Software Público Brasileiro

Prezados,
O decreto nº 8.539 de 8 de outubro de 2015 define que, para o processo eletrônico, são aceitáveis apenas os formatos de documentos do E-PING.
Tais documentos encontram-se em arquivos de duas naturezas:

1. Produzidos - Neste caso, pode-se configurar, por exemplo, o Microsoft Office para salvar nestes formatos automaticamente;

2. Recebidos - Neste caso, é possível utilizar o poder conferido ao regulador para que arquivos sejam entregues no formato do E-PING.
Isso é verdade, mas não é a verdade inteira. Documentos coletados em fiscalizações não seguem este padrão.
Uma coisa é ter a obrigação de entregar documentos em um formato específico, outro bem diferente é ter de prestar informações eventuais por conta de um processo sancionador.
É fato que os aplicativos comerciais, utilizados pelo mercado, não produzem documentos compatíveis com os formatos do E-PING.
Assim, tenho as seguintes dúvidas para este caso específico:

1. Se não é possível controlar a entrada, como se pode aderir aos formatos do E-PING? Por conversão? Mesmo quando há grandes lotes?

2. E o que fazer com planilhas dotadas de macros? Arquivos assinados com certificado digital? A conversão elimina tais características.


Luciano de Souza
Gerência de projetos
Comissão de Valores Mobiliários
11 2146-2080

Que formatos e quais aplicações não produzem tais formatos?


Atenciosamente,

Carlos Vieira

________________________________
De: sei-negocio em nome de Francisco Luciano de Souza
Enviado: sexta-feira, 16 de setembro de 2016 13:51
Para: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br
Assunto: [sei-negocio] SEI - Evidências em processos sancionadores e formatos de arquivos do E-PING

Prezados,
O decreto nº 8.539 de 8 de outubro de 2015 define que, para o processo eletrônico, são aceitáveis apenas os formatos de documentos do E-PING.
Tais documentos encontram-se em arquivos de duas naturezas:

1. Produzidos - Neste caso, pode-se configurar, por exemplo, o Microsoft Office para salvar nestes formatos automaticamente;

2. Recebidos - Neste caso, é possível utilizar o poder conferido ao regulador para que arquivos sejam entregues no formato do E-PING.
Isso é verdade, mas não é a verdade inteira. Documentos coletados em fiscalizações não seguem este padrão.
Uma coisa é ter a obrigação de entregar documentos em um formato específico, outro bem diferente é ter de prestar informações eventuais por conta de um processo sancionador.
É fato que os aplicativos comerciais, utilizados pelo mercado, não produzem documentos compatíveis com os formatos do E-PING.
Assim, tenho as seguintes dúvidas para este caso específico:

1. Se não é possível controlar a entrada, como se pode aderir aos formatos do E-PING? Por conversão? Mesmo quando há grandes lotes?

2. E o que fazer com planilhas dotadas de macros? Arquivos assinados com certificado digital? A conversão elimina tais características.


Luciano de Souza
Gerência de projetos
Comissão de Valores Mobiliários
11 2146-2080

Na verdade, não questionei a capacidade dos aplicativos produzirem documentos nos formatos E-PING.
Suponhamos a seguinte situação. Uma empresa produz docx, xlsx, pptx e msg com o Microsoft Office.
Estes documentos foram produzidos nestes formatos em decorrência da inércia. Quando compraram o Microsoft Office, por padrão, estava configurado assim.
Não pensavam que tais documentos, em algum momento, chegaria a ser utilizado por um órgão, afinal, não eram requeridos legalmente. Menos ainda que este teria como política a observância do E-PING.
Mas em um dado dia, em virtude de fiscalização a que não podia prever, tem de entregar os documentos. Não o faz de bom grado e, de bom grado, não procederia a qualquer conversão.
Então, os documentos têm de ser recolhidos tal como estão: em formatos desconformes com o E-PING.
E então, como lidar com este tipo de situação? A Administração Pública adota o E-PING, mas o resto do mundo não.

De: Carlos Eduardo Araujo Vieira [mailto:carlos.vieira@planejamento.gov.br]
Enviada em: sexta-feira, 16 de setembro de 2016 13:56
Para: Francisco Luciano de Souza; sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br
Assunto: RE: SEI - Evidências em processos sancionadores e formatos de arquivos do E-PING

Que formatos e quais aplicações não produzem tais formatos?



Atenciosamente,

Carlos Vieira

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De: sei-negocio > em nome de Francisco Luciano de Souza >

Enviado: sexta-feira, 16 de setembro de 2016 13:51

Para: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br

Assunto: [sei-negocio] SEI - Evidências em processos sancionadores e formatos de arquivos do E-PING

Prezados,
O decreto nº 8.539 de 8 de outubro de 2015 define que, para o processo eletrônico, são aceitáveis apenas os formatos de documentos do E-PING.
Tais documentos encontram-se em arquivos de duas naturezas:

1. Produzidos - Neste caso, pode-se configurar, por exemplo, o Microsoft Office para salvar nestes formatos automaticamente;

2. Recebidos - Neste caso, é possível utilizar o poder conferido ao regulador para que arquivos sejam entregues no formato do E-PING.
Isso é verdade, mas não é a verdade inteira. Documentos coletados em fiscalizações não seguem este padrão.
Uma coisa é ter a obrigação de entregar documentos em um formato específico, outro bem diferente é ter de prestar informações eventuais por conta de um processo sancionador.
É fato que os aplicativos comerciais, utilizados pelo mercado, não produzem documentos compatíveis com os formatos do E-PING.
Assim, tenho as seguintes dúvidas para este caso específico:

1. Se não é possível controlar a entrada, como se pode aderir aos formatos do E-PING? Por conversão? Mesmo quando há grandes lotes?

2. E o que fazer com planilhas dotadas de macros? Arquivos assinados com certificado digital? A conversão elimina tais características.


Luciano de Souza
Gerência de projetos
Comissão de Valores Mobiliários
11 2146-2080

Prezados,

No e-ARQ Brasil, no item 3.5 consta algo sobre arquivos contendo macros. Transcrevo aqui a parte principal do tópico:
"Outros documentos podem conter um código que os modifica realmente. É o caso de uma folha de cálculo com um “macro” sofisticado que a altera (por meio de software de aplicações utilizado para visualização) e, em seguida, guarda a folha automaticamente. Os documentos  automodificáveis devem ser evitados. Caso isso não seja possível, devem ser armazenados em formatos que desativem o código  automodificador ou visualizados por meio de software que não desencadeie a alteração. Por exemplo: uma planilha de cálculo que contenha “macros” deve ser convertida para um formato estável, como o .pdf, antes de ser capturada para o SIGAD.Quando não for possível converter os documentos automodificáveis para um formato estável ou visualizá-los por meio de um software que não desencadeie a alteração, a captura desses documentos no SIGAD deve ser acompanhada do registro, nos metadados, das informações  relativas às funções automodificadoras."
Se for necessária uma conversão, vai invalidar a assinatura...e é exatamente por isso que o sistema como um todo é que deve presumir a autenticidade dos documentos (procedimentos administrativos, de gestão, metadados, cadeia de custódia ininterrupta etc) e não somente a assinatura digital.
Sobre o procedimento de conversão em si (principalmente se for em lotes), não tenho conhecimento de que mecanismos poderiam ou teriam que ser adotados para garantir que nenhuma informação fosse perdida neste processo, mas é um risco que precisa ser avaliado.

Atenciosamente,

Murilo Schäfer - ArquivistaDepartamento de Gestão Documental - DGDOCUniversidade Federal da Fronteira Sul - UFFSChapecó - SC


Em Sexta-feira, 16 de Setembro de 2016 13:52, Francisco Luciano de Souza escreveu:




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sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br

Prezado Francisco Luciano,

Perguntei pois você escreveu "É fato que os aplicativos comerciais, utilizados pelo mercado, não produzem documentos compatíveis com os formatos do E-PING."

E é verdade pois a ePING não abrange a totalidade de formatos existentes no mercado. Por exemplo não é citado nenhum formato CAD na ePING mas se existir a necessidade é possível adicionar na mesma.

Ao meu ver não teria problema nenhum em receber o arquivo em docx, xlsx, pptx. O problema seria o órgão produzir uma peça a ser entregue a sociedade em formato fechado (não entrando na discussão se OOXML é aberto ou não) e, assim, obrigando a sociedade a ter uma ferramenta específica para ver o resultado.

Levando ao extremo pense que o DOU estivesse só disponível em Adobe Illustrator (.ai) e você e todos da sociedade teriam que comprar esse software para ler o DOU.

Eu disponibilizaria, no seu caso hipotético, o documento original sem conversão e um documento convertido de forma automática informando que o mesmo foi convertido pois o documento é originalmente é de fora da APF. Isso se o documento necessário da fiscalização puder ser divulgado.

Atenciosamente,
Carlos Vieira

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De: Francisco Luciano de Souza
Enviado: sexta-feira, 16 de setembro de 2016 14:07
Para: Carlos Eduardo Araujo Vieira; sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br
Assunto: RES: SEI - Evidências em processos sancionadores e formatos de arquivos do E-PING

Na verdade, não questionei a capacidade dos aplicativos produzirem documentos nos formatos E-PING.
Suponhamos a seguinte situação. Uma empresa produz docx, xlsx, pptx e msg com o Microsoft Office.
Estes documentos foram produzidos nestes formatos em decorrência da inércia. Quando compraram o Microsoft Office, por padrão, estava configurado assim.
Não pensavam que tais documentos, em algum momento, chegaria a ser utilizado por um órgão, afinal, não eram requeridos legalmente. Menos ainda que este teria como política a observância do E-PING.
Mas em um dado dia, em virtude de fiscalização a que não podia prever, tem de entregar os documentos. Não o faz de bom grado e, de bom grado, não procederia a qualquer conversão.
Então, os documentos têm de ser recolhidos tal como estão: em formatos desconformes com o E-PING.
E então, como lidar com este tipo de situação? A Administração Pública adota o E-PING, mas o resto do mundo não.

De: Carlos Eduardo Araujo Vieira [mailto:carlos.vieira@planejamento.gov.br]
Enviada em: sexta-feira, 16 de setembro de 2016 13:56
Para: Francisco Luciano de Souza; sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br
Assunto: RE: SEI - Evidências em processos sancionadores e formatos de arquivos do E-PING


Que formatos e quais aplicações não produzem tais formatos?



Atenciosamente,

Carlos Vieira

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De: sei-negocio > em nome de Francisco Luciano de Souza >
Enviado: sexta-feira, 16 de setembro de 2016 13:51
Para: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br
Assunto: [sei-negocio] SEI - Evidências em processos sancionadores e formatos de arquivos do E-PING

Prezados,
O decreto nº 8.539 de 8 de outubro de 2015 define que, para o processo eletrônico, são aceitáveis apenas os formatos de documentos do E-PING.
Tais documentos encontram-se em arquivos de duas naturezas:

1. Produzidos – Neste caso, pode-se configurar, por exemplo, o Microsoft Office para salvar nestes formatos automaticamente;

2. Recebidos – Neste caso, é possível utilizar o poder conferido ao regulador para que arquivos sejam entregues no formato do E-PING.

Isso é verdade, mas não é a verdade inteira. Documentos coletados em fiscalizações não seguem este padrão.
Uma coisa é ter a obrigação de entregar documentos em um formato específico, outro bem diferente é ter de prestar informações eventuais por conta de um processo sancionador.
É fato que os aplicativos comerciais, utilizados pelo mercado, não produzem documentos compatíveis com os formatos do E-PING.
Assim, tenho as seguintes dúvidas para este caso específico:

1. Se não é possível controlar a entrada, como se pode aderir aos formatos do E-PING? Por conversão? Mesmo quando há grandes lotes?

2. E o que fazer com planilhas dotadas de macros? Arquivos assinados com certificado digital? A conversão elimina tais características.


Luciano de Souza
Gerência de projetos
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11 2146-2080

Oh! Perdoe-me. Você tem razão. De meu texto, não se poderia ter interpretado outra coisa. O que quis dizer é que os aplicativos produzem formatos incompatíveis com o E-PING e isso é um problema. Mas é claro. Se forem corretamente configurados, também produzirão arquivos compatíveis.
O problema é que, no caso apresentado, eles não serão configurados deste modo porque o fornecimento de documentos, em caráter eventual, para uma fiscalização não é uma obrigação que poderia ser prevista.

De: Carlos Eduardo Araujo Vieira [mailto:carlos.vieira@planejamento.gov.br]

Enviada em: sexta-feira, 16 de setembro de 2016 14:27

Para: Francisco Luciano de Souza; sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br
Assunto: RE: SEI - Evidências em processos sancionadores e formatos de arquivos do E-PING

Prezado Francisco Luciano,

Perguntei pois você escreveu "É fato que os aplicativos comerciais, utilizados pelo mercado, não produzem documentos compatíveis com os formatos do E-PING."

E é verdade pois a ePING não abrange a totalidade de formatos existentes no mercado. Por exemplo não é citado nenhum formato CAD na ePING mas se existir a necessidade é possível adicionar na mesma.

Ao meu ver não teria problema nenhum em receber o arquivo em docx, xlsx, pptx. O problema seria o órgão produzir uma peça a ser entregue a sociedade em formato fechado (não entrando na discussão se OOXML é aberto ou não) e, assim, obrigando a sociedade a ter uma ferramenta específica para ver o resultado.

Levando ao extremo pense que o DOU estivesse só disponível em Adobe Illustrator (.ai) e você e todos da sociedade teriam que comprar esse software para ler o DOU.

Eu disponibilizaria, no seu caso hipotético, o documento original sem conversão e um documento convertido de forma automática informando que o mesmo foi convertido pois o documento é originalmente é de fora da APF. Isso se o documento necessário da fiscalização puder ser divulgado.

Atenciosamente,
Carlos Vieira

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De: Francisco Luciano de Souza >

Enviado: sexta-feira, 16 de setembro de 2016 14:07

Para: Carlos Eduardo Araujo Vieira; sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br

Assunto: RES: SEI - Evidências em processos sancionadores e formatos de arquivos do E-PING

Na verdade, não questionei a capacidade dos aplicativos produzirem documentos nos formatos E-PING.
Suponhamos a seguinte situação. Uma empresa produz docx, xlsx, pptx e msg com o Microsoft Office.
Estes documentos foram produzidos nestes formatos em decorrência da inércia. Quando compraram o Microsoft Office, por padrão, estava configurado assim.
Não pensavam que tais documentos, em algum momento, chegaria a ser utilizado por um órgão, afinal, não eram requeridos legalmente. Menos ainda que este teria como política a observância do E-PING.
Mas em um dado dia, em virtude de fiscalização a que não podia prever, tem de entregar os documentos. Não o faz de bom grado e, de bom grado, não procederia a qualquer conversão.
Então, os documentos têm de ser recolhidos tal como estão: em formatos desconformes com o E-PING.
E então, como lidar com este tipo de situação? A Administração Pública adota o E-PING, mas o resto do mundo não.

De: Carlos Eduardo Araujo Vieira [mailto:carlos.vieira@planejamento.gov.br]
Enviada em: sexta-feira, 16 de setembro de 2016 13:56

Para: Francisco Luciano de Souza; sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br

Assunto: RE: SEI - Evidências em processos sancionadores e formatos de arquivos do E-PING


Que formatos e quais aplicações não produzem tais formatos?



Atenciosamente,

Carlos Vieira

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De: sei-negocio > em nome de Francisco Luciano de Souza >
Enviado: sexta-feira, 16 de setembro de 2016 13:51
Para: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br
Assunto: [sei-negocio] SEI - Evidências em processos sancionadores e formatos de arquivos do E-PING

Prezados,
O decreto nº 8.539 de 8 de outubro de 2015 define que, para o processo eletrônico, são aceitáveis apenas os formatos de documentos do E-PING.
Tais documentos encontram-se em arquivos de duas naturezas:

1. Produzidos - Neste caso, pode-se configurar, por exemplo, o Microsoft Office para salvar nestes formatos automaticamente;

2. Recebidos - Neste caso, é possível utilizar o poder conferido ao regulador para que arquivos sejam entregues no formato do E-PING.
Isso é verdade, mas não é a verdade inteira. Documentos coletados em fiscalizações não seguem este padrão.
Uma coisa é ter a obrigação de entregar documentos em um formato específico, outro bem diferente é ter de prestar informações eventuais por conta de um processo sancionador.
É fato que os aplicativos comerciais, utilizados pelo mercado, não produzem documentos compatíveis com os formatos do E-PING.
Assim, tenho as seguintes dúvidas para este caso específico:

1. Se não é possível controlar a entrada, como se pode aderir aos formatos do E-PING? Por conversão? Mesmo quando há grandes lotes?

2. E o que fazer com planilhas dotadas de macros? Arquivos assinados com certificado digital? A conversão elimina tais características.


Luciano de Souza
Gerência de projetos
Comissão de Valores Mobiliários
11 2146-2080

Do ponto de vista arquivístico, penso que a questão esteja bem encadeada. mas gostaria de conhecer casos em que tal foi implementado com sucesso.
Digamos que um usuário tenha um xlsm, com macros que conferem ao arquivo a característica automodificável.
O usuário não pode imprimi-lo para PDF porque a planilha possui 28 colunas e não haveria meio de visualizá-las em papel A4.
O SEI exigirá ODs para planilhas, então, o usuário tem de convertê-la e juntá-la convertida para o processo? E guardará também o original?
E se o conteúdo da planilha for montado pela macro e sem ela não houver sentido em visualizá-la? O que fazer se o ODS desativa as macros?
E se, por este motivo, decidir que este arquivo, de forma atípica, tem de ser incluído no SEI, como proceder se a restrição de formatos é aplicável a todos os documentos?
E se o usuário recebeu de uma fiscalização 2000 planilhas, como poderia executar procedimentos específicos de conversão para cada um deles?
De fato, este é tema que me suscita muitas dúvidas.


De: Murilo Billig Schäfer [mailto:mbsarquivo@yahoo.com.br]
Enviada em: sexta-feira, 16 de setembro de 2016 14:20

Para: Francisco Luciano de Souza; sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br

Assunto: Re: [sei-negocio] SEI - Evidências em processos sancionadores e formatos de arquivos do E-PING

Prezados,

No e-ARQ Brasil, no item 3.5 consta algo sobre arquivos contendo macros. Transcrevo aqui a parte principal do tópico:

"Outros documentos podem conter um código que os modifica realmente. É o caso de uma folha de cálculo com um “macro” sofisticado que a altera (por meio de software de aplicações utilizado para visualização) e, em seguida, guarda a folha automaticamente. Os documentos automodificáveis devem ser evitados. Caso isso não seja possível, devem ser armazenados em formatos que desativem o código automodificador ou visualizados por meio de software que não desencadeie a alteração. Por exemplo: uma planilha de cálculo que contenha “macros” deve ser convertida para um formato estável, como o .pdf, antes de ser capturada para o SIGAD.
Quando não for possível converter os documentos automodificáveis para um formato estável ou visualizá-los por meio de um software que não desencadeie a alteração, a captura desses documentos no SIGAD deve ser acompanhada do registro, nos metadados, das informações relativas às funções automodificadoras."

Se for necessária uma conversão, vai invalidar a assinatura...e é exatamente por isso que o sistema como um todo é que deve presumir a autenticidade dos documentos (procedimentos administrativos, de gestão, metadados, cadeia de custódia ininterrupta etc) e não somente a assinatura digital.

Sobre o procedimento de conversão em si (principalmente se for em lotes), não tenho conhecimento de que mecanismos poderiam ou teriam que ser adotados para garantir que nenhuma informação fosse perdida neste processo, mas é um risco que precisa ser avaliado.


Atenciosamente,

Murilo Schäfer - Arquivista
Departamento de Gestão Documental - DGDOC
Universidade Federal da Fronteira Sul - UFFS
Chapecó - SC

Em Sexta-feira, 16 de Setembro de 2016 13:52, Francisco Luciano de Souza > escreveu:

Prezados,
O decreto nº 8.539 de 8 de outubro de 2015 define que, para o processo eletrônico, são aceitáveis apenas os formatos de documentos do E-PING.
Tais documentos encontram-se em arquivos de duas naturezas:
1. Produzidos – Neste caso, pode-se configurar, por exemplo, o Microsoft Office para salvar nestes formatos automaticamente;
2. Recebidos – Neste caso, é possível utilizar o poder conferido ao regulador para que arquivos sejam entregues no formato do E-PING.
Isso é verdade, mas não é a verdade inteira. Documentos coletados em fiscalizações não seguem este padrão.
Uma coisa é ter a obrigação de entregar documentos em um formato específico, outro bem diferente é ter de prestar informações eventuais por conta de um processo sancionador.
É fato que os aplicativos comerciais, utilizados pelo mercado, não produzem documentos compatíveis com os formatos do E-PING.
Assim, tenho as seguintes dúvidas para este caso específico:
1. Se não é possível controlar a entrada, como se pode aderir aos formatos do E-PING? Por conversão? Mesmo quando há grandes lotes?
2. E o que fazer com planilhas dotadas de macros? Arquivos assinados com certificado digital? A conversão elimina tais características.


Luciano de Souza
Gerência de projetos
Comissão de Valores Mobiliários
11 2146-2080


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Prezado Murilo Billig,


"... Por exemplo: uma planilha de cálculo que contenha “macros” deve ser convertida para um formato estável, como o .pdf, antes de ser capturada para o SIGAD."


O "formato .pdf" não é um "formato" é uma extensão de arquivo somente. O Portable Document Format tem várias versões possíveis e extensões possíveis. Por exemplo o XFA permite criação de formulários no PDF 1.5 e é algo proprietário e não está na ISO. Então isso seria um '.pdf' com formato fechado e num formato 'não-estável'. Por isso é importante dizer que é um PDF/A-1.a ou PDF/X ou outro formato específico. E dependendo da versão/formato é possível simplesmente 'linkar' figuras com imagens externas ao documento, assim, retirar parte das informações de um arquivo ao convertê-lo no envio para o SIGAD. Não vou ficar trazendo aqui mais exemplos pois aqui não é o fórum para isso.


https://en.wikipedia.org/wiki/Portable_Document_Format#Adobe_XML_Forms_Architecture_.28XFA.29



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De: sei-negocio em nome de Murilo Billig Schäfer
Enviado: sexta-feira, 16 de setembro de 2016 14:20

Para: Francisco Luciano de Souza; sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br
Assunto: Re: [sei-negocio] SEI - Evidências em processos sancionadores e formatos de arquivos do E-PING

Prezados,

No e-ARQ Brasil, no item 3.5 consta algo sobre arquivos contendo macros. Transcrevo aqui a parte principal do tópico:

"Outros documentos podem conter um código que os modifica realmente. É o caso de uma folha de cálculo com um “macro” sofisticado que a altera (por meio de software de aplicações utilizado para visualização) e, em seguida, guarda a folha automaticamente. Os documentos automodificáveis devem ser evitados. Caso isso não seja possível, devem ser armazenados em formatos que desativem o código automodificador ou visualizados por meio de software que não desencadeie a alteração. Por exemplo: uma planilha de cálculo que contenha “macros” deve ser convertida para um formato estável, como o .pdf, antes de ser capturada para o SIGAD.
Quando não for possível converter os documentos automodificáveis para um formato estável ou visualizá-los por meio de um software que não desencadeie a alteração, a captura desses documentos no SIGAD deve ser acompanhada do registro, nos metadados, das informações relativas às funções automodificadoras."

Se for necessária uma conversão, vai invalidar a assinatura...e é exatamente por isso que o sistema como um todo é que deve presumir a autenticidade dos documentos (procedimentos administrativos, de gestão, metadados, cadeia de custódia ininterrupta etc) e não somente a assinatura digital.

Sobre o procedimento de conversão em si (principalmente se for em lotes), não tenho conhecimento de que mecanismos poderiam ou teriam que ser adotados para garantir que nenhuma informação fosse perdida neste processo, mas é um risco que precisa ser avaliado.


Atenciosamente,

Murilo Schäfer - Arquivista
Departamento de Gestão Documental - DGDOC
Universidade Federal da Fronteira Sul - UFFS
Chapecó - SC


Em Sexta-feira, 16 de Setembro de 2016 13:52, Francisco Luciano de Souza escreveu:




Prezados,
O decreto nº 8.539 de 8 de outubro de 2015 define que, para o processo eletrônico, são aceitáveis apenas os formatos de documentos do E-PING.
Tais documentos encontram-se em arquivos de duas naturezas:
1. Produzidos – Neste caso, pode-se configurar, por exemplo, o Microsoft Office para salvar nestes formatos automaticamente;
2. Recebidos – Neste caso, é possível utilizar o poder conferido ao regulador para que arquivos sejam entregues no formato do E-PING.
Isso é verdade, mas não é a verdade inteira. Documentos coletados em fiscalizações não seguem este padrão.
Uma coisa é ter a obrigação de entregar documentos em um formato específico, outro bem diferente é ter de prestar informações eventuais por conta de um processo sancionador.
É fato que os aplicativos comerciais, utilizados pelo mercado, não produzem documentos compatíveis com os formatos do E-PING.
Assim, tenho as seguintes dúvidas para este caso específico:
1. Se não é possível controlar a entrada, como se pode aderir aos formatos do E-PING? Por conversão? Mesmo quando há grandes lotes?
2. E o que fazer com planilhas dotadas de macros? Arquivos assinados com certificado digital? A conversão elimina tais características.


Luciano de Souza
Gerência de projetos
Comissão de Valores Mobiliários
11 2146-2080


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sei-negocio mailing list
sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br
https://listas.softwarepublico.gov.br/mailman/cgi-bin/listinfo/sei-negocio

Prezado Luciano,

Também não tive contato com nenhuma situação prática dessas possíveis conversões, até porque me parece que estes "problemas" começaram a ser levantados recentemente.

Eu sugiro que estas questões pontuais (a aparentemente "recentes") sejam indagadas à Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE), do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), Arquivo Nacional. Eles podem lhe auxiliar nessas dúvidas. Além do mais, recentemente o Arquivo Nacional aderiu ao SEI, então devem estar se familiarizando com as características do sistema.

Atenciosamente,
Murilo Schäfer - ArquivistaDepartamento de Gestão Documental - DGDOCUniversidade Federal da Fronteira Sul - UFFSChapecó - SC 

Em Sexta-feira, 16 de Setembro de 2016 14:40, Francisco Luciano de Souza escreveu:


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Enviada em: sexta-feira, 16 de setembro de 2016 14:20
Para: Francisco Luciano de Souza; sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br

Assunto: Re: [sei-negocio] SEI - Evidências em processos sancionadores e formatos de arquivos do E-PING   Prezados,   No e-ARQ Brasil, no item 3.5 consta algo sobre arquivos contendo macros. Transcrevo aqui a parte principal do tópico:   "Outros documentos podem conter um código que os modifica realmente. É o caso de uma folha de cálculo com um “macro” sofisticado que a altera (por meio de software de aplicações utilizado para visualização) e, em seguida, guarda a folha automaticamente. Os documentos  automodificáveis devem ser evitados. Caso isso não seja possível, devem ser armazenados em formatos que desativem o código  automodificador ou visualizados por meio de software que não desencadeie a alteração. Por exemplo: uma planilha de cálculo que contenha “macros” deve ser convertida para um formato estável, como o .pdf, antes de ser capturada para o SIGAD. Quando não for possível converter os documentos automodificáveis para um formato estável ou visualizá-los por meio de um software que não desencadeie a alteração, a captura desses documentos no SIGAD deve ser acompanhada do registro, nos metadados, das informações  relativas às funções automodificadoras."   Se for necessária uma conversão, vai invalidar a assinatura...e é exatamente por isso que o sistema como um todo é que deve presumir a autenticidade dos documentos (procedimentos administrativos, de gestão, metadados, cadeia de custódia ininterrupta etc) e não somente a assinatura digital.   Sobre o procedimento de conversão em si (principalmente se for em lotes), não tenho conhecimento de que mecanismos poderiam ou teriam que ser adotados para garantir que nenhuma informação fosse perdida neste processo, mas é um risco que precisa ser avaliado.     Atenciosamente,   Murilo Schäfer - Arquivista Departamento de Gestão Documental - DGDOC Universidade Federal da Fronteira Sul - UFFS Chapecó - SC   Em Sexta-feira, 16 de Setembro de 2016 13:52, Francisco Luciano de Souza escreveu:     Prezados, O decreto nº 8.539 de 8 de outubro de 2015 define que, para o processo eletrônico, são aceitáveis apenas os formatos de documentos do E-PING. Tais documentos encontram-se em arquivos de duas naturezas: 1.      Produzidos – Neste caso, pode-se configurar, por exemplo, o Microsoft Office para salvar nestes formatos automaticamente; 2.      Recebidos – Neste caso, é possível utilizar o poder conferido ao regulador para que arquivos sejam entregues no formato do E-PING. Isso é verdade, mas não é a verdade inteira. Documentos coletados em fiscalizações não seguem este padrão. Uma coisa é ter a obrigação de entregar documentos em um formato específico, outro bem diferente é ter de prestar informações eventuais por conta de um processo sancionador. É fato que os aplicativos comerciais, utilizados pelo mercado, não produzem documentos compatíveis com os formatos do E-PING. Assim, tenho as seguintes dúvidas para este caso específico: 1.      Se não é possível controlar a entrada, como se pode aderir aos formatos do E-PING? Por conversão? Mesmo quando há grandes lotes? 2.      E o que fazer com planilhas dotadas de macros? Arquivos assinados com certificado digital? A conversão elimina tais características.     Luciano de Souza Gerência de projetos Comissão de Valores Mobiliários 11 2146-2080  
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Prezados,

Excelente observação Carlos. Acho que nesse tópico do e-ARQ o objetivo seja explicar a possível necessidade de conversão de formatos, mas sem especificar pormenorizadamente as versões apropriadas para isso.


E aproveitando o assunto do e-PING e formatos.... uma das referências utilizadas atualmente pela área arquivística na definição de formatos é a que segue no link a seguir. Ela está relacionada ao Archivematica ( plataforma para preservação digital). Talvez possa ser útil na discussão de definição de formatos a serem adotados.

https://wiki.archivematica.org/Format_policies

Atenciosamente,
Murilo Schäfer - ArquivistaDepartamento de Gestão Documental - DGDOCUniversidade Federal da Fronteira Sul - UFFSChapecó - SC

Em Sexta-feira, 16 de Setembro de 2016 14:41, Carlos Eduardo Araujo Vieira escreveu:


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"... Por exemplo: uma planilha de cálculo que contenha “macros” deve ser convertida para um formato estável, como o .pdf, antes de ser capturada para o SIGAD."

O "formato .pdf" não é um "formato" é uma extensão de arquivo somente. O Portable Document Format tem várias versões possíveis e extensões possíveis. Por exemplo o XFA permite criação de formulários no PDF 1.5 e é algo proprietário e não está na ISO. Então isso seria um '.pdf' com formato fechado e num formato 'não-estável'. Por isso é importante dizer que é um PDF/A-1.a ou PDF/X ou outro formato específico. E dependendo da versão/formato é possível simplesmente 'linkar' figuras com imagens externas ao documento, assim, retirar parte das informações de um arquivo ao convertê-lo no envio para o SIGAD. Não vou ficar trazendo aqui mais exemplos pois aqui não é o fórum para isso.

https://en.wikipedia.org/wiki/Portable_Document_Format#Adobe_XML_Forms_Architecture_.28XFA.29


De: sei-negocio em nome de Murilo Billig Schäfer
Enviado: sexta-feira, 16 de setembro de 2016 14:20
Para: Francisco Luciano de Souza; sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br

Assunto: Re: [sei-negocio] SEI - Evidências em processos sancionadores e formatos de arquivos do E-PING Prezados,

No e-ARQ Brasil, no item 3.5 consta algo sobre arquivos contendo macros. Transcrevo aqui a parte principal do tópico:
"Outros documentos podem conter um código que os modifica realmente. É o caso de uma folha de cálculo com um “macro” sofisticado que a altera (por meio de software de aplicações utilizado para visualização) e, em seguida, guarda a folha automaticamente. Os documentos  automodificáveis devem ser evitados. Caso isso não seja possível, devem ser armazenados em formatos que desativem o código  automodificador ou visualizados por meio de software que não desencadeie a alteração. Por exemplo: uma planilha de cálculo que contenha “macros” deve ser convertida para um formato estável, como o .pdf, antes de ser capturada para o SIGAD.Quando não for possível converter os documentos automodificáveis para um formato estável ou visualizá-los por meio de um software que não desencadeie a alteração, a captura desses documentos no SIGAD deve ser acompanhada do registro, nos metadados, das informações  relativas às funções automodificadoras."
Se for necessária uma conversão, vai invalidar a assinatura...e é exatamente por isso que o sistema como um todo é que deve presumir a autenticidade dos documentos (procedimentos administrativos, de gestão, metadados, cadeia de custódia ininterrupta etc) e não somente a assinatura digital.
Sobre o procedimento de conversão em si (principalmente se for em lotes), não tenho conhecimento de que mecanismos poderiam ou teriam que ser adotados para garantir que nenhuma informação fosse perdida neste processo, mas é um risco que precisa ser avaliado.

Atenciosamente,
Murilo Schäfer - ArquivistaDepartamento de Gestão Documental - DGDOCUniversidade Federal da Fronteira Sul - UFFSChapecó - SC


Em Sexta-feira, 16 de Setembro de 2016 13:52, Francisco Luciano de Souza escreveu:

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É uma ótima sugestão. Eles são os mais indicados para estas espinhosas questões.

De: Murilo Billig Schäfer [mailto:mbsarquivo@yahoo.com.br]

Enviada em: sexta-feira, 16 de setembro de 2016 14:57

Para: Francisco Luciano de Souza; sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br

Assunto: Re: RES: [sei-negocio] SEI - Evidências em processos sancionadores e formatos de arquivos do E-PING

Prezado Luciano,

Também não tive contato com nenhuma situação prática dessas possíveis conversões, até porque me parece que estes "problemas" começaram a ser levantados recentemente.

Eu sugiro que estas questões pontuais (a aparentemente "recentes") sejam indagadas à Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE), do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), Arquivo Nacional. Eles podem lhe auxiliar nessas dúvidas. Além do mais, recentemente o Arquivo Nacional aderiu ao SEI, então devem estar se familiarizando com as características do sistema.

Atenciosamente,

Murilo Schäfer - Arquivista
Departamento de Gestão Documental - DGDOC
Universidade Federal da Fronteira Sul - UFFS
Chapecó - SC

Em Sexta-feira, 16 de Setembro de 2016 14:40, Francisco Luciano de Souza > escreveu:

Do ponto de vista arquivístico, penso que a questão esteja bem encadeada. mas gostaria de conhecer casos em que tal foi implementado com sucesso.
Digamos que um usuário tenha um xlsm, com macros que conferem ao arquivo a característica automodificável.
O usuário não pode imprimi-lo para PDF porque a planilha possui 28 colunas e não haveria meio de visualizá-las em papel A4.
O SEI exigirá ODs para planilhas, então, o usuário tem de convertê-la e juntá-la convertida para o processo? E guardará também o original?
E se o conteúdo da planilha for montado pela macro e sem ela não houver sentido em visualizá-la? O que fazer se o ODS desativa as macros?
E se, por este motivo, decidir que este arquivo, de forma atípica, tem de ser incluído no SEI, como proceder se a restrição de formatos é aplicável a todos os documentos?
E se o usuário recebeu de uma fiscalização 2000 planilhas, como poderia executar procedimentos específicos de conversão para cada um deles?
De fato, este é tema que me suscita muitas dúvidas.


De: Murilo Billig Schäfer [mailto:mbsarquivo@yahoo.com.br]
Enviada em: sexta-feira, 16 de setembro de 2016 14:20
Para: Francisco Luciano de Souza; sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br
Assunto: Re: [sei-negocio] SEI - Evidências em processos sancionadores e formatos de arquivos do E-PING

Prezados,

No e-ARQ Brasil, no item 3.5 consta algo sobre arquivos contendo macros. Transcrevo aqui a parte principal do tópico:

"Outros documentos podem conter um código que os modifica realmente. É o caso de uma folha de cálculo com um “macro” sofisticado que a altera (por meio de software de aplicações utilizado para visualização) e, em seguida, guarda a folha automaticamente. Os documentos automodificáveis devem ser evitados. Caso isso não seja possível, devem ser armazenados em formatos que desativem o código automodificador ou visualizados por meio de software que não desencadeie a alteração. Por exemplo: uma planilha de cálculo que contenha “macros” deve ser convertida para um formato estável, como o .pdf, antes de ser capturada para o SIGAD.
Quando não for possível converter os documentos automodificáveis para um formato estável ou visualizá-los por meio de um software que não desencadeie a alteração, a captura desses documentos no SIGAD deve ser acompanhada do registro, nos metadados, das informações relativas às funções automodificadoras."

Se for necessária uma conversão, vai invalidar a assinatura...e é exatamente por isso que o sistema como um todo é que deve presumir a autenticidade dos documentos (procedimentos administrativos, de gestão, metadados, cadeia de custódia ininterrupta etc) e não somente a assinatura digital.

Sobre o procedimento de conversão em si (principalmente se for em lotes), não tenho conhecimento de que mecanismos poderiam ou teriam que ser adotados para garantir que nenhuma informação fosse perdida neste processo, mas é um risco que precisa ser avaliado.


Atenciosamente,

Murilo Schäfer - Arquivista
Departamento de Gestão Documental - DGDOC
Universidade Federal da Fronteira Sul - UFFS
Chapecó - SC

Em Sexta-feira, 16 de Setembro de 2016 13:52, Francisco Luciano de Souza > escreveu:


Prezados,
O decreto nº 8.539 de 8 de outubro de 2015 define que, para o processo eletrônico, são aceitáveis apenas os formatos de documentos do E-PING.
Tais documentos encontram-se em arquivos de duas naturezas:
1. Produzidos – Neste caso, pode-se configurar, por exemplo, o Microsoft Office para salvar nestes formatos automaticamente;
2. Recebidos – Neste caso, é possível utilizar o poder conferido ao regulador para que arquivos sejam entregues no formato do E-PING.
Isso é verdade, mas não é a verdade inteira. Documentos coletados em fiscalizações não seguem este padrão.
Uma coisa é ter a obrigação de entregar documentos em um formato específico, outro bem diferente é ter de prestar informações eventuais por conta de um processo sancionador.
É fato que os aplicativos comerciais, utilizados pelo mercado, não produzem documentos compatíveis com os formatos do E-PING.
Assim, tenho as seguintes dúvidas para este caso específico:
1. Se não é possível controlar a entrada, como se pode aderir aos formatos do E-PING? Por conversão? Mesmo quando há grandes lotes?
2. E o que fazer com planilhas dotadas de macros? Arquivos assinados com certificado digital? A conversão elimina tais características.


Luciano de Souza
Gerência de projetos
Comissão de Valores Mobiliários
11 2146-2080


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https://listas.softwarepublico.gov.br/mailman/cgi-bin/listinfo/sei-negocio

O principal meio de contato que utilizo é o email da Srª Claudia Lacombe (presidente da CTDE).

Segue endereço: lacombe@arquivonacional.gov.br

Atenciosamente,
Murilo Schäfer - ArquivistaDepartamento de Gestão Documental - DGDOCUniversidade Federal da Fronteira Sul - UFFSChapecó - SC

Em Sexta-feira, 16 de Setembro de 2016 15:29, Francisco Luciano de Souza escreveu:


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Eles são os mais indicados para estas espinhosas questões.     De: Murilo Billig Schäfer [mailto:mbsarquivo@yahoo.com.br]

Enviada em: sexta-feira, 16 de setembro de 2016 14:57
Para: Francisco Luciano de Souza; sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br

Assunto: Re: RES: [sei-negocio] SEI - Evidências em processos sancionadores e formatos de arquivos do E-PING   Prezado Luciano,   Também não tive contato com nenhuma situação prática dessas possíveis conversões, até porque me parece que estes "problemas" começaram a ser levantados recentemente.   Eu sugiro que estas questões pontuais (a aparentemente "recentes") sejam indagadas à Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE), do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), Arquivo Nacional. Eles podem lhe auxiliar nessas dúvidas. Além do mais, recentemente o Arquivo Nacional aderiu ao SEI, então devem estar se familiarizando com as características do sistema.   Atenciosamente,   Murilo Schäfer - Arquivista Departamento de Gestão Documental - DGDOC Universidade Federal da Fronteira Sul - UFFS Chapecó - SC     Em Sexta-feira, 16 de Setembro de 2016 14:40, Francisco Luciano de Souza escreveu:   Do ponto de vista arquivístico, penso que a questão esteja bem encadeada. mas gostaria de conhecer casos em que tal foi implementado com sucesso. Digamos que um usuário tenha um xlsm, com macros que conferem ao arquivo a característica automodificável. O usuário não pode imprimi-lo para PDF porque a planilha possui 28 colunas e não haveria meio de visualizá-las em papel A4. O SEI  exigirá  ODs para planilhas, então, o usuário tem de convertê-la e juntá-la convertida para o processo? E guardará também o original? E se o conteúdo da planilha for montado pela macro e sem ela não houver sentido em visualizá-la? O que fazer se o ODS desativa as macros? E se, por este motivo, decidir que este arquivo, de forma atípica, tem de ser incluído no SEI, como proceder se a restrição de formatos é aplicável a todos os documentos? E se o usuário recebeu de uma fiscalização 2000 planilhas, como poderia executar procedimentos específicos de conversão para cada um deles? De fato, este é tema que me suscita muitas dúvidas.     De: Murilo Billig Schäfer [mailto:mbsarquivo@yahoo.com.br]

Enviada em: sexta-feira, 16 de setembro de 2016 14:20
Para: Francisco Luciano de Souza; sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br

Assunto: Re: [sei-negocio] SEI - Evidências em processos sancionadores e formatos de arquivos do E-PING   Prezados,   No e-ARQ Brasil, no item 3.5 consta algo sobre arquivos contendo macros. Transcrevo aqui a parte principal do tópico:   "Outros documentos podem conter um código que os modifica realmente. É o caso de uma folha de cálculo com um “macro” sofisticado que a altera (por meio de software de aplicações utilizado para visualização) e, em seguida, guarda a folha automaticamente. Os documentos  automodificáveis devem ser evitados. Caso isso não seja possível, devem ser armazenados em formatos que desativem o código  automodificador ou visualizados por meio de software que não desencadeie a alteração. Por exemplo: uma planilha de cálculo que contenha “macros” deve ser convertida para um formato estável, como o .pdf, antes de ser capturada para o SIGAD. Quando não for possível converter os documentos automodificáveis para um formato estável ou visualizá-los por meio de um software que não desencadeie a alteração, a captura desses documentos no SIGAD deve ser acompanhada do registro, nos metadados, das informações  relativas às funções automodificadoras."   Se for necessária uma conversão, vai invalidar a assinatura...e é exatamente por isso que o sistema como um todo é que deve presumir a autenticidade dos documentos (procedimentos administrativos, de gestão, metadados, cadeia de custódia ininterrupta etc) e não somente a assinatura digital.   Sobre o procedimento de conversão em si (principalmente se for em lotes), não tenho conhecimento de que mecanismos poderiam ou teriam que ser adotados para garantir que nenhuma informação fosse perdida neste processo, mas é um risco que precisa ser avaliado.     Atenciosamente,   Murilo Schäfer - Arquivista Departamento de Gestão Documental - DGDOC Universidade Federal da Fronteira Sul - UFFS Chapecó - SC   Em Sexta-feira, 16 de Setembro de 2016 13:52, Francisco Luciano de Souza escreveu:     Prezados, O decreto nº 8.539 de 8 de outubro de 2015 define que, para o processo eletrônico, são aceitáveis apenas os formatos de documentos do E-PING. Tais documentos encontram-se em arquivos de duas naturezas: 1.      Produzidos – Neste caso, pode-se configurar, por exemplo, o Microsoft Office para salvar nestes formatos automaticamente; 2.      Recebidos – Neste caso, é possível utilizar o poder conferido ao regulador para que arquivos sejam entregues no formato do E-PING. Isso é verdade, mas não é a verdade inteira. Documentos coletados em fiscalizações não seguem este padrão. Uma coisa é ter a obrigação de entregar documentos em um formato específico, outro bem diferente é ter de prestar informações eventuais por conta de um processo sancionador. É fato que os aplicativos comerciais, utilizados pelo mercado, não produzem documentos compatíveis com os formatos do E-PING. Assim, tenho as seguintes dúvidas para este caso específico: 1.      Se não é possível controlar a entrada, como se pode aderir aos formatos do E-PING? Por conversão? Mesmo quando há grandes lotes? 2.      E o que fazer com planilhas dotadas de macros? Arquivos assinados com certificado digital? A conversão elimina tais características.     Luciano de Souza Gerência de projetos Comissão de Valores Mobiliários 11 2146-2080  
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