Software Público Brasileiro

Boa noite, colegas que já utilizam o SEI!.
Sou do Ministério Público Militar. Atualmente não utilizamos o processo eletrônico, mas estamos nos preparando para começar a utilizar o SEI!.
Já fizemos alguns treinamentos rápidos e conhecemos as funcionalidades básicas do sistema. Entretanto, restam muitas dúvidas quanto aos procedimentos, já que haverá uma grande mudança relacionada ao modo de trabalhar.
Tenho algumas perguntas. Agradeceria muito se pudessem contar um pouco das próprias experiências, sobre como definiram como fazer e quem iria desempenhar cada papel.
1. Quando o órgão recebe documentação externa em papel, quem digitaliza o documento e o insere no SEI!?
2. Após a digitalização e o cadastramento no SEI!, o documento físico é tramitado para a área de destino? Fica na área protocolizadora? É encaminhado para alguma área de Arquivo?
3. Que estratégia adotar para o momento da mudança, ou seja, para a entrada em produção do SEI! em relação aos documentos físicos que ainda estão tramitando? Seria viável concluir o trâmite de cada físico sem digitalizá-lo e inserí-lo no SEI!?
4. Como fazer as transferências da documentação física já existente nas áreas para o Arquivo? Há algum registro dessa atividade no SEI!?
5. Houve mudanças de equipes, aumento de equipes ou alteração nas atividades de equipes, como, por exemplo, inserir as pessoas lotadas na Reprografia na atividade de digitalizar o "passivo" das diversas áreas do órgão?
Eliane Alves Alípio
Coordenadoria de Gestão de Acervos e Memória Institucional
Procuradoria-Geral de Justiça Militar
(61) 3255 7550

Eliane,



Pela Anatel, respostas em vermelho.







-----Mensagem original-----
De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de ELIANE ALVES ALIPIO
Enviada em: quarta-feira, 20 de abril de 2016 00:38
Para: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br
Assunto: [sei-negocio] Mudança de rotinas

Boa noite, colegas que já utilizam o SEI!.

Sou do Ministério Público Militar. Atualmente não utilizamos o processo eletrônico, mas estamos nos preparando para começar a utilizar o SEI!.

Já fizemos alguns treinamentos rápidos e conhecemos as funcionalidades básicas do sistema. Entretanto, restam muitas dúvidas quanto aos procedimentos, já que haverá uma grande mudança relacionada ao modo de trabalhar.

Tenho algumas perguntas. Agradeceria muito se pudessem contar um pouco das próprias experiências, sobre como definiram como fazer e quem iria desempenhar cada papel.

1. Quando o órgão recebe documentação externa em papel, quem digitaliza o documento e o insere no SEI!?[Nei Jobson da Costa Carneiro] O protocolo regional. Temos um em cada regional, ou seja, em cada capital. O protocolo na Sede em Brasília é o maior, mas o maior volume são correspondências recebidas por Correios, mas temos bastante protocolização em balcão também. Sempre é no protocolo que digitaliza e captura no SEI abrindo processo novo quando não tem referência à processo já existente ou insere o documento diretamente em processo referenciado que já existente no SEI.

2. Após a digitalização e o cadastramento no SEI!, o documento físico é tramitado para a área de destino?[Nei Jobson da Costa Carneiro] Em hipótese nenhuma. Não! Fica na área protocolizadora?[Nei Jobson da Costa Carneiro] Sim, pois é imediatamente posto para arquivamento físico e lógico no SEI pela equipe de arquivo. É encaminhado para alguma área de Arquivo?[Nei Jobson da Costa Carneiro] Sim. Equipe própria de arquivamento, que guarda o a via física nos armários apropriados e ainda lógico no SEI. Vide Manual de Protocolo e Arquivo do SEI no Portal do SPB.

3. Que estratégia adotar para o momento da mudança, ou seja, para a entrada em produção do SEI! em relação aos documentos físicos que ainda estão tramitando? Seria viável concluir o trâmite de cada físico sem digitalizá-lo e inserí-lo no SEI!?[Nei Jobson da Costa Carneiro] Na Anatel convertemos os físicos ainda em andamento, que ainda precisam ter instrução processual. Depois de convertido, tendo cada Volume um PDF próprio e outros detalhes, o primeiro documento desse processo no SEI é um Termo de Encerramento de Trâmite Físico que marca a passagem do controle no sistema anterior/papel para o SEI. Ainda, marcamos no SIGAD anterior que o processo foi convertido para eletrônico e agora é controlado pelo SEI.

4. Como fazer as transferências da documentação física já existente nas áreas para o Arquivo? Há algum registro dessa atividade no SEI!?[Nei Jobson da Costa Carneiro] Faz parte do SIGAD atual do órgão, que já deve controlar isso. Converteu, além de marcar nele tal conversão e que agora quem controla este processo é o SEI, tem que encaminhar por ele mesmo para arquivamento, fazendo o arquivamento nele e também no SEI para que o SEI faça o casamento entre PDFs que possui via física com sua localização física nos armários de seu arquivo geral.

5. Houve mudanças de equipes, aumento de equipes ou alteração nas atividades de equipes, como, por exemplo, inserir as pessoas lotadas na Reprografia na atividade de digitalizar o "passivo" das diversas áreas do órgão?[Nei Jobson da Costa Carneiro] Extremamente necessário. Mais mão de obra, principalmente de servidor, no protocolo. Como as áreas são extremamente desoneradas com atividades de apoio administrativo que não existirão mais, pensem em deslocamento dessa mão de obra das áreas para especializar a mão de obra nos protocolos/central de digitalização para as conversões de processo físicos em trâmite. Não precisa ser necessariamente um pra um, mas em alguma proporção é necessário. Se conseguirem ter um bom e volumoso contrato de terceirizado no protocolo/digitalização/arquivamento, tudo bem, mas é inevitável ser mais servidores por causa da necessária autenticação com certificado digital das digitalizações que é exigido pelo caput do art. 3º da Lei 12.682/2012, que não pode ser terceirizada.

Eliane Alves Alípio

Coordenadoria de Gestão de Acervos e Memória Institucional Procuradoria-Geral de Justiça Militar

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Em 2016-04-20 09:21, Nei Jobson da Costa Carneiro escreveu:

> Eliane,
>
> Pela Anatel, respostas em vermelho.
>
> -----Mensagem original-----
> De: sei-negocio
> [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de
> ELIANE ALVES ALIPIO
> Enviada em: quarta-feira, 20 de abril de 2016 00:38
> Para: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br
> Assunto: [sei-negocio] Mudança de rotinas
>
> Boa noite, colegas que já utilizam o SEI!.
>
> Sou do Ministério Público Militar. Atualmente não utilizamos o
> processo eletrônico, mas estamos nos preparando para começar a
> utilizar o SEI!.
>
> Já fizemos alguns treinamentos rápidos e conhecemos as
> funcionalidades básicas do sistema. Entretanto, restam muitas
> dúvidas quanto aos procedimentos, já que haverá uma grande mudança
> relacionada ao modo de trabalhar.
>
> Tenho algumas perguntas. Agradeceria muito se pudessem contar um pouco
> das próprias experiências, sobre como definiram como fazer e quem
> iria desempenhar cada papel.
>
> 1. Quando o órgão recebe documentação externa em papel, quem
> digitaliza o documento e o insere no SEI!?_[NEI JOBSON DA COSTA
> CARNEIRO] _ O protocolo regional. Temos um em cada regional, ou seja,
> em cada capital. O protocolo na Sede em Brasília é o maior, mas o
> maior volume são correspondências recebidas por Correios, mas temos
> bastante protocolização em balcão também. Sempre é no protocolo
> que digitaliza e captura no SEI abrindo processo novo quando não tem
> referência à processo já existente ou insere o documento
> diretamente em processo referenciado que já existente no SEI.
>
> 2. Após a digitalização e o cadastramento no SEI!, o documento
> físico é tramitado para a área de destino?_[NEI JOBSON DA COSTA
> CARNEIRO] _ Em hipótese nenhuma. Não! Fica na área
> protocolizadora?_[NEI JOBSON DA COSTA CARNEIRO] _ Sim, pois é
> imediatamente posto para arquivamento físico e lógico no SEI pela
> equipe de arquivo. É encaminhado para alguma área de Arquivo?_[NEI
> JOBSON DA COSTA CARNEIRO] _ Sim. Equipe própria de arquivamento, que
> guarda o a via física nos armários apropriados e ainda lógico no
> SEI. Vide Manual de Protocolo e Arquivo do SEI no Portal do SPB.
>
> 3. Que estratégia adotar para o momento da mudança, ou seja, para a
> entrada em produção do SEI! em relação aos documentos físicos que
> ainda estão tramitando? Seria viável concluir o trâmite de cada
> físico sem digitalizá-lo e inserí-lo no SEI!?_[NEI JOBSON DA COSTA
> CARNEIRO] _ Na Anatel convertemos os físicos ainda em andamento, que
> ainda precisam ter instrução processual. Depois de convertido, tendo
> cada Volume um PDF próprio e outros detalhes, o primeiro documento
> desse processo no SEI é um Termo de Encerramento de Trâmite Físico
> que marca a passagem do controle no sistema anterior/papel para o SEI.
> Ainda, marcamos no SIGAD anterior que o processo foi convertido para
> eletrônico e agora é controlado pelo SEI.
>
> 4. Como fazer as transferências da documentação física já
> existente nas áreas para o Arquivo? Há algum registro dessa
> atividade no SEI!?_[NEI JOBSON DA COSTA CARNEIRO] _ Faz parte do SIGAD
> atual do órgão, que já deve controlar isso. Converteu, além de
> marcar nele tal conversão e que agora quem controla este processo é
> o SEI, tem que encaminhar por ele mesmo para arquivamento, fazendo o
> arquivamento nele e também no SEI para que o SEI faça o casamento
> entre PDFs que possui via física com sua localização física nos
> armários de seu arquivo geral.
>
> 5. Houve mudanças de equipes, aumento de equipes ou alteração nas
> atividades de equipes, como, por exemplo, inserir as pessoas lotadas
> na Reprografia na atividade de digitalizar o "passivo" das diversas
> áreas do órgão?_[NEI JOBSON DA COSTA CARNEIRO] _ Extremamente
> necessário. Mais mão de obra, principalmente de servidor, no
> protocolo. Como as áreas são extremamente desoneradas com atividades
> de apoio administrativo que não existirão mais, pensem em
> deslocamento dessa mão de obra das áreas para especializar a mão de
> obra nos protocolos/central de digitalização para as conversões de
> processo físicos em trâmite. Não precisa ser necessariamente um pra
> um, mas em alguma proporção é necessário. Se conseguirem ter um
> bom e volumoso contrato de terceirizado no
> protocolo/digitalização/arquivamento, tudo bem, mas é inevitável
> ser mais servidores por causa da necessária AUTENTICAÇÃO COM
> CERTIFICADO DIGITAL DAS DIGITALIZAÇÕES QUE É EXIGIDO PELO CAPUT DO
> ART. 3º DA LEI 12.682/2012, que não pode ser terceirizada.
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Prezado Nei,

Na digitalização de processo físico, que engloba vários documentos, como
que fica a o registro no SEI. Seria um tipo documento externo para cada
documento digitalizado? Qual tipo de documento considerar na inclusão de
um PDF digitalizado que contêm vários documentos (volume) ? Ou teria que
incluir documento por documento digitalizado do processo ?

Grato,

Fabiano
--
Analista de Tecnologia da Informação
Divisão de Sistemas - DS
Centro de Tecnologia da Informação - CTI
Universidade Federal de Uberlândia - UFU
(34)3225-8054