Estamos implantando os processos de RH no SEI e ficamos com algumas dúvidas:
1. Vários processos são classificados como restritos (ex: progressão funcional). Entretanto, todo o setor do servidor solicitante tem acesso ao processo que, teoricamente, seria pessoal. Como vocês resolveram isso? Tiveram alguma dificuldade? O pessoal aqui está meio resistente com isso. Não seria melhor o SEI diferenciar processos pessoais de processos de setores?
2. Outra questão é o "confere com o original". Como vocês estão fazendo? Como aqui cada servidor pode colocar documentos digitalizados no SEI (por exemplo Cópia do Diploma para progressão), poderia outro servidor fazer um despacho dizendo que confere com o original?
O processo deve ser aberto pelo RH e dado acesso externo para o servidor.
Antes o servidor deve ter seu cadastro no acesso externo validado no SEi.
Att,
Andréa Brites Pinto e Freitas Especialista em Regulação Saúde Suplementar Diretoria Adjunta da DIGES DIRAD/DIGES 21 2105-0297 0800 701 9656 / www.ans.gov.br
Antes de imprimir, pense em sua responsabilidade e compromisso com o meio ambiente.
De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de GABRIELA MUSSE BRANCO Enviada em: segunda-feira, 3 de abril de 2017 17:49 Para: Sei negocio Assunto: [sei-negocio] dúvida acesso restrito e atesto com o original
Prezados,
Estamos implantando os processos de RH no SEI e ficamos com algumas dúvidas:
1. Vários processos são classificados como restritos (ex: progressão funcional). Entretanto, todo o setor do servidor solicitante tem acesso ao processo que, teoricamente, seria pessoal. Como vocês resolveram isso? Tiveram alguma dificuldade? O pessoal aqui está meio resistente com isso. Não seria melhor o SEI diferenciar processos pessoais de processos de setores?
2. Outra questão é o confere com o original. Como vocês estão
fazendo? Como aqui cada servidor pode colocar documentos digitalizados no SEI (por exemplo Cópia do Diploma para progressão), poderia outro servidor fazer um despacho dizendo que confere com o original?
Obrigada!!
Gabriela Musse Branco Diretora do Escritório de Processos
Para determinar o nível de acesso de um processo ou documento veja que é necessário informar a hipótese lega. O caso citado por você seria o art.31 da Lei 12.527, embora entendo que o exemplo citado por vc não se enquadra no referido artigo, mas por segurança podemos adotá-lo. Veja também o § 2o do mesmo artigo, " Aquele que obtiver acesso às informações de que trata este artigo será responsabilizado por seu uso indevido."
Lembramos também que no caso da progressão funcional e como outros processos "pessoais" são obrigatórios a publicação em portaria, interna ou até externa. Por quê tanto rigor com esse tipo de processo?
No SEI não é possível restringir o acesso das pessoas da Unidade a um processo que tramita por essa Unidade, a não ser que o processo seja sigiloso. Faz sentido, como uma pessoa pode atuar em um processo não tendo acesso a certos documentos ou como um processo pode tramitar por uma Unidade e somente certo servidor por atual no processo, seria algo meio "obscuro"?
Na UFU estamos fazendo a distinção de processos pessoais com processos institucionais pelo peticionamento (acesso para usuário externo). Se o processo é particular, de interesse do Servidor ou seja pessoal deverá ser iniciado via peticionamento (acesso para usuário externo). Veja que não faz sentido a Unidade Financeira do órgão iniciar processo de licença capacitação, alteração de férias, processão funcional. Estes são de interesse do Servidor e não da Unidade. As tratativas do processo pessoal pode ser feitas entre a Unidade de RH e o servidor via acesso ao usuário externo sem tramitar pela Unidade do servidor. Agora, caso seja necessário a chefia do servidor atuar no processo, não tem como os outros servidores do Setor não ter acesso aos autos, neste caso, o processo passa a ser de interesse institucional. Lembramos que o SEI registra todos os acessos ao processo.
Nas capacitações aqui na UFU criamos um "bordão": Vamos pensar fisicamente! Como o processo é realizado atualmente? Partindo deste raciocínio estimulamos o usuário a virtualizar o processo, ou seja, realizar o mesmo procedimento que era realizado em papel, mas eletronicamente, sem papel.
Assim, você encontrar várias alternativas para o processo. No caso da progressão funcional pode ser: O servidor entrega os documentos físico no protocolo, ou no RH que digitaliza os documentos e iniciar o processo no SEI. O servidor envia eletronicamente(por e-mail ou sistema interno) os documentos para o RH que inicia o processo no SEI. O servidor inicia e envia o processo pelo acesso externo para usuário e o RH dá andamento ao processo. Veja que temos duas ações, primeira - entrega da documentação(protocolizar) e segunda iniciar o processo(autuar).
Sobre a autenticidade dos documentos(confere com original), o órgão pode e deve criar normas internas, como por exemplo, O usuário dever apresentar o documento original, geralmente ao setor de protocolo ou RH e somente os servidores destas unidades podem autenticar documento. Lembrando que para documento digitalizados a autenticação deve ser feita com certificado digital(token).
Atenciosamente
William Lima Comissão Implantação SEI/UFU Portaria R nº690/2016 Universidade Federal de Uberlândia/UFU [2] (34)3239-4816
Em 03/04/2017 17:48, GABRIELA MUSSE BRANCO escreveu:
> Prezados, > > Estamos implantando os processos de RH no SEI e ficamos com algumas dúvidas: > > 1. Vários processos são classificados como restritos (ex: progressão funcional). Entretanto, todo o setor do servidor solicitante tem acesso ao processo que, teoricamente, seria pessoal. Como vocês resolveram isso? Tiveram alguma dificuldade? O pessoal aqui está meio resistente com isso. Não seria melhor o SEI diferenciar processos pessoais de processos de setores? > > 2. Outra questão é o "confere com o original". Como vocês estão fazendo? Como aqui cada servidor pode colocar documentos digitalizados no SEI (por exemplo Cópia do Diploma para progressão), poderia outro servidor fazer um despacho dizendo que confere com o original? > > Obrigada!! > > GABRIELA MUSSE BRANCO > Diretora do Escritório de Processos > > DGI - PROPLAN - UFRGS > (51) 3308-4360 > > _http://www.ufrgs.br/proplan/servicos/escritorio-de-processos [1]_ > > _______________________________________________ > sei-negocio mailing list > sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br >https://listas.softwarepublico.gov.br/mailman/cgi-bin/listinfo/sei-negocio
Quanto ao item "1", é regra de negócio do SEI e não conheço fundamento legal para esse comportamento. De toda forma, observo a jurisprudência da CGU entre a diferença de documento classificado conforme o Art. 23 da LAI, que seria o "sigiloso" do SEI, e o documento classificado em legislação específica ou baseado em outro dispositivo da LAI, que seria o "restrito" do SEI.
Nesse sentido, o sigiloso é excepcional, pois quanto ao seu mérito, se relacionada com segurança do Estado e Sociedade. Tem que ver a realidade da ANS nesse tema. Aqui na ANTAQ, classificação no grau sigiloso é excepcionalíssimo! E considerando que a credencial de segurança é personalíssimo, seu trâmite é onerado, além da necessidade de lavratura de TCI por autoridade competente. Considerando minha experiência, documentos pessoais não se encaixam no sigiloso, mas sim no restrito (Lei 12.527/2011, Art. 31).
Quanto ao item "2", vislumbro duas situações:
a) Certificar documento digitalizado, mediante ICP-Brasil, conforme a Lei 12.682/12, Art. 3º: julgo que a intenção do legislador é conferir que a digitalização é fiel ao suporte original, independente da forma de apresentação do documento, isto é, se é original, cópia autenticada administrativamente, cópia autenticada em cartório ou cópia simples, não interferindo em seu valor jurídico no meio eletrônico conforme preconizado no Decreto 8.539/15, Art. 12. §2º, mas apenas atestando a fidelidade das informações constantes no papel.
b) Certificar o documento em seu suporte original, por ser cópia, mediante cotejo com seu original em papel, no nosso caso, cópia autenticada administrativamente: aqui na ANTAQ, costumamos certificar a cópia em suporte original mediante carimbo adequadamente preenchido com identificação do servidor, antes da digitalização que, combinado com a certificação via ICP-Brasil, atestamos a fidelidade do procedimento feito em papel. Mas preliminarmente, não vejo óbice em certificar mediante despacho eletrônico referenciando o documento (com nº SEI), após a digitalização. É importante ressaltar que a certificação com esse objetivo interfere no valor jurídico do documento no meio eletrônico, conforme já citado, neste caso, tendo valor de cópia simples.
Atenciosamente,
[Descrição: Descrição: Logo] VINÍCIUS DOS SANTOS LIMA Coordenador de Gestão de Documentos Analista Administrativo - Arquivista SEPN - Quadra 514 - Conjunto "E" - Edifício ANTAQ - CEP-70760-545 - Brasília/DF * (61) 2029-6601 * (61) 2029-6592 [cid:image002.jpg@01D0B8DB.B9767080] vinicius.lima@antaq.gov.br
De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Andrea Freitas Enviada em: terça-feira, 4 de abril de 2017 08:34 Para: 'GABRIELA MUSSE BRANCO' ; 'Sei negocio' Assunto: [sei-negocio] RES: dúvida acesso restrito e atesto com o original
Prezado(a)(s), O processo deve ser aberto pelo RH e dado acesso externo para o servidor. Antes o servidor deve ter seu cadastro no acesso externo validado no SEi.
[cid:image005.jpg@01D2AD32.E53AC610]
Att, Andréa Brites Pinto e Freitas Especialista em Regulação Saúde Suplementar Diretoria Adjunta da DIGES DIRAD/DIGES 21 2105-0297
0800 701 9656 / www.ans.gov.br
[cid:image006.gif@01D2AD32.E53AC610]
Antes de imprimir, pense em sua responsabilidade e compromisso com o meio ambiente.
De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de GABRIELA MUSSE BRANCO
Enviada em: segunda-feira, 3 de abril de 2017 17:49 Para: Sei negocio Assunto: [sei-negocio] dúvida acesso restrito e atesto com o original
Prezados,
Estamos implantando os processos de RH no SEI e ficamos com algumas dúvidas:
1. Vários processos são classificados como restritos (ex: progressão funcional). Entretanto, todo o setor do servidor solicitante tem acesso ao processo que, teoricamente, seria pessoal. Como vocês resolveram isso? Tiveram alguma dificuldade? O pessoal aqui está meio resistente com isso. Não seria melhor o SEI diferenciar processos pessoais de processos de setores?
2. Outra questão é o "confere com o original". Como vocês estão fazendo? Como aqui cada servidor pode colocar documentos digitalizados no SEI (por exemplo Cópia do Diploma para progressão), poderia outro servidor fazer um despacho dizendo que confere com o original?
"Esta mensagem pode conter informação confidencial e/ou privilegiada, e seu sigilo é protegido por lei. O conteúdo é informativo e não constitui obrigação ou responsabilidade da ANTAQ. Se você não for o destinatário ou a pessoa autorizada a receber esta mensagem, não está autorizado a usar, copiar ou divulgar as informações nela contidas, ou ainda tomar qualquer ação baseada nessas informações. Se você recebeu esta mensagem por engano, por favor, avise imediatamente a ANTAQ, respondendo o e-mail e em seguida apague-o. Agradecemos sua colaboração".
[http://www.antaq.gov.br/Portal/imagens/ma.png]Antes de imprimir esse e-mail, pense em seu compromisso com o Meio Ambiente. Verifique se o equipamento possui recursos como impressão frente e verso, modo econômico, entre outros.
Anônimo
4 de Abril de 2017 às 14:20Olá Andrea,
Gabriela Branco
Andrea Freitas
William Lima