Pessoal,
Em nossa Portaria, anexa (já com marcas para a revisão geral que faremos aqui na Anatel), quanto a minuta formal de documento temos o art. 12:
Art. 12. Todo documento oficial produzido no âmbito da Anatel deverá ser elaborado por meio do editor de textos do SEI, observando o seguinte:
[...]
III - documentos que demandem análise preliminar formal de sua minuta, seja por parte da Procuradoria Federal Especializada junto à Anatel, outra unidade organizacional ou para fins de Consulta Interna ou Consulta Pública, devem ser formalizados por meio de tipo de documento próprio, de minuta, que não se confunde com o documento final a ser posteriormente formalizado; e,
Percebam que estes casos são de minutas formais que são submetidas formalmente para análise formal de terceiros ou mesmo para a deliberação final. Tem processos em que isso ocorre várias vezes, tendo diversas minutas de Portaria (antes de uma Consulta Interna, após análise da AGU e a que submete ao Presidente). Temos aqui na Anatel: Minuta de Portaria, Minuta de Resolução, Minuta de Contrato, Minuta de Edital, Minuta de Acordo de Cooperação Técnica, Minuta de Convênio.
Quanto a numeração, o SEI controla automaticamente tudo o que quiser, sendo recomendável que o máximo possível não numere melhor, priorizando a referência pelo Número SEI do documento. São muito tradicionais de controle de numeração documentos como Memorando, Memorando-Circular, Ofício, Portaria, Resolução, Nota Técnica, Contrato, Edital. O SEI tem controle de numeração:
1. Sequencial Anual no Órgão [bastante utilizado, geralmente para Portaria e Resolução]
2. Sequencial Anual na Unidade [mais utilizado, geralmente para Memorando, Memorando-Circular, Ofício e Nota Técnica]
3. Sequencial no Órgão (ou seja, sem renovação anual) [menos utilizado, geralmente para Resolução, Lei e Decreto, pois a continuidade da numeração é permanente]
4. Sequencial na Unidade (ou seja, sem renovação anual) [não utilizado em nenhum caso na Anatel]
5. Informada [O usuário escreve a numeração manualmente na tela de preenchimento dos metadados. É pertinente nos casos em que a numeração é controlada por outro sistema. Por exemplo: número de Edital que é gerado pelo ComprasNet]
Quanto a numerações paralelas não conflitantes no primeiro ano de transição ou enquanto durar a convivência paralela de dois sistemas de controle, na Portaria anexa temos o seguinte:
CAPÍTULO VIII
DA TRANSIÇÃO PARA UTILIZAÇÃO DO SEI
Art. 39. Ato do Presidente definirá data a partir da qual ficará vedada a produção de novos documentos e abertura de novos processos por meio diverso ao SEI.
Art. 40. A utilização do SEI se iniciará por meio de projetos-piloto em gerências especificas, conforme estabelecido pela SGI, para fins de ajustes finais das parametrizações do sistema.
Art. 41. Enquanto coexistir a abertura de novos processos em suporte físico e eletrônico, serão adotadas numerações distintas que garantam que as sequências numéricas não se sobreponham, com base nas seguintes regras:
I - processos criados no SEI receberão NUP a partir de 535##.200000/AAAA-DV, em que:
a) "##" identifica a unidade protocolizadora, destinado à Sede e às unidades descentralizadas;
b) "AAAA" identifica o ano; e
c) "DV" identifica o Dígito Verificador do NUP.
II - documentos gerados no SEI com número do documento do tipo sequencial anual na unidade elaboradora terão o termo "SEI" inserido antes das siglas de identificação das unidades; e
III - documentos gerados no SEI com número do documento do tipo sequencial anual no órgão terão sua numeração a partir de 50.000.
Parágrafo único. Documentos que tenham sua numeração do tipo sequencial no órgão sem renovação anual, como Resolução e Súmula, não deverão ter tramitação coexistente entre os meios físico e eletrônico, devendo todos os processos em andamento sobre os temas afetos serem convertidos para eletrônico a partir da implantação total do SEI.
Atenciosamente,
[cid:image002.png@01D1397B.088FAF90]
Nei Jobson da Costa Carneiro
Assessor
Superintendência de Gestão Interna da Informação (SGI)
_______________________________________________
Agência Nacional de Telecomunicações - Anatel
SAUS Quadra 6, Bloco E, 3º Andar, Ala Norte
CEP: 70070-940 - Brasília/DF
Tel: (61) 2312-1751
De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Evelyn Chimenes de Sá Campos
Enviada em: sexta-feira, 18 de dezembro de 2015 08:48
Para: Geraldo Afonso da Cruz; Rodrigo Nogueira; sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br
Assunto: [sei-negocio] RES: Numeração de documentos
Prezado Rodrigo,
Aqui na Susep estamos em fase de implantação do SEI e, após discussão interna, decidimos deixar a numeração automática a cargo do SEI. O que pensamos para os casos de normativos, em que a numeração única para o Órgão, foi criar um documento "par" do Tipo Minuta (conforme abaixo) a fim de não "queimar" a numeração. Então só emitiremos o ato em si no ato da assinatura. Bom, ainda não estamos com o SEI em produção para dizer se vai funcionar a contento, mas isso é o que vamos implementar aqui .
[cid:image003.jpg@01D1397B.088FAF90]
Abraços,
Evelyn Chimenes de Sá Campos
CODOC - Coordenação de Documentação
D 21 3233-4095
evelyn.campos@susep.gov.br
-----Mensagem original-----
De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Geraldo Afonso da Cruz
Enviada em: quinta-feira, 17 de dezembro de 2015 18:25
Para: Rodrigo Nogueira >; sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br
Assunto: [GRAYMAIL] [sei-negocio] RES: Numeração de documentos
Boa noite Rodrigo,
No ano de 2015, apesar de implantarmos o SEI em 03/Nov/2015, deixamos a numeração automática, a partir de 50.000 conforme nossa Portaria, para a maioria dos documentos, exceto para PORTARIA e AVISO.
No ano de 2016, adotaremos as mesmas regras, sendo que, a numeração será iniciada com o nº 1 para qualquer DOC, mantendo a exceção para PORTARIA e AVISO.
Resumindo: a numeração fica gerenciada pelo SEI, exceção aos DOCs supracitados.
Att,
Geraldo Cruz
Gerente de Projetos - CGD/DTI/SE/MEC
(61) 2022-9693
Geraldo.cruz@mec.gov.br
Coord. Geral de Desenvolvimento
MEC - Ministério da Educação
-----Mensagem original-----
De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Rodrigo Nogueira Enviada em: quinta-feira, 17 de dezembro de 2015 18:14
Para: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br
Assunto: Numeração de documentos
Prezados, como vi que a temática aqui era de numeração de documentos, gostaria de sanar uma dúvida.
Aqui no Ministério da Integração Nacional, já utilizamos o SEI desde o dia 31/08/2015. No entanto, os documentos não são numerados de forma automática pelo sistema. O usuário ao criar o seu documento eletrônico informa o numero dele como memorando, oficio etc.
Porém, como se sabe o ano de 2016 está proximo de se iniciar. No início, tinhamos a ideia de entrar 2016 com o SEI numerando automaticamente todos os tipos de documentos. No entanto, após uma discussão bastante extensa, não chegamos a um consenso, pois levantaram-se pontos positivos e em maior quantidade os negativos, principalmente nos casos de Portarias, as quais muitas vezes são assinadas bem depois de já criadas e não se pode retroceder com suas numerações, haja vista que devem ser numeradas assim que são assinadas para não ocorrer problemas com publicação no DOU etc.
A pergunta é simples: Como irão proceder em seus órgãos que já utilizam o SEI? Deixarão que os usuários façam o controle de numeração, em suas respectivas unidades, ou deixarão esta função a cargo do SEI? E, nas duas situações descritas, qual seria a melhor?
Desde já agradeço.
Rodrigo de Barros Nogueira
Chefe do Serviço de Protocolo
Coordenação de Documentação e Informação Bibliográfica - CODIB Ministério da Integração Nacional
Tel: (61)2034-5648/4192
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Nei Jobson da Costa Carneiro