As unidades são cadastradas em duas etapas. Primeiro, a unidade deve ser incluída no sistema SIP e posteriormente configurada no próprio SEI.
3.1 SIP
As unidades são cadastradas em duas etapas.
Primeiramente, a unidade deve ser incluída no sistema SIP. Para fazer essa operação, entre no SIP com perfil de Administrador e clique em "Unidades>Nova", conforme abaixo:
Em seguida, na tela Nova Unidade, selecione o Órgão no qual vai cadastrar a unidade, informe a Sigla da Unidade e a Descrição da Unidade. Em seguida clique em Salvar no canto superior direito da tela.
Pronto! A nova unidade já foi cadastrada no SIP. Agora é necessário incluir a unidade na hierarquia do Órgão ou Entidade. Veja como fazer isso no link: Montar hierarquia.
Além disso, para que o SEI funcione corretamente, é necessário complementar os dados da unidade no Sistema SEI. Para obter instruções de como fazer isso, clique em: Unidades no SEI.
Caso necessite alterar ou excluir alguma a unidade, clique em "Unidades>Listar". Em seguida, localize a unidade na tela apresentada. É possível pesquisar a unidade informando sua Sigla, ou algum fragmento do nome no campo Descrição. Uma vez localizada a unidade, proceda a manutenção utilizando os ícones de Ações:
3.2 SEI
Primeiramente, faça o login no sistema SEI com o perfil Administrador. Além disso, para manter as unidades no sistema SEI, antes é necessário que a unidade já tenha sido cadastrada no sistema SIP. Para ver as instruções de como cadastrar unidades no sistema SIP, clique neste link: Cadastro de Unidades.
Para manter as unidades no sistema SEI, entre em "Administração>Unidades>Listar", conforme figura abaixo:
O sistema apresenta a lista de unidades cadastradas no SEI. Para manter a unidade, encontre-a na lista. Você pode fazer isso navegando pelas páginas, pois as unidades estão listadas em ordem alfabética por Descrição, ou, pesquise por Sigla ou fragmento do nome na Descrição. A manutenção da unidade é realizada clicando em um dos ícones das Ações.
Agora, clique no ícone "Alterar Unidade", da linha correspondente à unidade cujos dados serão complementados. Nessa tela, são quatro as informações que devem ser complementadas:
1) O código da unidade que será utilizado na composição do Número Único de Protocolo - NUP, se tratar-se de unidade do Poder Executivo Federal;
2) Os dados do endereço da Unidade. Esses dados compõem o cabeçalho dos documentos conforme preconizado pelo Manual de Redação da Presidência da República;
3) O(s) endereços de e-mail do(s) usuário(s) autorizados a enviar e-mails pelo sistema; e
4) Tipo de unidade.
Veja agora mais detalhadamente como inserir, ou alterar, cada uma dessas informações. Nesta tela está em destaque o campo Número SEI, que corresponde ao código da unidade que será utilizado na composição no NUP:
Em seguida insira os dados do endereço da unidade:
Agora, insira os e-mails que serão utilizados como remetentes para enviar e-mails pelo SEI. Nada impede que seja utilizado um e-mail institucional da unidade para esse fim.
Finalmente, selecione, nas opções na parte inferior da tela, os itens correlacionados à unidade em questão. Ao finalizar, não esqueça de salvar as alterações clicando no botão "Salvar" no canto superior direito da tela.
Pronto!!! A unidade já está disponível para utilização no sistema SEI. Porém, como observação final, uma funcionalidade importante, indiretamente ligada às unidades, é a assinatura de documentos. O SEI, em regra, não é personalizado. Ou seja, todos os usuários de um mesmo perfil tem as mesmas prerrogativas, inclusive a de assinar documentos. No SEI, o qualificador do servidor que assina um documento não está vinculado ao usuário, mas à unidade à qual o usuário está cadastrado. Em outras palavras, é necessário associar os qualificadores utilizados nas assinaturas às respectivas unidades. Para fazer essa associação, veja o link Assinatura das Unidades.
Observação: entenda-se por qualificador o cargo, a função, a profissão, a descrição de uma atividade ou outro adjetivo vinculado ao usuário que assina um documento. Exemplos: Engenheiro, Coordenador-Geral, Fiscal da Obra, Supervisor do Contrato.