Software Público Brasileiro

Prezados Colegas, boa tarde.

Nesta segunda-feira próxima passada, dia 11, o FNDE passou a ter em produção o SEI v3.0.7, tudo correu bem, algumas inconsistências que estão sendo corrigidas e nada de extraordinário tem ocorrido.

Bem. Chamou-me a atenção, algo que, entendo ser preocupante, mas por desconhecimento de como funciona a regra do sistema, também entendo que não deveria ser assim, contudo, não sabendo as razões de o por quê foi construída assim, fica minha manifestação.

Segue um pequeno relato.

Um documento produzido em determinada unidade, assinado em seguida, logo, seguindo a rotina, o processo é encaminhado para outra unidade a quem compete, a partir daí a canetinha junto ao documento está preta. Por conseguinte o processo retorna a unidade de origem, a canetinha está preta normalmente, como é regra do sistema indicado que este documento foi assinado e não se altera mais ele, mas na barra de tarefas a canetinha também está disponível, pronta para ser usada novamente no mesmo documento que foi antes assinado e enviado.

Porém, o que notei foi: ao retornar à unidade que produziu o documento o sistema disponibiliza na barra de tarefas a canetinha para que o documento receba nova assinatura. Vide print abaixo:
[cid:image004.png@01D3742E.95777D30][cid:image008.png@01D3742E.95777D30][cid:image010.png@01D37429.188D4930]

Na figura acima, o documento havia sido assinado antes do envio para outra unidade, depois que ele retornou a canetinha está disponível novamente, quando, ao meu ver, deveria não mais aparecer impedindo que qualquer pessoa da unidade produtora derrube a assinatura e faça nova assinatura, podendo até excluir o documento.

Para mim, isso é um procedimento incorreto, pois, seguindo a lógica do processo físico, seria o mesmo que retirar o documento devidamente assinado do bojo do processo depois que esse processo movimentou por outras unidades administrativas, e em seguida, ao retornar à unidade que o enviou, fosse retirado o documento inicial e inserido novo documento no lugar.

Como eu disse, eu estranho a regra do sistema em permitir o derrubar a assinatura depois de movimentado o processo. Vide a “Consulta Andamento” do processo no SEI, o processo foi encaminhado para a unidade CGAPC em 23/11/2017, retornou à unidade DIDOP em 6/12/2017. Na unidade DIDOP, o processo disponível na unidade, como apresenta o quadro do print acima, vê-se que a canetinha está disponível para alterar o documento assinado, quando não mais poderia ser alterada a assinatura ou excluído o documento.
[cid:image015.png@01D3742E.95777D30][cid:image008.png@01D3742E.95777D30][cid:image011.png@01D3742A.C9012420]

Em instrução processual se um documento consta no bojo do processo com informações destoante do que deveria ser, este documento permanece no processo, e outro documento é produzido para esclarecer que houve um equívoco, mas não se subtrai o documento do processo, mesmo existindo a condição de se retirar peça do processo, contudo, a retirada é motivada por se usar o documento em outro ato da administração, mas não como intuito de substituição. Dessa forma, entendo haver problema com autenticidade do encadeamento do assunto no processo.

Agradeço se puderem esclarecer se a regra do sistema é essa mesma e qual a razão de ela ser assim.

Atenciosamente,

Robson Marcos R. Olinto
Chefe da Divisão de Documentação e Publicação – DIDOP/CODIL/CGLOG
Diretoria de Administração - Dirad
Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação – FNDE
Contatos: Telefone (61) 2022-4781 e E-mail: robson.olinto@fnde.gov.br
Sítio: www.fnde.gov.br
MISSÃO: Prestar assistência financeira e técnica e executar ações que contribuam para uma educação de qualidade a todos.
VISÃO DE FUTURO: Ser referência na implementação de políticas públicas.

Boa tarde Robson,

Como assim, derrubar a assinatura depois da tramitação? O que derruba a
assinatura é a edição, através do ícone Editar conteúdo, e, veja, esse
ícone não aparece mais. Já o ícone de assinatura (caneta) sempre fica
disponível para o setor que gerou o documento.

Em 13 de dezembro de 2017 15:22, escreveu:

> Prezados Colegas, boa tarde.
>
>
>
> Nesta segunda-feira próxima passada, dia 11, o FNDE passou a ter em
> produção o SEI v3.0.7, tudo correu bem, algumas inconsistências que estão
> sendo corrigidas e nada de extraordinário tem ocorrido.
>
>
>
> Bem. Chamou-me a atenção, algo que, entendo ser preocupante, mas por
> desconhecimento de como funciona a regra do sistema, também entendo que não
> deveria ser assim, contudo, não sabendo as razões de o por quê foi
> construída assim, fica minha manifestação.
>
>
>
> Segue um pequeno relato.
>
>
>
> Um documento produzido em determinada unidade, assinado em seguida, logo,
> seguindo a rotina, o processo é encaminhado para outra unidade a quem
> compete, a partir daí a canetinha junto ao documento está preta. Por
> conseguinte o processo retorna a unidade de origem, a canetinha está preta
> normalmente, como é regra do sistema indicado que este documento foi
> assinado e não se altera mais ele, mas na barra de tarefas a canetinha
> também está disponível, pronta para ser usada novamente no mesmo documento
> que foi antes assinado e enviado.
>
>
>
> Porém, o que notei foi: ao retornar à unidade que produziu o documento o
> sistema disponibiliza na barra de tarefas a canetinha para que o documento
> receba nova assinatura. Vide print abaixo:
>
>
>
> Na figura acima, o documento havia sido assinado antes do envio para outra
> unidade, depois que ele retornou a canetinha está disponível novamente,
> quando, ao meu ver, deveria não mais aparecer impedindo que qualquer pessoa
> da unidade produtora derrube a assinatura e faça nova assinatura, podendo
> até excluir o documento.
>
>
>
> Para mim, isso é um procedimento incorreto, pois, seguindo a lógica do
> processo físico, seria o mesmo que retirar o documento devidamente assinado
> do bojo do processo depois que esse processo movimentou por outras unidades
> administrativas, e em seguida, ao retornar à unidade que o enviou, fosse
> retirado o documento inicial e inserido novo documento no lugar.
>
>
>
> Como eu disse, eu estranho a regra do sistema em permitir o derrubar a
> assinatura depois de movimentado o processo. Vide a “Consulta Andamento” do
> processo no SEI, o processo foi encaminhado para a unidade CGAPC em
> 23/11/2017, retornou à unidade DIDOP em 6/12/2017. Na unidade DIDOP, o
> processo disponível na unidade, como apresenta o quadro do print acima,
> vê-se que a canetinha está disponível para alterar o documento assinado,
> quando não mais poderia ser alterada a assinatura ou excluído o documento.
>
>
>
> Em instrução processual se um documento consta no bojo do processo com
> informações destoante do que deveria ser, este documento permanece no
> processo, e outro documento é produzido para esclarecer que houve um
> equívoco, mas não se subtrai o documento do processo, mesmo existindo a
> condição de se retirar peça do processo, contudo, a retirada é motivada por
> se usar o documento em outro ato da administração, mas não como intuito de
> substituição. Dessa forma, entendo haver problema com autenticidade do
> encadeamento do assunto no processo.
>
>
>
> Agradeço se puderem esclarecer se a regra do sistema é essa mesma e qual a
> razão de ela ser assim.
>
>
>
> Atenciosamente,
>
>
>
> *Robson Marcos R. Olinto*
>
> Chefe da Divisão de Documentação e Publicação – DIDOP/CODIL/CGLOG
>
> Diretoria de Administração - Dirad
>
> *Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação – FNDE*
>
> Contatos: Telefone (61) *2022-4781* e E-mail: robson.olinto@fnde.gov.br
>
> Sítio: www.fnde.gov.br
>
> *MISSÃO*: Prestar assistência financeira e técnica e executar ações que
> contribuam para uma educação de qualidade a todos.
>
> *VISÃO DE FUTURO*: Ser referência na implementação de políticas públicas.
>
>
>
> _______________________________________________
> sei-tecnico mailing list
> sei-tecnico@listas.softwarepublico.gov.br
>https://listas.softwarepublico.gov.br/mailman/cgi-bin/listinfo/sei-tecnico
>
>

Prezada Isabel, bom dia.

Concordo que é o ícone de Editar, o seja, o pergaminho.

O que não fico tranquilo é o fato de a caneta ficar disponível depois que o processo se movimentou e, por sua vez, retornou a unidade de origem, haja a possibilidade de se assinar o documento novamente, vejo isso como um risco a integridade e autenticidade do documento, associe-se até a questão de excluí-lo.

Permita-me relatar uma situação que ocorreu no ano passado aqui na Autarquia.

– Uma usuária necessitava assinar alguns documentos em bloco de assinatura, por equívoco ela pegou um bloco que já havia sido assinado por suas superiores hierárquica, daí sem se dar conta ela assinou os documentos, sua assinatura mostrou uma distância temporal em relação as assinaturas de suas superioras de aproximadamente um mês, sem falar que naqueles documentos ela não deveria se manifestar.

O problema foi que as superioras já haviam saído da autarquia e aí ficou complicado corrigir a situação dos documentos com a existência das assinaturas e a dela de forma inapropriada.

Claro que um erro não justifica outro, contudo, a partir do momento que um documento é assinado – não me refiro a documentos em bloco de assinatura, mas a documentos constantes do processo –, e o processo foi movimentado, este processo ao retornar a unidade produtora do documento já não tenha mais a possibilidade de naquele documento ter a caneta disponível, nem para usuário interno tão pouco para o externo, isso como um mecanismo de segurança, cuja intenção é não se invalidar um documento que já cumpriu seu efeito administrativo legal.

Como eu disse, esse é o meu entendimento.

Sugiro o seguinte: Poderia ser criada uma regra assim: Quando o processo seguir a tramitação depois de ter o despacho, memorando, ofício, em fim, qualquer documento que exige assinatura, o seu retorno à unidade criadora do documento já não poderia mais ter a possibilidade de acrescer qualquer assinatura ao documento, dessa forma o documento estaria chancelado e por sua vez carregando o seu valor administrativo legal.

Fica a ideia.

Atenciosamente,

Robson Marcos R. Olinto
Chefe da Divisão de Documentação e Publicação – DIDOP/CODIL/CGLOG
Diretoria de Administração - Dirad
Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação – FNDE
Contatos: Telefone (61) 2022-4781 e E-mail: robson.olinto@fnde.gov.br
Sítio: www.fnde.gov.br
MISSÃO: Prestar assistência financeira e técnica e executar ações que contribuam para uma educação de qualidade a todos.
VISÃO DE FUTURO: Ser referência na implementação de políticas públicas.

De: Isabel [mailto:belpires1@gmail.com]
Enviada em: quarta-feira, 13 de dezembro de 2017 16:51
Para: ROBSON MARCOS RODRIGUES OLINTO
Cc: sei-tecnico@listas.softwarepublico.gov.br
Assunto: Re: [sei-tecnico] Canietinha para assinatura em documento assinado movimentado e retornado.

Boa tarde Robson,

Como assim, derrubar a assinatura depois da tramitação? O que derruba a assinatura é a edição, através do ícone Editar conteúdo, e, veja, esse ícone não aparece mais. Já o ícone de assinatura (caneta) sempre fica disponível para o setor que gerou o documento.

Em 13 de dezembro de 2017 15:22, > escreveu:

Prezados Colegas, boa tarde.

Nesta segunda-feira próxima passada, dia 11, o FNDE passou a ter em produção o SEI v3.0.7, tudo correu bem, algumas inconsistências que estão sendo corrigidas e nada de extraordinário tem ocorrido.

Bem. Chamou-me a atenção, algo que, entendo ser preocupante, mas por desconhecimento de como funciona a regra do sistema, também entendo que não deveria ser assim, contudo, não sabendo as razões de o por quê foi construída assim, fica minha manifestação.

Segue um pequeno relato.

Um documento produzido em determinada unidade, assinado em seguida, logo, seguindo a rotina, o processo é encaminhado para outra unidade a quem compete, a partir daí a canetinha junto ao documento está preta. Por conseguinte o processo retorna a unidade de origem, a canetinha está preta normalmente, como é regra do sistema indicado que este documento foi assinado e não se altera mais ele, mas na barra de tarefas a canetinha também está disponível, pronta para ser usada novamente no mesmo documento que foi antes assinado e enviado.

Porém, o que notei foi: ao retornar à unidade que produziu o documento o sistema disponibiliza na barra de tarefas a canetinha para que o documento receba nova assinatura. Vide print abaixo:

[cid:image004.png@01D374D6.88B59020]

Na figura acima, o documento havia sido assinado antes do envio para outra unidade, depois que ele retornou a canetinha está disponível novamente, quando, ao meu ver, deveria não mais aparecer impedindo que qualquer pessoa da unidade produtora derrube a assinatura e faça nova assinatura, podendo até excluir o documento.

Para mim, isso é um procedimento incorreto, pois, seguindo a lógica do processo físico, seria o mesmo que retirar o documento devidamente assinado do bojo do processo depois que esse processo movimentou por outras unidades administrativas, e em seguida, ao retornar à unidade que o enviou, fosse retirado o documento inicial e inserido novo documento no lugar.

Como eu disse, eu estranho a regra do sistema em permitir o derrubar a assinatura depois de movimentado o processo. Vide a “Consulta Andamento” do processo no SEI, o processo foi encaminhado para a unidade CGAPC em 23/11/2017, retornou à unidade DIDOP em 6/12/2017. Na unidade DIDOP, o processo disponível na unidade, como apresenta o quadro do print acima, vê-se que a canetinha está disponível para alterar o documento assinado, quando não mais poderia ser alterada a assinatura ou excluído o documento.

[cid:image001.png@01D374D8.92354940]

Em instrução processual se um documento consta no bojo do processo com informações destoante do que deveria ser, este documento permanece no processo, e outro documento é produzido para esclarecer que houve um equívoco, mas não se subtrai o documento do processo, mesmo existindo a condição de se retirar peça do processo, contudo, a retirada é motivada por se usar o documento em outro ato da administração, mas não como intuito de substituição. Dessa forma, entendo haver problema com autenticidade do encadeamento do assunto no processo.

Agradeço se puderem esclarecer se a regra do sistema é essa mesma e qual a razão de ela ser assim.

Atenciosamente,

Robson Marcos R. Olinto
Chefe da Divisão de Documentação e Publicação – DIDOP/CODIL/CGLOG
Diretoria de Administração - Dirad
Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação – FNDE
Contatos: Telefone (61) 2022-4781 e E-mail: robson.olinto@fnde.gov.br
Sítio: www.fnde.gov.br
MISSÃO: Prestar assistência financeira e técnica e executar ações que contribuam para uma educação de qualidade a todos.
VISÃO DE FUTURO: Ser referência na implementação de políticas públicas.


_______________________________________________
sei-tecnico mailing list

sei-tecnico@listas.softwarepublico.gov.br