Estamos definindo o modelo de implantação do SEI no Governo da Bahia e a equipe de negócios está em dúvidas quanto a definição da estruturação organizacional quanto a digitalização de documentos externos que deverão ser inseridos nos processos eletrônicos.
Quais os modelos existentes e suas vantagens e desvantagens?
- Centralizado; - Descentralizado; - Misto; - Ilhas de Digitalização
Qual ou quais parâmetros eu utilizo para definir o meu modelo de Scanner?
As impressoras multifuncionais servem para digitalizar documentos para o SEI?
Agradeço antecipadamente a Comunidade SEI Negócios e peço paciência a todos neste momento de tantas dúvidas e incertezas, tenho a certeza que estou me dirigindo as pessoas certas porque todos passaremos pelo processo de dúvidas e incertezas e quem sabe mais tarde nós é que estaremos na posição de orientador.
Geraldo Afonso da Cruz
31 de Maio de 2016 às 22:07
Boa noite Sandoval,
a) A digitalização é particular à cada Instituição, depende do volume de DOCs a serem digitalizados.
Depende se, no momento da implantação vocês vão querer que todos os DOCs estejam dentro do SEI! (Ilhas de Digitalização), ou esta digitalização ocorrerá gradativamente (MISTO/Descentralizado).
No MEC, optamos por digitalização DESCENTRALIZADA, e MISTA. Cada unidade, dependendo do volume documental, recebeu scanner(s). O Protocolo Central foi a unidade que mais recebeu scanners.
Quando da implantação do SEI! optamos por não digitalizar nenhum processo antecipadamente, à medida que os processos foram movimentados, a unidade responsável pelo mesmo tinha a responsabilidade de digitalizar e incluir no SEI!, seguindo as orientações repassadas. Mas nada impede que vocês realizem a digitalização, antecipadamente, independente da implantação do SEI!.
b) Quanto à escolha do scanner, existem várias modelos, mas deve ter no mínimo:
Existe o padrão de digitalização do CONARQ, em anexo
Segue também, em anexo, duas especificações para scanner Alta Demanda e Departamental
c) As multifuncionais, muitas das vezes, não possuem a função OCR, logo, se utilizar, não será possível realizar pesquisas pelo SOLr.
Att,
[geraldoCruz]
-----Mensagem original----- De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Sandoval José Fernandes de Medeiros Enviada em: terça-feira, 31 de maio de 2016 16:51 Para: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br Assunto: [sei-negocio] Digitalização de Documentos Externos
Olá,
Estamos definindo o modelo de implantação do SEI no Governo da Bahia e a equipe de negócios está em dúvidas quanto a definição da estruturação organizacional quanto a digitalização de documentos externos que deverão ser inseridos nos processos eletrônicos.
Quais os modelos existentes e suas vantagens e desvantagens?
- Centralizado;
- Descentralizado;
- Misto;
- Ilhas de Digitalização
Qual ou quais parâmetros eu utilizo para definir o meu modelo de Scanner?
As impressoras multifuncionais servem para digitalizar documentos para o SEI?
Agradeço antecipadamente a Comunidade SEI Negócios e peço paciência a todos neste momento de tantas dúvidas e incertezas, tenho a certeza que estou me dirigindo as pessoas certas porque todos passaremos pelo processo de dúvidas e incertezas e quem sabe mais tarde nós é que estaremos na posição de orientador.
a) A digitalização é particular à cada Instituição, depende do volume de DOCs a serem digitalizados.
Depende se, no momento da implantação vocês vão querer que todos os DOCs estejam dentro do SEI! (Ilhas de Digitalização), ou esta digitalização ocorrerá gradativamente (MISTO/Descentralizado). No MEC, optamos por digitalização DESCENTRALIZADA, e MISTA. Cada unidade, dependendo do volume documental, recebeu scanner(s). O Protocolo Central foi a unidade que mais recebeu scanners. Quando da implantação do SEI! optamos por não digitalizar nenhum processo antecipadamente, à medida que os processos foram movimentados, a unidade responsável pelo mesmo tinha a responsabilidade de digitalizar e incluir no SEI!, seguindo as orientações repassadas. Mas nada impede que vocês realizem a digitalização, antecipadamente, independente da implantação do SEI!.
b) Quanto à escolha do scanner, existem várias modelos, mas deve ter no mínimo:
Escolhemos os modelos Fujitsu - fi-6770 e fi-7260 Existe o padrão de digitalização do CONARQ, em anexo Segue também, em anexo, duas especificações para scanner Alta Demanda e Departamental
c) As multifuncionais, muitas das vezes, não possuem a função OCR, logo, se utilizar, não será possível realizar pesquisas pelo SOLr.
No Cade a estratégia foi a criação de ilha de digitalização com máquinas de grande porte. Inicialmente foram digitalizados os processos em andamento (volumes anteriores ao em uso) e próximo da virada a último volume.
As digitalizações são com OCR (para facilidade de localização de palavras no documento) e com 300 DPI para melhor qualidade.
Para cada volume encerrado a CGP fez uma Termo de Encerramento e foi encaminhado ao arquivo.
Posteriormente manteve-se a ilha de digitalização para digitalizar os processos de anos anteriores.
Impressoras multifuncionais não apresentam produtividade e é preciso verificar se estão equipadas com OCR. O Adobe Professional disponibiliza esta funcionalidade. É avaliar o melhor caminho.
Estamos a disposição.
Dirceu Teixeira Polacchini, PMP Chefe de Serviço - CGTI / DA / CADE e-mail: dirceu.polacchini@cade.gov.br Tel: (61) 3032-9712
-----Mensagem original----- De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Sandoval José Fernandes de Medeiros Enviada em: terça-feira, 31 de maio de 2016 16:51 Para: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br Assunto: [sei-negocio] Digitalização de Documentos Externos
Olá,
Estamos definindo o modelo de implantação do SEI no Governo da Bahia e a equipe de negócios está em dúvidas quanto a definição da estruturação organizacional quanto a digitalização de documentos externos que deverão ser inseridos nos processos eletrônicos.
Quais os modelos existentes e suas vantagens e desvantagens?
- Centralizado; - Descentralizado; - Misto; - Ilhas de Digitalização
Qual ou quais parâmetros eu utilizo para definir o meu modelo de Scanner?
As impressoras multifuncionais servem para digitalizar documentos para o SEI?
Agradeço antecipadamente a Comunidade SEI Negócios e peço paciência a todos neste momento de tantas dúvidas e incertezas, tenho a certeza que estou me dirigindo as pessoas certas porque todos passaremos pelo processo de dúvidas e incertezas e quem sabe mais tarde nós é que estaremos na posição de orientador. _______________________________________________ sei-negocio mailing list sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br https://listas.softwarepublico.gov.br/mailman/cgi-bin/listinfo/sei-negocio
Sandoval José Fernandes de Medeiros
31 de Maio de 2016 às 19:51Olá,Geraldo Afonso da Cruz
31 de Maio de 2016 às 22:07Boa noite Sandoval,
Geraldo Cruz
Dirceu Polacchini