PrezadoAlex,
Achoque o principal "problema" dos documentos/processoshíbridos é a necessidade de um controle minucioso da parteanalógica concomitantemente às partes nato digitais. Como uma partedo processo estará no papel (e na maioria dos casos, essas peçasacabam sendo enviadas ao Arquivo da Instituição), quando a partedigital tiver sua destinação efetivada (eliminação ou guardapermanente), aquelas peças em papel que integram o processo (e queestão no Arquivo) também terão que seguir a mesma destinação,exigindo um controle preciso para cada umas das peças que integram oprocesso. Se este procedimento não for realizado, voltamos para alógica de não efetivar a destinação de documentos, gerando os"clássicos" depósitos de documentos em papel ou deixandocentenas de documentos digitais que já poderiam ser eliminados nosistema informatizado. Como a maioria das instituições têm sérias limitações emefetivar a gestão documental no que é exclusivamente em papel (e nodigital, isso sequer está sendo considerado, o que é realmentepreocupante), criar documentos híbridos acaba tornando o cenárioainda mais dificultoso para a destinação dos documentos (a menosque a instituição realmente tenha condições de fazer essecontrole). Não por acaso, no contexto em que estamos, eu seriaadepto de criar ou documentos totalmente nato digitais ou totalmenteem papel, pois facilitaria muito à destinação dos documentos,tanto analógicos quanto digitais. Quantoà situação dos processos de adicional de insalubridade continuaremem meio analógico até finalizarem, eu consideraria o caminho maisadequado, visto que teríamos um conjunto de documentos originais emum único ambiente, sem a preocupação de controle concomitante. Oproblema é que como "a chave já foi virada totalmente",para todos os documentos e processos, independente de terem um fluxoque pudesse ser totalmente nato digital, os processos deinsalubridade serão híbridos, afinal, as portarias originais jásão produzidas no SEI. Uma alternativa, se for necessário, éimprimir a portaria (impressa tem status de cópia) e juntar no processo analógicoa fim de manter um conjunto completo de informações.... e pensarcomo será realizado o controle de longo prazo da destinação dosdocumentos originais que estão em dois ambientes.
Atenciosamente,
Murilo Schäfer
Em Segunda-feira, 4 de Setembro de 2017 15:51, Alex Fernandes de Oliveira
escreveu:
Prezados,
Dentre as situações ocorridas na implementação do SEI nesta universidade
surgiu uma que, aparentemente tranquila, esta exigindo uma pesquisa para
saber como demais instituições estão tratando este tema.
Esta universidade esta a cerca de três semanas com o sistema sendo
trabalhando por todas as unidades, ou seja, "viramos a chave" a menos de
um mês. Nesse sentido, e por deliberação da comissão de implantação os
processos que estavam em meio analogico (papel) poderiam, em
determinados casos, proseguirem tramitação em meio digital, aplicando-se
o conceito de processos híbridos.
No entando, em meio as diversas assistências em que comissão esta
prestando as unidades da universidade sobre implantação do sistema,
surgiu a seguinte situação:
Determinada unidade esta realizando a revisão de processos que concedem
adicional insalubridade, assim estão recebendo documentação analogica
(papel) dos interessados há alguns meses, ou seja, os processos estão
andamento desde março. Assim, esta unidade relatou sua situação e
questionou a comissão sobre a possibilidade de continuar os processos em
meio analgico (papel) ate que finda-se a demanda e que, posteriormente,
possa-se produzir a portaria de deferimento ou indeferimento no SEI,
pois a partir da virada de chave as portarias estão sendo produzidas
apenas no sistema.
Dessa forma, surgiu a duvida sobre a aplicação do conceito de processo
hibrido, que esta diposto da seguinte forma no e-arq Brasil.
1.6 Gerenciamento de documentos e processos/dossiês arquivísticos
convencionais e híbridos
O arquivo de uma organização pode conter documentos ou dossiês/processos
digitais e convencionais.
Um SIGAD deve registrar os documentos ou dossiês/processos
convencionais, que devem ser classificados
com base no mesmo plano de classificação usado para os digitais, e ainda
possibilitar a gestão de
documentos ou dossiês/processos híbridos. Os documentos ou
dossiês/processos híbridos são formados
por uma parte digital e outra convencional.
Neste caso, aplicando-se o conceito de processo hibrido, é possivel
possuir um processo em meio analogico (papel) contendo todo o conteudo
das atividades documentadas e em seu correspondente digital, autuado com
mesmo NUP, apenas um documento, ou seja, neste caso apenas a Portaria
que Reitor assina.
Solicito ajuda para posicionar-me sobre esta situação, e peço que deêm
seus pareceres baseando-se na aplicação deste conceito em suas
respectivas instituições.
Desde ja, agradeço!!
Att;
--
Alex Fernandes
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