· Ponto de Controle é utilizado para marcar situações temporárias do processo, seu status temporário, que deve evoluir com a instrução. É como reuniões de ponto de controle de projeto, em que estamos preocupados com o status das tarefas do projeto.
· Diferentemente de Acompanhamento Especial, que seu uso é mais recomendado para “acompanhar” o processo independente de atuação da Unidade nele ou mesmo para guardar no “radar” da unidade, mesmo que já tenha concluído ou esteja em outra Unidade. Pense como os “armários” da Unidade.
Vide anexo planilha “SEI_Pontos_de_Controle.xlsx” que utilizo na Anatel para controle e mapeamento de nossos Pontos de Controle. Vendo os exemplos da planilha anexa você pode entender melhor sua aplicação.
De: sei-tecnico [mailto:sei-tecnico-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Ana Paula Souza Bernardino de Oliveira Enviada em: quinta-feira, 28 de julho de 2016 09:41 Para: sei-tecnico@listas.softwarepublico.gov.br Assunto: [sei-tecnico] Ponto de Controle
Bom Dia,
Quanto a funcionalidade Pontos de Controle, a mesma já está sendo utiizada em algum órgão?
Em caso afirmativo, poderiam explicar-me qual o conceito de aplicação dela?
Aqui na ANS ainda não utilizamos pois a ferramenta ponto de controle depende de inclusão e exclusão manual do ponto de controle pelo responsável pelo processo.
O que é esta funcionalidade pelo que entendi, me corrijam se eu estiver errada:
- O ponto de controle como próprio nome diz é um momento/status do processo.
Como o SEI não possui workflow pré-definido, em que mudasse de fase sempre que ocorresse um determinado evento, criaram esta funcionalidade para que a pessoa que estiver com posse do processo possa atribuir um status de ponto de controle e retirar quando sair deste status e colocar outro gerando assim contagem de tempos em que o processo ficou naquele status(ponto de controle)
Exemplo:
A unidade encaminha um oficio solicitando uma documentação a uma empresa que está sendo fiscalizada.
A unidade tem um ponto de controle cadastrado para esta unidade denominado “aguardando resposta da fiscalizada”.
O responsável pelo processo assim que encaminha o ofício inclui o ponto de controle “aguardando resposta da fiscalizada”.
Ao receber a resposta da empresa fiscalizada depois de 2 dias, clica em ponto de controle e retira o ponto de controle “aguardando resposta da fiscalizada”. Logo, se tivesse uma query apareceria que para este processo a fiscalizada demorou dois dias para responder a um ofício, que foi o tempo de duração que ficou com o ponto de controle “aguardando resposta da fiscalizada”.
Chegando a resposta da empresa fiscalizada o responsável pelo processo poderia incluir este em um novo ponto de controle “aguardando análise da resposta solicitada” que vamos dizer que ficou durante 10 dias.
Ao ir analisar a resposta retiraria o ponto de controle “aguardando análise da resposta solicitada” e colocaria um novo ponto de controle “em análise da resposta solicitada”. Vamos dizer que demorou 1 dia fazendo esta análise que foi finalizada com a criação de um documento - decisão, que enviará para assinatura da chefia imediata/gerencia. Neste momento, retira o ponto de controle “em análise da resposta solicitada” e inclui num novo ponto de controle “aguardando validação e assinatura da decisão” e encaminha o documento para assinatura por bloco de assinaturas, vamos considerar que demorou 3 dias para que a validação e assinatura fossem realizadas.
Ao retornar o bloco de assinatura o responsável pelo processo retira o ponto de controle “aguardando validação e assinatura da decisão” e inclui um novo ponto de controle “aguardando notificação sobre a decisão”. Então, prepara a notificação sobre a decisão, assina a mesma e anexa a decisão e encaminha por e-mail para a empresa durou 4 dias.
Então retira o ponto de controle “aguardando notificação sobre a decisão” e inclui novo ponto de controle “aguardando recurso sobre decisão” após 5 dias recebe o recurso e retira o ponto de controle “aguardando recurso sobre decisão” e inclui novo ponto de controle “aguardando analise do recurso sobre a decisão”
Se tivéssemos uma query poderíamos ter os tempos gastos em cada fase deste tipo de processo:
“aguardando resposta da fiscalizada” – 2 dias
“aguardando análise da resposta solicitada” – 10 dias
“em análise da resposta solicitada” – 1 dia
“aguardando validação e assinatura da decisão” – 3 dias
“aguardando notificação sobre a decisão” – 4 dias
“aguardando recurso sobre a decisão” - 5 dias
“aguardando analise do recurso sobre a decisão” – em aberto há 8 dias
Tempos de duração de todas as fases deste processo até hj – 33 dias
Assim, poderíamos ter a média destas fases em cada tipo de processo por fase definida por ponto de controle, os tempos de duração de todas as fases deste processo até hj e tempo médio gasto em cada umas das fases (ponto de controle) dentro de um período.
Com estes dados o gestor poderia avaliar os gargalos do seu processo de trabalho e atuar para reduzir os tempos.
Como não entra nas fases automaticamente, os dados gerados ficam frágeis pois depende da mão humana para alterar as fases – ponto de controle.
Quando fiz o curso com o Nei da Anatel, ele mostrou a utilização da ferramenta e disse que eles tinham desenvolvido uma query para extrair os dados do ponto de controle. Até interessa a ANS obter esta query para analisar a possível implementação aqui também.
Estou esperando talvez uma melhoria desta funcionalidade para propor a implementação aqui em algumas unidades da ANS, ou quem sabe, que o programa que a ANAC tem de gestão de processos seja integrado ao SEI para que possa complementar esta funcionalidade.
Att.,
Andréa Brites Pinto e Freitas Especialista em Regulação de Saúde Suplementar GEQIN DIGES - Diretoria de Gestão Tel.: (21) 2105-0089
ANS. A agência reguladora de planos de saúde do Brasil.
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De: sei-tecnico [mailto:sei-tecnico-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Ana Paula Souza Bernardino de Oliveira Enviada em: quinta-feira, 28 de julho de 2016 09:41 Para: sei-tecnico@listas.softwarepublico.gov.br Assunto: [sei-tecnico] Ponto de Controle
Bom Dia,
Quanto a funcionalidade Pontos de Controle, a mesma já está sendo utiizada em algum órgão?
Em caso afirmativo, poderiam explicar-me qual o conceito de aplicação dela?