 20 anos? Nãome parece factível que os interessados tenham conhecimento danecessidade de guardar tais documentos por tanto tempo. Aliás, emtese, o interessado teria que saber qual é o tempo de vigência doprocesso que lhe diz respeito para saber quanto tempo teria quemanter o original que lhe foi devolvido. -Nas Tabelas de Temporalidade de Documentos já há um rol mínimo dedocumentos/processos destinados à guarda permanente. Parece-me queestes, por sua relevância histórica e informativa, nãodispensariam a preservação dos originais pelo órgão responsável.Devolver tais documentos parece-me um ponto crítico. - Deforma geral, a devolução de documentos pessoais (RG, CPF, certidõesetc.) após a digitalização não causa prejuízos à comprovaçãoe andamento dos processos, afinal, são documentos que o usuário usacotidianamente, e em caso de necessidade seriam facilmenteapresentados.
Atenciosamente,
Murilo Schäfer
Em Sexta-feira, 7 de Julho de 2017 11:02, Alexsandro Cardoso Carvalho escreveu:
Importante salientar que isso aplica-se apenas a documentos novos. Os documentos que já são parte do arquivo devem obedecer a tabela de temporalidade documental, sendo a adiministração responsável pela guarda e custódia dos mesmo. Alexsandro
Em 06-07-2017 09:16, Warley Souza Dias escreveu:
Prezados,
Qual foi a solução adotada em suas Instituições quanto à aplicação do § 3º do Artigo 12 do Decreto 8.539:
"§ 3º A administração poderá, conforme definido em ato de cada órgão ou entidade: I - proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado; II - determinar que a protocolização de documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o protocolo atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento original imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua digitalização; e III - receber o documento em papel para posterior digitalização, considerando que: a) os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação; e b) os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização, nos termos do caput e do § 1º."
Atenciosamente,
Warley Souza Dias Gestor de Negócios do SEI-IFNMG
Assistente em Administração Protocolo - Reitoria Instituto Federal do Norte de Minas Gerais - IFNMG (38) 3201-3072 - www.ifnmg.edu.br
Murilo, Warley, ótimo tema. Complemento a questão do Sr Murilo com a seguinte hipótese:
O original em tela é uma planta. tem que ser apresentada em várias órgãos de âmbitos diversos, todos com sua tabela de temporalidade, é cabível que todos estes agentes exijam do interessado que a guarda deve ser realizada por cada órgão, dentro das suas respectivas temporariedades? Cada um deste órgãos dispõem de agentes públicos com fé pública, e poder discricionário para atestar após confronto, que uma determinada cópia é fiel ao seu paradigma original, ou não.
Me aparece correto devolver os originais. Como os órgãos desta comunidade tem tratado a questão?
Cordialmente,
- Ivan Silvério matrícula 45/621.748-5 Supervisor de Processos
> Prezados, > Ampliando adiscussão sobre a possibilidade de devolução de > documentosoriginais ao interessado após a digitalização, levanto > asseguintes questões: > -Até que ponto é possível devolver documentos originais > queintegrarão processos administrativos de longa temporalidade? Se > umprocesso comprova ações que têm vigência de 10 anos, por > exemplo,os originais deverão estar disponíveis para eventuais > consultas, nomínimo, por este tempo (inclusive nas tabelas de > temporalidade dedocumentos há prazos superiores a este). Se houver > uma eventualnecessidade de apresentação do original, e este fora > devolvido aointeressado, a responsabilidade de apresentação fica a > cargo dointeressado? Inclusive de processos vigentes por 10 ou 20 > anos? Nãome parece factível que os interessados tenham conhecimento > danecessidade de guardar tais documentos por tanto tempo. Aliás, > emtese, o interessado teria que saber qual é o tempo de vigência > doprocesso que lhe diz respeito para saber quanto tempo teria > quemanter o original que lhe foi devolvido. > -Nas Tabelas de Temporalidade de Documentos já há um rol mínimo > dedocumentos/processos destinados à guarda permanente. Parece-me > queestes, por sua relevância histórica e informativa, > nãodispensariam a preservação dos originais pelo órgão > responsável.Devolver tais documentos parece-me um ponto crítico. > - Deforma geral, a devolução de documentos pessoais (RG, CPF, > certidõesetc.) após a digitalização não causa prejuízos à > comprovaçãoe andamento dos processos, afinal, são documentos que o > usuário usacotidianamente, e em caso de necessidade seriam > facilmenteapresentados. > > > Atenciosamente, > Murilo Schäfer > > > Em Sexta-feira, 7 de Julho de 2017 11:02, Alexsandro Cardoso > Carvalho escreveu: > > > Importante salientar que isso aplica-se apenas a documentos > novos. Os documentos que já são parte do arquivo devem obedecer a > tabela de temporalidade documental, sendo a adiministração > responsável pela guarda e custódia dos mesmo. Alexsandro > > Em 06-07-2017 09:16, Warley Souza Dias escreveu: > > > Prezados, > > Qual foi a solução adotada em suas Instituições quanto à aplicação > do § 3º do Artigo 12 do Decreto 8.539: > > "§ 3º A administração poderá, conforme definido em ato de cada > órgão ou entidade: I - proceder à digitalização imediata do > documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado; II > - determinar que a protocolização de documento original seja > acompanhada de cópia simples, hipótese em que o protocolo atestará a > conferência da cópia com o original, devolverá o documento original > imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua > digitalização; e III - receber o documento em papel para posterior > digitalização, considerando que: a) os documentos em papel recebidos > que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser > devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob > guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de > temporalidade e destinação; e b) os documentos em papel recebidos > que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples > podem ser descartados após realizada a sua digitalização, nos termos > do caput e do § 1º." > Atenciosamente, > > > Warley Souza Dias Gestor de Negócios do SEI-IFNMG > Assistente em Administração > Protocolo - Reitoria > Instituto Federal do Norte de Minas Gerais - IFNMG > (38) 3201-3072 - www.ifnmg.edu.br > > _______________________________________________ > sei-negocio mailing list > sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br >https://listas.softwarepublico.gov.br/mailman/cgi-bin/listinfo/sei-negocio > > > _______________________________________________ > sei-negocio mailing list > sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br >https://listas.softwarepublico.gov.br/mailman/cgi-bin/listinfo/sei-negocio
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