Segue dúvida de uma usuária do MJC quanto à conformidade documental no âmbito do SEI (exemplo em anexo). Ela quer saber se terá que imprimir todas as conformidades do ano ou poderá deixa-las SEI. Como os órgãos de vocês estão tratando este tema?
Na "época do papel" eles imprimiam, assinavam e anexavam ao processo e estava tudo resolvido.
Acredito que a adoção de procedimento similar ao adotado para Notas de Empenho e Ordens Bancárias já discutidos no fórum seriam suficientes (vejam compilação de e-mails abaixo e imagens anexadas). Mas a resposta da Secretaria do Tesouro Nacional (STN) de que os documentos devem ser arquivados por 5 anos para consulta deixou os usuários da Secretaria Extraordinária de Segurança para Grandes Eventos (SESGE) inseguros quanto aos nossos direcionamentos para que não se imprimam mais documentos.
Rogo para que o Ministério do Planejamento atue urgentemente junto à STN para que as normas e instruções deles sejam revistas, até porque, um documento impresso do sistema SIAFI só se torna original quando recebe assinatura, antes disso é uma mera impressão sem nenhum valor comprobatório de autorização. Qual é a diferença jurídica de um documento gerado no SIAFI, copiado para o SEI e assinado eletronicamente no SEI, onde ele também se torna um original? O próprios bancos falam que acessam o SIAFI para conferir se o que está no papel confere com as informações lançadas no sistema.
Atenciosamente,
[cid:image002.png@01D260F2.F49A49F0]
Bruno Crescenti de Paiva Coordenador de Documentação e Informação Coordenação-Geral de Gestão Documental e Serviços Gerais Ministério da Justiça e Cidadania Esplanada dos Ministérios, Bloco T Edifício Anexo II - 6º andar - sala 635 Tel: (61) 2025-3129
[x] livre para encaminhar [ ] pergunte-me antes de encaminhar [ ] mantenha privado
De: Maria Carolina Braz Pascoal Farinha Enviada em: sexta-feira, 23 de dezembro de 2016 17:14 Para: Bruno Crescenti de Paiva Assunto: Orientações para arquivamento Conformidade de Registro de Gestão
Prezado Bruno,
Desde a implantação do Sistema Eletrônico de Informações - SEI no Ministério da Justiça e Cidadania em janeiro/2015, todos os processos da SESGE são constituídos dentro do referido sistema, sendo que os processos que geram documentos no SIAFI (notas de empenho/pagamentos/transferências de TEDs, dentre outros), ao serem devolvidos à área demandante, apresentam um memorando informando a data de realização da conformidade de registro de gestão. Em consulta à Secretaria do Tesouro Nacional - STN sobre a possibilidade de arquivamento da conformidade de registro de gestão no SEI, a resposta obtida foi que devem ser seguidos os procedimento do manual SIAFI WEB macrofunção 020314. Ocorre que a macrofunção não se refere à impressão de documentos, e sim sobre arquivamento de documentos. A Coordenação de Contabilidade informou que no âmbito do MJC as unidades gestoras imprimem diariamente a conformidade, bem como todos os documentos comprobatórios dos lançamentos no SIAFI. Diante do exposto, solicito orientações quanto à maneira de arquivamento da conformidade de registro de gestão, uma vez que a legislação exige que os documentos comprobatórios devem ser arquivados por 05 (cinco) anos. Atenciosamente,
[cid:image001.png@01D25D40.FA26C2A0]
Mª CAROLINA B. P. FARINHA Analista Técnico Administrativo Coordenação Geral de Planejamento, Orçamento e Finanças Diretoria de Logística MJ - Secretaria Extraordinária de Segurança para Grandes Eventos MCTI SPO - Área 5, Quadra 3, Bloco "F" Tel: (61) 2025-2214 maria.farinha@mj.gov.br
De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Suzane Gonsaga Valentim Enviada em: segunda-feira, 12 de dezembro de 2016 13:19 Para: Victor Davi Pereira Gonçalves ; sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br Assunto: Re: [sei-negocio] Ordem bancária - SIAFI + nota de empenho
Victor,
Boa tarde.
Aqui na ESMPU tivemos as mesmas dúvidas e pesquisamos bastante sobre o assunto. Utilizamos a seguinte sistemática:
Ordens bancárias externas: consultamos o próprio Banco do Brasil, o qual nos informou que ainda não as aceita assinadas digitalmente, por falta de regulamentação da Secretaria do Tesouro Nacional (STN). Assim, elas têm, necessariamente, que serem impressas e assinadas em papel. Por isso, enquanto o BB não as aceitar, as produziremos pelo modo tradicional e as digitalizaremos.
Nota de empenho: instalamos uma impressora virtual que as imprime, direto do SIAFI, em formato de imagem. Assim, a imagem é inserida no editor de textos do SEI e o documento é assinado digitalmente pelo gestor financeiro e pelo ordenador de despesas.
Já fui tratar na área financeira da PRF sobre isso. Ligamos para o BB e fomos informados que eles não aceitam mesmo as ordens bancárias assinadas eletronicamente.
Entretanto, há informações que o próprio SIAFI (Se não me engano) irá permitir a assinatura eletrônica e envio para o banco. A previsão de entrega é para janeiro/2017. Não sei se a informação procede.
Em relação às notas de empenho, já existem algumas regionais da PRF assinando digitalmente, através de inserção da imagem dela num documento nato-digital no SEI.
Realmente é necessária que seja feita uma gestão junto à STN. Engrossamos esse coro!
Atenciosamente,
José Luis Pinheiro Gomes Policial Rodoviário Federal
> Em 28 de dez de 2016, às 10:42, Bruno Crescenti de Paiva escreveu: > > Bom dia. > > Segue dúvida de uma usuária do MJC quanto à conformidade documental no âmbito do SEI (exemplo em anexo). Ela quer saber se terá que imprimir todas as conformidades do ano ou poderá deixa-las SEI. Como os órgãos de vocês estão tratando este tema? > > Na “época do papel” eles imprimiam, assinavam e anexavam ao processo e estava tudo resolvido. > > Acredito que a adoção de procedimento similar ao adotado para Notas de Empenho e Ordens Bancárias já discutidos no fórum seriam suficientes (vejam compilação de e-mails abaixo e imagens anexadas). Mas a resposta da Secretaria do Tesouro Nacional (STN) de que os documentos devem ser arquivados por 5 anos para consulta deixou os usuários da Secretaria Extraordinária de Segurança para Grandes Eventos (SESGE) inseguros quanto aos nossos direcionamentos para que não se imprimam mais documentos. > > Rogo para que o Ministério do Planejamento atue urgentemente junto à STN para que as normas e instruções deles sejam revistas, até porque, um documento impresso do sistema SIAFI só se torna original quando recebe assinatura, antes disso é uma mera impressão sem nenhum valor comprobatório de autorização. Qual é a diferença jurídica de um documento gerado no SIAFI, copiado para o SEI e assinado eletronicamente no SEI, onde ele também se torna um original? O próprios bancos falam que acessam o SIAFI para conferir se o que está no papel confere com as informações lançadas no sistema. > > Atenciosamente, > > > > > > Bruno Crescenti de Paiva > Coordenador de Documentação e Informação > Coordenação-Geral de Gestão Documental e Serviços Gerais > Ministério da Justiça e Cidadania > Esplanada dos Ministérios, Bloco T > Edifício Anexo II – 6º andar – sala 635 > Tel: (61) 2025-3129 > [x] livre para encaminhar [ ] pergunte-me antes de encaminhar [ ] mantenha privado > > De: Maria Carolina Braz Pascoal Farinha > Enviada em: sexta-feira, 23 de dezembro de 2016 17:14 > Para: Bruno Crescenti de Paiva > Assunto: Orientações para arquivamento Conformidade de Registro de Gestão > > Prezado Bruno, > > Desde a implantação do Sistema Eletrônico de Informações – SEI no Ministério da Justiça e Cidadania em janeiro/2015, todos os processos da SESGE são constituídos dentro do referido sistema, sendo que os processos que geram documentos no SIAFI (notas de empenho/pagamentos/transferências de TEDs, dentre outros), ao serem devolvidos à área demandante, apresentam um memorando informando a data de realização da conformidade de registro de gestão. > Em consulta à Secretaria do Tesouro Nacional – STN sobre a possibilidade de arquivamento da conformidade de registro de gestão no SEI, a resposta obtida foi que devem ser seguidos os procedimento do manual SIAFI WEB macrofunção 020314. Ocorre que a macrofunção não se refere à impressão de documentos, e sim sobre arquivamento de documentos. > A Coordenação de Contabilidade informou que no âmbito do MJC as unidades gestoras imprimem diariamente a conformidade, bem como todos os documentos comprobatórios dos lançamentos no SIAFI. > Diante do exposto, solicito orientações quanto à maneira de arquivamento da conformidade de registro de gestão, uma vez que a legislação exige que os documentos comprobatórios devem ser arquivados por 05 (cinco) anos. > Atenciosamente, > > > Mª CAROLINA B. P. FARINHA > Analista Técnico Administrativo > Coordenação Geral de Planejamento, Orçamento e Finanças > Diretoria de Logística > MJ - Secretaria Extraordinária de Segurança para Grandes Eventos > MCTI SPO – Área 5, Quadra 3, Bloco “F” > Tel: (61) 2025-2214 > maria.farinha@mj.gov.br > > > > > > De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Suzane Gonsaga Valentim > Enviada em: segunda-feira, 12 de dezembro de 2016 13:19 > Para: Victor Davi Pereira Gonçalves ; sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br > Assunto: Re: [sei-negocio] Ordem bancária - SIAFI + nota de empenho > > Victor, > > Boa tarde. > > Aqui na ESMPU tivemos as mesmas dúvidas e pesquisamos bastante sobre o assunto. Utilizamos a seguinte sistemática: > > Ordens bancárias externas: consultamos o próprio Banco do Brasil, o qual nos informou que ainda não as aceita assinadas digitalmente, por falta de regulamentação da Secretaria do Tesouro Nacional (STN). Assim, elas têm, necessariamente, que serem impressas e assinadas em papel. Por isso, enquanto o BB não as aceitar, as produziremos pelo modo tradicional e as digitalizaremos. > > Nota de empenho: instalamos uma impressora virtual que as imprime, direto do SIAFI, em formato de imagem. Assim, a imagem é inserida no editor de textos do SEI e o documento é assinado digitalmente pelo gestor financeiro e pelo ordenador de despesas. > > Atenciosamente, > > Suzane Valentim > Analista - Apoio técnico-administrativo - Arquivologia > 3313-5148 > > > > > >>> Victor Davi Pereira Gonçalves 08/12/2016 15:30 >>> > Em 08.12.2016 15:11, Victor Davi Pereira Gonçalves escreveu: > > O mesma dúvida ocorre com a nota de empenho, assinada por duas pessoas no papel. > > Boa tarde a todos, > > Ainda estamos em fase de testes. > > Como tratar no sei os documentos vindos do SIAFI? > > Um documento chamado Relação das ordens bancarias externas é assinado pelo ordenador de despesas e responsável pelo setor financeiro(papel). > > Deve-se salvar o arquivo como PDF e anexar ao sei como documento externo? > > Esse PDF deve ser incluído como tal, assinado no acrobat ou devo habilitar assinatura de documentos externos no sei como a discussão no grupo tratava? > > Digitalizar o documento assinado não faz muito sentido, certo? > > Obrigado > > -- > Victor Davi Pereira Gonçalves > Núcleo de Informática > Fundação Alexandre de Gusmão > > _______________________________________________ > sei-negocio mailing list > sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br >https://listas.softwarepublico.gov.br/mailman/cgi-bin/listinfo/sei-negocio > > > -- > Victor Davi Pereira Gonçalves > Núcleo de Informática > > ><22_jun_16.pdf> > > > _______________________________________________ > sei-negocio mailing list > sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br >https://listas.softwarepublico.gov.br/mailman/cgi-bin/listinfo/sei-negocio
Bruno Paiva
28 de Dezembro de 2016 às 12:43Bom dia.
José Luis Pinheiro Gomes