Estou com uma dúvida com referência a alteração de Tipo de processo. Vamos supor que um processo seja criado com um Tipo (ligado a um determinado assunto). O mesmo é tramitado. Quando chega na área que irá ser analisado, percebe-se que ele deveria ser de outro Tipo. Nesse caso, a área altera o Tipo de Processo. O único problema é que o Assunto do Tipo anterior não pode ser excluído, ficando o processo com dois assuntos distintos (assuntos esses semelhantes, mas às vezes com prazos de guarda diferentes). Talvez, nesse caso, o procedimento correto deveria ser que o processo devesse retornar a área que o criou e pedir para que o tipo fosse alterado. Como o SEI trata esses casos? Ele considera o assunto de maior prazo de guarda? Gostaria de saber esse comportamento do Sistema para podermos orientar os usuários nessa questão.
Atenciosamente,
Evelyn Campos
[cid:image001.jpg@01CF18EF.A1B24920] Evelyn Chimenes de Sá Campos CODOC - Coordenação de Documentação * 21 3233-4095 evelyn.campos@susep.gov.br
Andréa Brites Pinto e Freitas Especialista em Regulação de Saúde Suplementar GEQIN DIGES - Diretoria de Gestão Tel.: (21) 2105-0089
ANS. A agência reguladora de planos de saúde do Brasil.
Antes de imprimir pense em sua responsabilidade e compromisso com o meio ambiente.
De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Evelyn Chimenes de Sá Campos Enviada em: segunda-feira, 15 de agosto de 2016 08:49 Para: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br Assunto: [sei-negocio] Dúvida sobre Tipo de Processo
Prezados,
Estou com uma dúvida com referência a alteração de Tipo de processo.
Vamos supor que um processo seja criado com um Tipo (ligado a um determinado assunto). O mesmo é tramitado. Quando chega na área que irá ser analisado, percebe-se que ele deveria ser de outro Tipo. Nesse caso, a área altera o Tipo de Processo. O único problema é que o Assunto do Tipo anterior não pode ser excluído, ficando o processo com dois assuntos distintos (assuntos esses semelhantes, mas às vezes com prazos de guarda diferentes). Talvez, nesse caso, o procedimento correto deveria ser que o processo devesse retornar a área que o criou e pedir para que o tipo fosse alterado.
Como o SEI trata esses casos? Ele considera o assunto de maior prazo de guarda? Gostaria de saber esse comportamento do Sistema para podermos orientar os usuários nessa questão.
Hoje, somente a unidade que incluiu o Assunto arquivístico consegue excluí-lo. Assim, somente se enviar pra ela ou pedir para reabrir é que poderá trocar.
Contudo, talvez não vale a pena se preocupar com isso, pois, lá na frente quando for fazer tratamento para possível eliminação, poderá desconsiderar os Assuntos que não sejam os Sugeridos para aquele Tipo de Processo.
Informo que os órgãos que compõem a Mesa da Comunidade de Negócio do PEN fecharam algumas evoluções pontuais para ver se dá tempo serem implementadas ainda no SEI 3.0, que deve ser distribuído pelo TRF4 até outubro ao que parece. Dentre estas evoluções tem exatamente este ponto, para que os Usuários somente possam trocar o Tipo de Processo e a classificação por Assuntos ser meramente informativa e casada com o Tipo, sem a possibilidade dos Usuários "destruírem" uma das coisas boas do SEI que é o casamento preliminar de cada Tipo de Processo com seus Assuntos arquivísticos feita por profissionais qualificados na Administração no sistema. Assim, acho que teremos melhoras neste ponto... 1. Sugestão de Assuntos obrigatório no cadastro de Tipo de Processo e somente leitura nos processos
· A gestão documental e arquivística seriam melhores se os Assuntos Arquivísticos forem previamente estabelecidos por Tipo de Processo, em razão de sua temática. Ocorre que, deixar os Usuários alterarem os Assuntos Arquivísticos diretamente no processo ou mesmo indicando documento a documento retira todo o potencial que o SEI dá a partir da temática do processo previamente alinhada com o Assunto Arquivístico pertinente. Não adianta na gestão do SEI terem os estudos e pessoal qualificado para vincular os Assuntos aos Tipos de Processos se processo a processo os Usuários alterarem.
· Que na Administração do SEI, no cadastro de Tipo de Processo, o campo "Sugestão de Assuntos" seja alterado para "Assuntos Arquivísticos" e passe a ser campo obrigatório.
· Que na tela de Iniciar Processo e de Consultar/Alterar Processo, que o campo "Classificação por Assuntos" seja alterado para "Assuntos Arquivísticos" e que seja campo apenas informativo, a depender do tipo de processo selecionado. Caso seja alterado o Tipo de Processo no combo correspondente, que o "Assuntos Arquivístico" seja sempre atualizado a depender do Tipo de Processo selecionado.
· Ainda, sugerimos a retirada completa do campo "Sugestão de Assuntos" na Administração dos Tipos de Documentos e "Classificação por Assuntos" na tela de Cadastro e de Consultar/Alterar Documento, pois entendemos que os Assuntos Arquivísticos do processo em razão de sua temática é suficiente para a classificação de todos os documentos que venham a compor o correspondente processo. Por questões de transição ou se não tiverem segurança sobre a realidade de todos os órgãos ou da posição do Arquivo Nacional a respeito, um alternativa seria a criação de uma chave em Infra > Parâmetros > CLASSIFICACAO_ASSUNTOS_DOCUMENTOS:
o 0: desativa a indicação de Assuntos Arquivísticos para documentos, tanto na Administração de Tipos de Documentos como para os Usuários.
o 1: comportamento atual do SEI, com a opção de indicação de Assuntos Arquivísticos em Documentos.
· Protótipo da sugestão de mudança na tela de metadados do processo: [cid:image002.jpg@01D1F6EB.D6E9F7A0]
De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Evelyn Chimenes de Sá Campos
Enviada em: segunda-feira, 15 de agosto de 2016 08:49 Para: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br Assunto: [sei-negocio] Dúvida sobre Tipo de Processo
Prezados,
Estou com uma dúvida com referência a alteração de Tipo de processo. Vamos supor que um processo seja criado com um Tipo (ligado a um determinado assunto). O mesmo é tramitado. Quando chega na área que irá ser analisado, percebe-se que ele deveria ser de outro Tipo. Nesse caso, a área altera o Tipo de Processo. O único problema é que o Assunto do Tipo anterior não pode ser excluído, ficando o processo com dois assuntos distintos (assuntos esses semelhantes, mas às vezes com prazos de guarda diferentes). Talvez, nesse caso, o procedimento correto deveria ser que o processo devesse retornar a área que o criou e pedir para que o tipo fosse alterado. Como o SEI trata esses casos? Ele considera o assunto de maior prazo de guarda? Gostaria de saber esse comportamento do Sistema para podermos orientar os usuários nessa questão.
Atenciosamente,
Evelyn Campos
[cid:image003.jpg@01D1F6EB.D6E9F7A0]
Evelyn Chimenes de Sá Campos CODOC - Coordenação de Documentação * 21 3233-4095 evelyn.campos@susep.gov.br
Sobre o assunto eu gostei bastante de e-mail que o colega Murilo Schäfer encaminhou no passado, apesar de discordar de alguns pontos. O mesmo sobre a decisão tomada abaixo.
Compreendo as razões apontadas pelos colegas em relação à não especialização dos técnicos dos órgãos, contudo, a depender do método de classificação, isso se transforma em um limitador. Por exemplo, há documentos que podem mudar a sua classificação arquivística, em razão da ligação entre Código de Classificação e Temporalidade associada. Assim, uma solicitação que foi deferida pode ter um prazo X (normalmente maior), enquanto uma outra situação que seja do mesmo tipo pode ter sido indeferida e, eventualmente, pode ter um prazo de guarda Y (normalmente menor). Além disso, pensando nas questões apontadas pelo colega arquivista sobre os Repositórios Digitais Confiáveis RDC-Arq, acredito que existe a possibilidade de tratamento da classificação arquivística (conforme o exemplo acima) para cada documento. Não seria a linha de trabalho que eu seguiria, mas novamente, a limitação pode gerar problemas para o tratamento arquivístico dos documentos no SEI e depois fora dele.
De: Nei Jobson da Costa Carneiro [mailto:neijobson@anatel.gov.br] Enviada em: segunda-feira, 15 de agosto de 2016 11:55 Para: Evelyn Chimenes de Sá Campos; sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br Assunto: [sei-negocio] RES: Dúvida sobre Tipo de Processo
Prezada Evelyn,
Hoje, somente a unidade que incluiu o Assunto arquivístico consegue excluí-lo. Assim, somente se enviar pra ela ou pedir para reabrir é que poderá trocar.
Contudo, talvez não vale a pena se preocupar com isso, pois, lá na frente quando for fazer tratamento para possível eliminação, poderá desconsiderar os Assuntos que não sejam os Sugeridos para aquele Tipo de Processo.
Informo que os órgãos que compõem a Mesa da Comunidade de Negócio do PEN fecharam algumas evoluções pontuais para ver se dá tempo serem implementadas ainda no SEI 3.0, que deve ser distribuído pelo TRF4 até outubro ao que parece. Dentre estas evoluções tem exatamente este ponto, para que os Usuários somente possam trocar o Tipo de Processo e a classificação por Assuntos ser meramente informativa e casada com o Tipo, sem a possibilidade dos Usuários "destruírem" uma das coisas boas do SEI que é o casamento preliminar de cada Tipo de Processo com seus Assuntos arquivísticos feita por profissionais qualificados na Administração no sistema. Assim, acho que teremos melhoras neste ponto... 1. Sugestão de Assuntos obrigatório no cadastro de Tipo de Processo e somente leitura nos processos
· A gestão documental e arquivística seriam melhores se os Assuntos Arquivísticos forem previamente estabelecidos por Tipo de Processo, em razão de sua temática. Ocorre que, deixar os Usuários alterarem os Assuntos Arquivísticos diretamente no processo ou mesmo indicando documento a documento retira todo o potencial que o SEI dá a partir da temática do processo previamente alinhada com o Assunto Arquivístico pertinente. Não adianta na gestão do SEI terem os estudos e pessoal qualificado para vincular os Assuntos aos Tipos de Processos se processo a processo os Usuários alterarem.
· Que na Administração do SEI, no cadastro de Tipo de Processo, o campo "Sugestão de Assuntos" seja alterado para "Assuntos Arquivísticos" e passe a ser campo obrigatório.
· Que na tela de Iniciar Processo e de Consultar/Alterar Processo, que o campo "Classificação por Assuntos" seja alterado para "Assuntos Arquivísticos" e que seja campo apenas informativo, a depender do tipo de processo selecionado. Caso seja alterado o Tipo de Processo no combo correspondente, que o "Assuntos Arquivístico" seja sempre atualizado a depender do Tipo de Processo selecionado.
· Ainda, sugerimos a retirada completa do campo "Sugestão de Assuntos" na Administração dos Tipos de Documentos e "Classificação por Assuntos" na tela de Cadastro e de Consultar/Alterar Documento, pois entendemos que os Assuntos Arquivísticos do processo em razão de sua temática é suficiente para a classificação de todos os documentos que venham a compor o correspondente processo. Por questões de transição ou se não tiverem segurança sobre a realidade de todos os órgãos ou da posição do Arquivo Nacional a respeito, um alternativa seria a criação de uma chave em Infra > Parâmetros > CLASSIFICACAO_ASSUNTOS_DOCUMENTOS:
o 0: desativa a indicação de Assuntos Arquivísticos para documentos, tanto na Administração de Tipos de Documentos como para os Usuários.
o 1: comportamento atual do SEI, com a opção de indicação de Assuntos Arquivísticos em Documentos.
· Protótipo da sugestão de mudança na tela de metadados do processo:
[cid:image002.jpg@01D1F70E.90D5D270]
De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Evelyn Chimenes de Sá Campos Enviada em: segunda-feira, 15 de agosto de 2016 08:49
Para: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br
Assunto: [sei-negocio] Dúvida sobre Tipo de Processo
Prezados,
Estou com uma dúvida com referência a alteração de Tipo de processo. Vamos supor que um processo seja criado com um Tipo (ligado a um determinado assunto). O mesmo é tramitado. Quando chega na área que irá ser analisado, percebe-se que ele deveria ser de outro Tipo. Nesse caso, a área altera o Tipo de Processo. O único problema é que o Assunto do Tipo anterior não pode ser excluído, ficando o processo com dois assuntos distintos (assuntos esses semelhantes, mas às vezes com prazos de guarda diferentes). Talvez, nesse caso, o procedimento correto deveria ser que o processo devesse retornar a área que o criou e pedir para que o tipo fosse alterado. Como o SEI trata esses casos? Ele considera o assunto de maior prazo de guarda? Gostaria de saber esse comportamento do Sistema para podermos orientar os usuários nessa questão.
Atenciosamente,
Evelyn Campos
[cid:image001.jpg@01CF18EF.A1B24920] Evelyn Chimenes de Sá Campos CODOC - Coordenação de Documentação * 21 3233-4095 evelyn.campos@susep.gov.br
Retomando o assunto em questão, você poderia nos explicar como o SEI se comporta para tratar as eliminações?
Mais uma vez, obrigada por tudo.
[cid:image001.png@01D18519.D2A4D730]
Evelyn Chimenes de Sá Campos
CGEAF/CODOC Equipe de Implantação do SEI
evelyn.campos@susep.gov.br
Tel.: 3233-4095
De: Nei Jobson da Costa Carneiro [mailto:neijobson@anatel.gov.br] Enviada em: segunda-feira, 15 de agosto de 2016 11:55
Para: Evelyn Chimenes de Sá Campos ; sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br Assunto: RES: Dúvida sobre Tipo de Processo
Prezada Evelyn,
Hoje, somente a unidade que incluiu o Assunto arquivístico consegue excluí-lo. Assim, somente se enviar pra ela ou pedir para reabrir é que poderá trocar.
Contudo, talvez não vale a pena se preocupar com isso, pois, lá na frente quando for fazer tratamento para possível eliminação, poderá desconsiderar os Assuntos que não sejam os Sugeridos para aquele Tipo de Processo.
Informo que os órgãos que compõem a Mesa da Comunidade de Negócio do PEN fecharam algumas evoluções pontuais para ver se dá tempo serem implementadas ainda no SEI 3.0, que deve ser distribuído pelo TRF4 até outubro ao que parece. Dentre estas evoluções tem exatamente este ponto, para que os Usuários somente possam trocar o Tipo de Processo e a classificação por Assuntos ser meramente informativa e casada com o Tipo, sem a possibilidade dos Usuários "destruírem" uma das coisas boas do SEI que é o casamento preliminar de cada Tipo de Processo com seus Assuntos arquivísticos feita por profissionais qualificados na Administração no sistema. Assim, acho que teremos melhoras neste ponto... 1. Sugestão de Assuntos obrigatório no cadastro de Tipo de Processo e somente leitura nos processos
· A gestão documental e arquivística seriam melhores se os Assuntos Arquivísticos forem previamente estabelecidos por Tipo de Processo, em razão de sua temática. Ocorre que, deixar os Usuários alterarem os Assuntos Arquivísticos diretamente no processo ou mesmo indicando documento a documento retira todo o potencial que o SEI dá a partir da temática do processo previamente alinhada com o Assunto Arquivístico pertinente. Não adianta na gestão do SEI terem os estudos e pessoal qualificado para vincular os Assuntos aos Tipos de Processos se processo a processo os Usuários alterarem.
· Que na Administração do SEI, no cadastro de Tipo de Processo, o campo "Sugestão de Assuntos" seja alterado para "Assuntos Arquivísticos" e passe a ser campo obrigatório.
· Que na tela de Iniciar Processo e de Consultar/Alterar Processo, que o campo "Classificação por Assuntos" seja alterado para "Assuntos Arquivísticos" e que seja campo apenas informativo, a depender do tipo de processo selecionado. Caso seja alterado o Tipo de Processo no combo correspondente, que o "Assuntos Arquivístico" seja sempre atualizado a depender do Tipo de Processo selecionado.
· Ainda, sugerimos a retirada completa do campo "Sugestão de Assuntos" na Administração dos Tipos de Documentos e "Classificação por Assuntos" na tela de Cadastro e de Consultar/Alterar Documento, pois entendemos que os Assuntos Arquivísticos do processo em razão de sua temática é suficiente para a classificação de todos os documentos que venham a compor o correspondente processo. Por questões de transição ou se não tiverem segurança sobre a realidade de todos os órgãos ou da posição do Arquivo Nacional a respeito, um alternativa seria a criação de uma chave em Infra > Parâmetros > CLASSIFICACAO_ASSUNTOS_DOCUMENTOS:
o 0: desativa a indicação de Assuntos Arquivísticos para documentos, tanto na Administração de Tipos de Documentos como para os Usuários.
o 1: comportamento atual do SEI, com a opção de indicação de Assuntos Arquivísticos em Documentos.
· Protótipo da sugestão de mudança na tela de metadados do processo: [cid:image002.jpg@01D1F6EB.D6E9F7A0]
De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Evelyn Chimenes de Sá Campos Enviada em: segunda-feira, 15 de agosto de 2016 08:49 Para: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br Assunto: [sei-negocio] Dúvida sobre Tipo de Processo
Prezados,
Estou com uma dúvida com referência a alteração de Tipo de processo. Vamos supor que um processo seja criado com um Tipo (ligado a um determinado assunto). O mesmo é tramitado. Quando chega na área que irá ser analisado, percebe-se que ele deveria ser de outro Tipo. Nesse caso, a área altera o Tipo de Processo. O único problema é que o Assunto do Tipo anterior não pode ser excluído, ficando o processo com dois assuntos distintos (assuntos esses semelhantes, mas às vezes com prazos de guarda diferentes). Talvez, nesse caso, o procedimento correto deveria ser que o processo devesse retornar a área que o criou e pedir para que o tipo fosse alterado. Como o SEI trata esses casos? Ele considera o assunto de maior prazo de guarda? Gostaria de saber esse comportamento do Sistema para podermos orientar os usuários nessa questão.
Atenciosamente,
Evelyn Campos
[cid:image001.jpg@01CF18EF.A1B24920] Evelyn Chimenes de Sá Campos CODOC - Coordenação de Documentação * 21 3233-4095 evelyn.campos@susep.gov.br
Evelyn Campos
Andrea Freitas
Nei Jobson da Costa Carneiro
Ítalo Henrique Alves