Peço ajuda a vocês. A situação é a seguinte: Chegou um documento externo no Protocolo e o mesmo deverá ser inserido em um processo que está em outra Unidade. O Protocolo tem como inserir este documento diretamente no processo? O Protocolo abre um novo Processo e encaminha para a Unidade? O Protocolo recebe, digitaliza e encaminha para que a Unidade insira o documento no Processo? Neste caso haveria um outro controle de recebimento e envio de documentos externos avulso.
Aqui na ANS nosso protocolo é basicamente de terceirizados o que prejudica a compreensão dos documentos para se dar autonomia inicial de acessar ao processo eletrônico do SEi inserir diretamente o documento, além disso, ficaria difícil o controle pelos usuários dos processos devido ao volume de chegada de documentos. Então criamos um processo tipo "01 - Processo para transporte de documentos do protocolo" que será utilizado somente pelo protocolo. Que ao chegar o documento em papel o digitalizará, incluirá neste processo e enviará para a unidade organizacional que foi citada no documento, que deverá tomar as providências cabíveis quanto ao documento. No caso, ao chegar o processo deste tipo identificar o processo de que se trata o documento, e movê-lo para o devido processo. Caso não exista um processo, deverá criar um processo novo e mover o documento, tendo em vista que o assunto do processo do tipo 01 que colocamos é "001" e o sei não permite a retirada. Em caso de mais de uma área citada no documento, verificar-se-á se existem ais de um assunto no documento, caso verdadeiro uma área moverá o documento e a outra citará o documento em seu despacho através d elink.
Andréa Brites Pinto e Freitas Especialista em Regulação de Saúde Suplementar GEQIN DIGES - Diretoria de Gestão Tel.: (21) 2105-0089 ANS. A agência reguladora de planos de saúde do Brasil.
Antes de imprimir pense em sua responsabilidade e compromisso com o meio ambiente.
-----Mensagem original----- De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Sandoval José Fernandes de Medeiros Enviada em: terça-feira, 16 de agosto de 2016 10:05 Para: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br Assunto: [sei-negocio] Procedimento Inserção de Documento Externo
Olá Pessoal,
Peço ajuda a vocês. A situação é a seguinte: Chegou um documento externo no Protocolo e o mesmo deverá ser inserido em um processo que está em outra Unidade. O Protocolo tem como inserir este documento diretamente no processo? O Protocolo abre um novo Processo e encaminha para a Unidade? O Protocolo recebe, digitaliza e encaminha para que a Unidade insira o documento no Processo? Neste caso haveria um outro controle de recebimento e envio de documentos externos avulso.
Atenciosamente,
Sandoval Medeiros Projeto SEI-Bahia _______________________________________________
Estamos procedendo de uma forma parecida aqui na Susep. Criamos o Tipo "Controle - Protocolo".
Atenciosamente,
Evelyn Campos ________________________________________ De: sei-negocio [sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] em nome de Andrea Freitas [andrea.freitas@ans.gov.br] Enviado: terça-feira, 16 de agosto de 2016 11:12 Para: 'Sandoval José Fernandes de Medeiros'; sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br Assunto: [GRAYMAIL] [sei-negocio] RES: Procedimento Inserção de Documento Externo
Aqui na ANS nosso protocolo é basicamente de terceirizados o que prejudica a compreensão dos documentos para se dar autonomia inicial de acessar ao processo eletrônico do SEi inserir diretamente o documento, além disso, ficaria difícil o controle pelos usuários dos processos devido ao volume de chegada de documentos. Então criamos um processo tipo "01 - Processo para transporte de documentos do protocolo" que será utilizado somente pelo protocolo. Que ao chegar o documento em papel o digitalizará, incluirá neste processo e enviará para a unidade organizacional que foi citada no documento, que deverá tomar as providências cabíveis quanto ao documento. No caso, ao chegar o processo deste tipo identificar o processo de que se trata o documento, e movê-lo para o devido processo. Caso não exista um processo, deverá criar um processo novo e mover o documento, tendo em vista que o assunto do processo do tipo 01 que colocamos é "001" e o sei não permite a retirada. Em caso de mais de uma área citada no documento, verificar-se-á se existem ais de um assunto no documento, caso verdadeiro uma área moverá o documento e a outra citará o documento em seu despacho através d elink.
Andréa Brites Pinto e Freitas Especialista em Regulação de Saúde Suplementar GEQIN DIGES - Diretoria de Gestão Tel.: (21) 2105-0089 ANS. A agência reguladora de planos de saúde do Brasil.
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-----Mensagem original----- De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Sandoval José Fernandes de Medeiros Enviada em: terça-feira, 16 de agosto de 2016 10:05 Para: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br Assunto: [sei-negocio] Procedimento Inserção de Documento Externo
Olá Pessoal,
Peço ajuda a vocês. A situação é a seguinte: Chegou um documento externo no Protocolo e o mesmo deverá ser inserido em um processo que está em outra Unidade. O Protocolo tem como inserir este documento diretamente no processo? O Protocolo abre um novo Processo e encaminha para a Unidade? O Protocolo recebe, digitaliza e encaminha para que a Unidade insira o documento no Processo? Neste caso haveria um outro controle de recebimento e envio de documentos externos avulso.
Ainda não implantamos o SEI aqui na Telebras, mas o andamento dado ao protocolo era uma das nossas dúvidas. Que bom que vocês compartilharam essa prática!
"Aviso Legal" - Esta mensagem pode conter informações confidenciais e/ou privilegiadas. Se você não for o destinatário ou a pessoa autorizada a receber esta mensagem, não pode usar, copiar, ou divulgar as informações nela contidas ou tomar qualquer ação baseada nestas informações. Se você recebeu esta mensagem por engano, por favor, avise imediatamente o remetente, respondendo o email e em seguida, apague-o. Agradecemos sua cooperação.
"Disclaimer" - This message may contain confidential and/or privileged information. If you are not the addressee or authorized to receive this for the addressee, you must not use, copy, disclose or take any action based on this message or any information herein. If you have received this message in error, please, advise the sender immediately by reply e-mail and delete this message. Thank you for your cooperation.
----- Mensagem original -----
De: "Andrea Freitas" Para: "Sandoval José Fernandes de Medeiros" , sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br Enviadas: Terça-feira, 16 de agosto de 2016 11:12:44 Assunto: [sei-negocio] RES: Procedimento Inserção de Documento Externo
Aqui na ANS nosso protocolo é basicamente de terceirizados o que prejudica
a compreensão dos documentos para se dar autonomia inicial de acessar ao
processo eletrônico do SEi inserir diretamente o documento, além disso,
ficaria difícil o controle pelos usuários dos processos devido ao volume de chegada de documentos. Então criamos um processo tipo "01 - Processo para transporte de documentos do protocolo" que será utilizado somente pelo protocolo. Que ao chegar o documento em papel o digitalizará, incluirá neste processo e enviará para a unidade organizacional que foi citada no documento, que deverá tomar as providências cabíveis quanto ao documento. No caso, ao chegar o processo deste tipo identificar o processo de que se trata o documento, e movê-lo para o devido processo. Caso não exista um processo, deverá criar um processo novo e mover o documento, tendo em vista que o assunto do processo do tipo 01 que colocamos é "001" e o sei não permite a retirada. Em caso de mais de uma área citada no documento, verificar-se-á se existem ais de um assunto no documento, caso verdadeiro uma área moverá o documento e a outra citará o documento em seu despacho através d elink.
Andréa Brites Pinto e Freitas Especialista em Regulação de Saúde Suplementar GEQIN DIGES - Diretoria de Gestão Tel.: (21) 2105-0089 ANS. A agência reguladora de planos de saúde do Brasil.
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-----Mensagem original----- De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Sandoval José Fernandes de Medeiros Enviada em: terça-feira, 16 de agosto de 2016 10:05 Para: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br Assunto: [sei-negocio] Procedimento Inserção de Documento Externo
Olá Pessoal,
Peço ajuda a vocês. A situação é a seguinte: Chegou um documento externo no Protocolo e o mesmo deverá ser inserido em um processo que está em outra Unidade. O Protocolo tem como inserir este documento diretamente no processo? O Protocolo abre um novo Processo e encaminha para a Unidade? O Protocolo recebe, digitaliza e encaminha para que a Unidade insira o documento no Processo? Neste caso haveria um outro controle de recebimento e envio de documentos externos avulso.
Segue abaixo diagrama de nossa área de protocolo, baseado em nossa Portaria. Pode ajudar sobre o tema abaixo.
[cid:image001.png@01D1F8A2.C8DEA580]
De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Camila Daniela Lima de Souza Gomes Enviada em: terça-feira, 16 de agosto de 2016 20:54 Para: Andrea Freitas Cc: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br; Artur Penha Soares; Sandoval José Fernandes de Medeiros Assunto: Re: [sei-negocio] RES: Procedimento Inserção de Documento Externo
Prezada Andrea,
Ainda não implantamos o SEI aqui na Telebras, mas o andamento dado ao protocolo era uma das nossas dúvidas. Que bom que vocês compartilharam essa prática!
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De: "Andrea Freitas" > Para: "Sandoval José Fernandes de Medeiros" >, sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br
Enviadas: Terça-feira, 16 de agosto de 2016 11:12:44
Assunto: [sei-negocio] RES: Procedimento Inserção de Documento Externo
Aqui na ANS nosso protocolo é basicamente de terceirizados o que prejudica a compreensão dos documentos para se dar autonomia inicial de acessar ao processo eletrônico do SEi inserir diretamente o documento, além disso, ficaria difícil o controle pelos usuários dos processos devido ao volume de chegada de documentos. Então criamos um processo tipo "01 - Processo para transporte de documentos do protocolo" que será utilizado somente pelo protocolo. Que ao chegar o documento em papel o digitalizará, incluirá neste processo e enviará para a unidade organizacional que foi citada no documento, que deverá tomar as providências cabíveis quanto ao documento. No caso, ao chegar o processo deste tipo identificar o processo de que se trata o documento, e movê-lo para o devido processo. Caso não exista um processo, deverá criar um processo novo e mover o documento, tendo em vista que o assunto do processo do tipo 01 que colocamos é "001" e o sei não permite a retirada. Em caso de mais de uma área citada no documento, verificar-se-á se existem ais de um assunto no documento, caso verdadeiro uma área moverá o documento e a outra citará o documento em seu despacho através d elink.
Andréa Brites Pinto e Freitas Especialista em Regulação de Saúde Suplementar GEQIN DIGES - Diretoria de Gestão Tel.: (21) 2105-0089 ANS. A agência reguladora de planos de saúde do Brasil.
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-----Mensagem original----- De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Sandoval José Fernandes de Medeiros Enviada em: terça-feira, 16 de agosto de 2016 10:05
Para: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br
Assunto: [sei-negocio] Procedimento Inserção de Documento Externo
Olá Pessoal,
Peço ajuda a vocês. A situação é a seguinte: Chegou um documento externo no Protocolo e o mesmo deverá ser inserido em um processo que está em outra Unidade. O Protocolo tem como inserir este documento diretamente no processo? O Protocolo abre um novo Processo e encaminha para a Unidade? O Protocolo recebe, digitaliza e encaminha para que a Unidade insira o documento no Processo? Neste caso haveria um outro controle de recebimento e envio de documentos externos avulso.
Atenciosamente,
Sandoval Medeiros Projeto SEI-Bahia _______________________________________________ sei-negocio mailing list
Bom dia, Prezad@s, Esta prática foi adotada pela SDH como sendo a ideal para trazer de fato agilidade processual. Porém, atualmente estamos tendo alguns problemas com ela:
1) Processos e documentos avulsos que entram no protocolo com alguma restrição de acesso. O tipo criado foi: PROTOCOLO: Documento Externo, sendo o seu nível marcado como público. O trâmite para a área é rápido, não é o problema, porém o prazo que ele permanece na área como público está nos trazendo dor de cabeça. Talvez, vocês poderiam pensar em uma restrição para este tipo de processo ou terem dois, um para público e outro para restrito;
2) Em muitos casos as áreas não estão alterando o tipo de processo e nem tão pouco movendo o documento para o processo correto. Desta forma, estamos com muitos processos classificados com o tipo criado pelo protocolo; Não vejo outra forma, ou coloca-se alguém (e substituto) com um vasto conhecimento das áreas para já criar o processo correto ou terá o constante trabalho de revisar e orientar as áreas sobre a importância da classificação documental / processual. Por fim, recomendo o procedimento constar em portaria. Abs!!
De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Camila Daniela Lima de Souza Gomes Enviada em: terça-feira, 16 de agosto de 2016 20:54 Para: Andrea Freitas Cc: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br; Artur Penha Soares; Sandoval José Fernandes de Medeiros Assunto: Re: [sei-negocio] RES: Procedimento Inserção de Documento Externo
Prezada Andrea,
Ainda não implantamos o SEI aqui na Telebras, mas o andamento dado ao protocolo era uma das nossas dúvidas. Que bom que vocês compartilharam essa prática!
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________________________________ De: "Andrea Freitas" > Para: "Sandoval José Fernandes de Medeiros" >, sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br Enviadas: Terça-feira, 16 de agosto de 2016 11:12:44 Assunto: [sei-negocio] RES: Procedimento Inserção de Documento Externo
Aqui na ANS nosso protocolo é basicamente de terceirizados o que prejudica a compreensão dos documentos para se dar autonomia inicial de acessar ao processo eletrônico do SEi inserir diretamente o documento, além disso, ficaria difícil o controle pelos usuários dos processos devido ao volume de chegada de documentos. Então criamos um processo tipo "01 - Processo para transporte de documentos do protocolo" que será utilizado somente pelo protocolo. Que ao chegar o documento em papel o digitalizará, incluirá neste processo e enviará para a unidade organizacional que foi citada no documento, que deverá tomar as providências cabíveis quanto ao documento. No caso, ao chegar o processo deste tipo identificar o processo de que se trata o documento, e movê-lo para o devido processo. Caso não exista um processo, deverá criar um processo novo e mover o documento, tendo em vista que o assunto do processo do tipo 01 que colocamos é "001" e o sei não permite a retirada. Em caso de mais de uma área citada no documento, verificar-se-á se existem ais de um assunto no documento, caso verdadeiro uma área moverá o documento e a outra citará o documento em seu despacho através d elink.
Andréa Brites Pinto e Freitas Especialista em Regulação de Saúde Suplementar GEQIN DIGES - Diretoria de Gestão Tel.: (21) 2105-0089 ANS. A agência reguladora de planos de saúde do Brasil.
Antes de imprimir pense em sua responsabilidade e compromisso com o meio ambiente.
-----Mensagem original----- De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Sandoval José Fernandes de Medeiros Enviada em: terça-feira, 16 de agosto de 2016 10:05 Para: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br Assunto: [sei-negocio] Procedimento Inserção de Documento Externo
Olá Pessoal,
Peço ajuda a vocês. A situação é a seguinte: Chegou um documento externo no Protocolo e o mesmo deverá ser inserido em um processo que está em outra Unidade. O Protocolo tem como inserir este documento diretamente no processo? O Protocolo abre um novo Processo e encaminha para a Unidade? O Protocolo recebe, digitaliza e encaminha para que a Unidade insira o documento no Processo? Neste caso haveria um outro controle de recebimento e envio de documentos externos avulso.
É possível restringir a quantidade de documentos em um processo? Se for possível, resolve-se o problema. Cria 2 tipos de processos que originam no protocolo, como PROTOCOLO: Documento Externo ostensivo e PROTOCOLO: Documento Externo sigiloso e restringe a quantidade a apenas um documento. Ou melhor, se for possível restringir a inclusão de documentos a um setor, restringe-se ao protocolo. Não entendo muito ainda, mas foi uma saída que pensei.
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De: "Rommel Costa Moura" Para: "Camila Daniela Lima de Souza Gomes" , "Andrea Freitas" Cc: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br, "Artur Penha Soares" , "Sandoval José Fernandes de Medeiros" Enviadas: Quarta-feira, 24 de agosto de 2016 11:24:07 Assunto: RES: Procedimento Inserção de Documento Externo
Bom dia, Prezad@s,
Esta prática foi adotada pela SDH como sendo a ideal para trazer de fato agilidade processual. Porém, atualmente estamos tendo alguns problemas com ela:
1) Processos e documentos avulsos que entram no protocolo com alguma restrição de acesso. O tipo criado foi: PROTOCOLO: Documento Externo, sendo o seu nível marcado como público. O trâmite para a área é rápido, não é o problema, porém o prazo que ele permanece na área como público está nos trazendo dor de cabeça. Talvez, vocês poderiam pensar em uma restrição para este tipo de processo ou terem dois, um para público e outro para restrito;
2) Em muitos casos as áreas não estão alterando o tipo de processo e nem tão pouco movendo o documento para o processo correto. Desta forma, estamos com muitos processos classificados com o tipo criado pelo protocolo;
Não vejo outra forma, ou coloca-se alguém (e substituto) com um vasto conhecimento das áreas para já criar o processo correto ou terá o constante trabalho de revisar e orientar as áreas sobre a importância da classificação documental / processual. Por fim, recomendo o procedimento constar em portaria.
Abs!!
De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Camila Daniela Lima de Souza Gomes Enviada em: terça-feira, 16 de agosto de 2016 20:54 Para: Andrea Freitas Cc: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br; Artur Penha Soares; Sandoval José Fernandes de Medeiros Assunto: Re: [sei-negocio] RES: Procedimento Inserção de Documento Externo
Prezada Andrea,
Ainda não implantamos o SEI aqui na Telebras, mas o andamento dado ao protocolo era uma das nossas dúvidas.
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De: "Andrea Freitas" < andrea.freitas@ans.gov.br > Para: "Sandoval José Fernandes de Medeiros" < sandoval.medeiros1@saeb.ba.gov.br >, sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br
Enviadas: Terça-feira, 16 de agosto de 2016 11:12:44 Assunto: [sei-negocio] RES: Procedimento Inserção de Documento Externo
Aqui na ANS nosso protocolo é basicamente de terceirizados o que prejudica a compreensão dos documentos para se dar autonomia inicial de acessar ao processo eletrônico do SEi inserir diretamente o documento, além disso, ficaria difícil o controle pelos usuários dos processos devido ao volume de chegada de documentos. Então criamos um processo tipo "01 - Processo para transporte de documentos do protocolo" que será utilizado somente pelo protocolo. Que ao chegar o documento em papel o digitalizará, incluirá neste processo e enviará para a unidade organizacional que foi citada no documento, que deverá tomar as providências cabíveis quanto ao documento. No caso, ao chegar o processo deste tipo identificar o processo de que se trata o documento, e movê-lo para o devido processo. Caso não exista um processo, deverá criar um processo novo e mover o documento, tendo em vista que o assunto do processo do tipo 01 que colocamos é "001" e o sei não permite a retirada. Em caso de mais de uma área citada no documento, verificar-se-á se existem ais de um assunto no documento, caso verdadeiro uma área moverá o documento e a outra citará o documento em seu despacho através d elink.
Andréa Brites Pinto e Freitas Especialista em Regulação de Saúde Suplementar GEQIN DIGES - Diretoria de Gestão Tel.: (21) 2105-0089 ANS. A agência reguladora de planos de saúde do Brasil.
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-----Mensagem original-----
De: sei-negocio [ mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br ]
Em nome de Sandoval José Fernandes de Medeiros Enviada em: terça-feira, 16 de agosto de 2016 10:05 Para: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br Assunto: [sei-negocio] Procedimento Inserção de Documento Externo
Olá Pessoal,
Peço ajuda a vocês. A situação é a seguinte: Chegou um documento externo no Protocolo e o mesmo deverá ser inserido em um processo que está em outra Unidade. O Protocolo tem como inserir este documento diretamente no processo? O Protocolo abre um novo Processo e encaminha para a Unidade? O Protocolo recebe, digitaliza e encaminha para que a Unidade insira o documento no Processo? Neste caso haveria um outro controle de recebimento e envio de documentos externos avulso.
Pode ser uma solução para resolver 1 problema, que seria a continuidade do processo com tipo "errado" pela área, mas atualmente não temos como limitar via sistema. Mas o problema principal é o seu acesso por outras unidades "curiosas" e a quantidade de processos com o tipo classificado no protocolo e após isto anexado a outro correto. Hoje temos 9.696 processos como "PROTOCOLO: Documento Externo" para serem revisados e reclassificados.
De: Camila Daniela Lima de Souza Gomes [mailto:camila.gomes@telebras.com.br] Enviada em: quarta-feira, 24 de agosto de 2016 11:37 Para: Rommel Costa Moura Cc: Andrea Freitas; sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br; Artur Penha Soares; Sandoval José Fernandes de Medeiros Assunto: Re: RES: Procedimento Inserção de Documento Externo
É possível restringir a quantidade de documentos em um processo? Se for possível, resolve-se o problema. Cria 2 tipos de processos que originam no protocolo, como PROTOCOLO: Documento Externo ostensivo e PROTOCOLO: Documento Externo sigiloso e restringe a quantidade a apenas um documento. Ou melhor, se for possível restringir a inclusão de documentos a um setor, restringe-se ao protocolo. Não entendo muito ainda, mas foi uma saída que pensei.
"Aviso Legal" - Esta mensagem pode conter informações confidenciais e/ou privilegiadas. Se você não for o destinatário ou a pessoa autorizada a receber esta mensagem, não pode usar, copiar, ou divulgar as informações nela contidas ou tomar qualquer ação baseada nestas informações. Se você recebeu esta mensagem por engano, por favor, avise imediatamente o remetente, respondendo o email e em seguida, apague-o. Agradecemos sua cooperação.
"Disclaimer" - This message may contain confidential and/or privileged information. If you are not the addressee or authorized to receive this for the addressee, you must not use, copy, disclose or take any action based on this message or any information herein. If you have received this message in error, please, advise the sender immediately by reply e-mail and delete this message. Thank you for your cooperation.
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De: "Rommel Costa Moura" > Para: "Camila Daniela Lima de Souza Gomes" >, "Andrea Freitas" > Cc: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br, "Artur Penha Soares" >, "Sandoval José Fernandes de Medeiros" >
Enviadas: Quarta-feira, 24 de agosto de 2016 11:24:07 Assunto: RES: Procedimento Inserção de Documento Externo
Bom dia, Prezad@s, Esta prática foi adotada pela SDH como sendo a ideal para trazer de fato agilidade processual. Porém, atualmente estamos tendo alguns problemas com ela:
1) Processos e documentos avulsos que entram no protocolo com alguma restrição de acesso. O tipo criado foi: PROTOCOLO: Documento Externo, sendo o seu nível marcado como público. O trâmite para a área é rápido, não é o problema, porém o prazo que ele permanece na área como público está nos trazendo dor de cabeça. Talvez, vocês poderiam pensar em uma restrição para este tipo de processo ou terem dois, um para público e outro para restrito;
2) Em muitos casos as áreas não estão alterando o tipo de processo e nem tão pouco movendo o documento para o processo correto. Desta forma, estamos com muitos processos classificados com o tipo criado pelo protocolo; Não vejo outra forma, ou coloca-se alguém (e substituto) com um vasto conhecimento das áreas para já criar o processo correto ou terá o constante trabalho de revisar e orientar as áreas sobre a importância da classificação documental / processual. Por fim, recomendo o procedimento constar em portaria. Abs!!
De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Camila Daniela Lima de Souza Gomes Enviada em: terça-feira, 16 de agosto de 2016 20:54 Para: Andrea Freitas
Cc: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br; Artur Penha Soares; Sandoval José Fernandes de Medeiros
Assunto: Re: [sei-negocio] RES: Procedimento Inserção de Documento Externo
Prezada Andrea,
Ainda não implantamos o SEI aqui na Telebras, mas o andamento dado ao protocolo era uma das nossas dúvidas. Que bom que vocês compartilharam essa prática!
"Aviso Legal" - Esta mensagem pode conter informações confidenciais e/ou privilegiadas. Se você não for o destinatário ou a pessoa autorizada a receber esta mensagem, não pode usar, copiar, ou divulgar as informações nela contidas ou tomar qualquer ação baseada nestas informações. Se você recebeu esta mensagem por engano, por favor, avise imediatamente o remetente, respondendo o email e em seguida, apague-o. Agradecemos sua cooperação.
"Disclaimer" - This message may contain confidential and/or privileged information. If you are not the addressee or authorized to receive this for the addressee, you must not use, copy, disclose or take any action based on this message or any information herein. If you have received this message in error, please, advise the sender immediately by reply e-mail and delete this message. Thank you for your cooperation.
________________________________ De: "Andrea Freitas" > Para: "Sandoval José Fernandes de Medeiros" >, sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br Enviadas: Terça-feira, 16 de agosto de 2016 11:12:44 Assunto: [sei-negocio] RES: Procedimento Inserção de Documento Externo
Aqui na ANS nosso protocolo é basicamente de terceirizados o que prejudica a compreensão dos documentos para se dar autonomia inicial de acessar ao processo eletrônico do SEi inserir diretamente o documento, além disso, ficaria difícil o controle pelos usuários dos processos devido ao volume de chegada de documentos. Então criamos um processo tipo "01 - Processo para transporte de documentos do protocolo" que será utilizado somente pelo protocolo. Que ao chegar o documento em papel o digitalizará, incluirá neste processo e enviará para a unidade organizacional que foi citada no documento, que deverá tomar as providências cabíveis quanto ao documento. No caso, ao chegar o processo deste tipo identificar o processo de que se trata o documento, e movê-lo para o devido processo. Caso não exista um processo, deverá criar um processo novo e mover o documento, tendo em vista que o assunto do processo do tipo 01 que colocamos é "001" e o sei não permite a retirada. Em caso de mais de uma área citada no documento, verificar-se-á se existem ais de um assunto no documento, caso verdadeiro uma área moverá o documento e a outra citará o documento em seu despacho através d elink.
Andréa Brites Pinto e Freitas Especialista em Regulação de Saúde Suplementar GEQIN DIGES - Diretoria de Gestão Tel.: (21) 2105-0089 ANS. A agência reguladora de planos de saúde do Brasil.
Antes de imprimir pense em sua responsabilidade e compromisso com o meio ambiente.
-----Mensagem original----- De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Sandoval José Fernandes de Medeiros Enviada em: terça-feira, 16 de agosto de 2016 10:05 Para: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br Assunto: [sei-negocio] Procedimento Inserção de Documento Externo
Olá Pessoal,
Peço ajuda a vocês. A situação é a seguinte: Chegou um documento externo no Protocolo e o mesmo deverá ser inserido em um processo que está em outra Unidade. O Protocolo tem como inserir este documento diretamente no processo? O Protocolo abre um novo Processo e encaminha para a Unidade? O Protocolo recebe, digitaliza e encaminha para que a Unidade insira o documento no Processo? Neste caso haveria um outro controle de recebimento e envio de documentos externos avulso.
A criação do tipo de processo sigiloso já deve nascer com a restrição de acesso. Isso resolverá os casos futuros. Já que não tem como restringir no SEI, uma saída é a conscientização.
"Aviso Legal" - Esta mensagem pode conter informações confidenciais e/ou privilegiadas. Se você não for o destinatário ou a pessoa autorizada a receber esta mensagem, não pode usar, copiar, ou divulgar as informações nela contidas ou tomar qualquer ação baseada nestas informações. Se você recebeu esta mensagem por engano, por favor, avise imediatamente o remetente, respondendo o email e em seguida, apague-o. Agradecemos sua cooperação.
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----- Mensagem original -----
De: "Rommel Costa Moura" Para: "Camila Daniela Lima de Souza Gomes"
Cc: "Andrea Freitas" , sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br, "Artur Penha Soares" , "Sandoval José Fernandes de Medeiros" Enviadas: Quarta-feira, 24 de agosto de 2016 11:46:32 Assunto: RES: RES: Procedimento Inserção de Documento Externo
Pode ser uma solução para resolver 1 problema, que seria a continuidade do processo com tipo “errado” pela área, mas atualmente não temos como limitar via sistema.
Mas o problema principal é o seu acesso por outras unidades “curiosas” e a quantidade de processos com o tipo classificado no protocolo e após isto anexado a outro correto.
Hoje temos 9.696 processos como “PROTOCOLO: Documento Externo” para serem revisados e reclassificados.
De: Camila Daniela Lima de Souza Gomes [mailto:camila.gomes@telebras.com.br] Enviada em: quarta-feira, 24 de agosto de 2016 11:37 Para: Rommel Costa Moura Cc: Andrea Freitas; sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br; Artur Penha Soares; Sandoval José Fernandes de Medeiros Assunto: Re: RES: Procedimento Inserção de Documento Externo
É possível restringir a quantidade de documentos em um processo? Se for possível, resolve-se o problema. Cria 2 tipos de processos que originam no protocolo, como PROTOCOLO: Documento Externo ostensivo e PROTOCOLO: Documento Externo sigiloso e restringe a quantidade a apenas um documento. Ou melhor, se for possível restringir a inclusão de documentos a um setor, restringe-se ao protocolo.
Não entendo muito ainda, mas foi uma saída que pensei.
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----- Mensagem original -----
De: "Rommel Costa Moura" < rommel.moura@sdh.gov.br > Para: "Camila Daniela Lima de Souza Gomes" < camila.gomes@telebras.com.br >, "Andrea Freitas" < andrea.freitas@ans.gov.br > Cc: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br , "Artur Penha Soares" < artur.soares@telebras.com.br >, "Sandoval José Fernandes de Medeiros" < sandoval.medeiros1@saeb.ba.gov.br >
Enviadas: Quarta-feira, 24 de agosto de 2016 11:24:07 Assunto: RES: Procedimento Inserção de Documento Externo
Bom dia, Prezad@s,
Esta prática foi adotada pela SDH como sendo a ideal para trazer de fato agilidade processual. Porém, atualmente estamos tendo alguns problemas com ela:
1) Processos e documentos avulsos que entram no protocolo com alguma restrição de acesso. O tipo criado foi: PROTOCOLO: Documento Externo, sendo o seu nível marcado como público. O trâmite para a área é rápido, não é o problema, porém o prazo que ele permanece na área como público está nos trazendo dor de cabeça. Talvez, vocês poderiam pensar em uma restrição para este tipo de processo ou terem dois, um para público e outro para restrito;
2) Em muitos casos as áreas não estão alterando o tipo de processo e nem tão pouco movendo o documento para o processo correto. Desta forma, estamos com muitos processos classificados com o tipo criado pelo protocolo;
Não vejo outra forma, ou coloca-se alguém (e substituto) com um vasto conhecimento das áreas para já criar o processo correto ou terá o constante trabalho de revisar e orientar as áreas sobre a importância da classificação documental / processual. Por fim, recomendo o procedimento constar em portaria.
Abs!!
De: sei-negocio [ mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br ] Em nome de Camila Daniela Lima de Souza Gomes
Enviada em: terça-feira, 16 de agosto de 2016 20:54 Para: Andrea Freitas
Cc: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br ; Artur Penha Soares; Sandoval José Fernandes de Medeiros
Assunto: Re: [sei-negocio] RES: Procedimento Inserção de Documento Externo
Prezada Andrea,
Ainda não implantamos o SEI aqui na Telebras, mas o andamento dado ao protocolo era uma das nossas dúvidas.
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De: "Andrea Freitas" < andrea.freitas@ans.gov.br > Para: "Sandoval José Fernandes de Medeiros" < sandoval.medeiros1@saeb.ba.gov.br >, sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br Enviadas: Terça-feira, 16 de agosto de 2016 11:12:44 Assunto: [sei-negocio] RES: Procedimento Inserção de Documento Externo
Aqui na ANS nosso protocolo é basicamente de terceirizados o que prejudica a compreensão dos documentos para se dar autonomia inicial de acessar ao processo eletrônico do SEi inserir diretamente o documento, além disso, ficaria difícil o controle pelos usuários dos processos devido ao volume de chegada de documentos. Então criamos um processo tipo "01 - Processo para transporte de documentos do protocolo" que será utilizado somente pelo protocolo. Que ao chegar o documento em papel o digitalizará, incluirá neste processo e enviará para a unidade organizacional que foi citada no documento, que deverá tomar as providências cabíveis quanto ao documento. No caso, ao chegar o processo deste tipo identificar o processo de que se trata o documento, e movê-lo para o devido processo. Caso não exista um processo, deverá criar um processo novo e mover o documento, tendo em vista que o assunto do processo do tipo 01 que colocamos é "001" e o sei não permite a retirada. Em caso de mais de uma área citada no documento, verificar-se-á se existem ais de um assunto no documento, caso verdadeiro uma área moverá o documento e a outra citará o documento em seu despacho através d elink.
Andréa Brites Pinto e Freitas Especialista em Regulação de Saúde Suplementar GEQIN DIGES - Diretoria de Gestão Tel.: (21) 2105-0089 ANS. A agência reguladora de planos de saúde do Brasil.
Antes de imprimir pense em sua responsabilidade e compromisso com o meio ambiente.
-----Mensagem original----- De: sei-negocio [ mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br ] Em nome de Sandoval José Fernandes de Medeiros Enviada em: terça-feira, 16 de agosto de 2016 10:05 Para: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br Assunto: [sei-negocio] Procedimento Inserção de Documento Externo
Olá Pessoal,
Peço ajuda a vocês. A situação é a seguinte: Chegou um documento externo no Protocolo e o mesmo deverá ser inserido em um processo que está em outra Unidade. O Protocolo tem como inserir este documento diretamente no processo? O Protocolo abre um novo Processo e encaminha para a Unidade? O Protocolo recebe, digitaliza e encaminha para que a Unidade insira o documento no Processo? Neste caso haveria um outro controle de recebimento e envio de documentos externos avulso.
Aqui na Capes nós não criamos nenhum tipo de processo específico para tramitar documentos.
O que fizemos foi capacitar as pessoas que fazem a triagem no Protocolo Central (e que já faziam antes do SEI) para identificar quais são os tipos adequados, evitando necessidades de revisão futura.
Obviamente que não acertamos todas, mas estamos planificando essas informações para melhorar ainda mais nossa atividade.
Para executar isso, nosso chefe do Protocolo montou um fluxo de trabalho no qual os documentos são triados para tipo de processo, setor de destino, prioridade, quantidade de processos a serem registrados no sistema e se há o nº do processo informado (para evitar criar novos processos).
As pessoas que fazem essa triagem receberam um treinamento e são instruídas regularmente para as atualizações de tipo de processo.
No final, temos a Auditoria que identifica os aspectos do cadastro e da digitalização. O tipo de processo é um dos aspectos a serem auditados. Mas o segredo está na triagem mesmo.
De: Rommel Costa Moura [mailto:rommel.moura@sdh.gov.br] Enviada em: quarta-feira, 24 de agosto de 2016 11:47 Para: 'Camila Daniela Lima de Souza Gomes' Cc: Sandoval José Fernandes de Medeiros; sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br; Artur Penha Soares Assunto: [sei-negocio] RES: RES: Procedimento Inserção de Documento Externo
Pode ser uma solução para resolver 1 problema, que seria a continuidade do processo com tipo "errado" pela área, mas atualmente não temos como limitar via sistema. Mas o problema principal é o seu acesso por outras unidades "curiosas" e a quantidade de processos com o tipo classificado no protocolo e após isto anexado a outro correto. Hoje temos 9.696 processos como "PROTOCOLO: Documento Externo" para serem revisados e reclassificados.
De: Camila Daniela Lima de Souza Gomes [mailto:camila.gomes@telebras.com.br] Enviada em: quarta-feira, 24 de agosto de 2016 11:37 Para: Rommel Costa Moura
Cc: Andrea Freitas; sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br; Artur Penha Soares; Sandoval José Fernandes de Medeiros
Assunto: Re: RES: Procedimento Inserção de Documento Externo
É possível restringir a quantidade de documentos em um processo? Se for possível, resolve-se o problema. Cria 2 tipos de processos que originam no protocolo, como PROTOCOLO: Documento Externo ostensivo e PROTOCOLO: Documento Externo sigiloso e restringe a quantidade a apenas um documento. Ou melhor, se for possível restringir a inclusão de documentos a um setor, restringe-se ao protocolo. Não entendo muito ainda, mas foi uma saída que pensei.
"Aviso Legal" - Esta mensagem pode conter informações confidenciais e/ou privilegiadas. Se você não for o destinatário ou a pessoa autorizada a receber esta mensagem, não pode usar, copiar, ou divulgar as informações nela contidas ou tomar qualquer ação baseada nestas informações. Se você recebeu esta mensagem por engano, por favor, avise imediatamente o remetente, respondendo o email e em seguida, apague-o. Agradecemos sua cooperação.
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________________________________ De: "Rommel Costa Moura" > Para: "Camila Daniela Lima de Souza Gomes" >, "Andrea Freitas" > Cc: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br, "Artur Penha Soares" >, "Sandoval José Fernandes de Medeiros" > Enviadas: Quarta-feira, 24 de agosto de 2016 11:24:07 Assunto: RES: Procedimento Inserção de Documento Externo
Bom dia, Prezad@s, Esta prática foi adotada pela SDH como sendo a ideal para trazer de fato agilidade processual. Porém, atualmente estamos tendo alguns problemas com ela:
1) Processos e documentos avulsos que entram no protocolo com alguma restrição de acesso. O tipo criado foi: PROTOCOLO: Documento Externo, sendo o seu nível marcado como público. O trâmite para a área é rápido, não é o problema, porém o prazo que ele permanece na área como público está nos trazendo dor de cabeça. Talvez, vocês poderiam pensar em uma restrição para este tipo de processo ou terem dois, um para público e outro para restrito;
2) Em muitos casos as áreas não estão alterando o tipo de processo e nem tão pouco movendo o documento para o processo correto. Desta forma, estamos com muitos processos classificados com o tipo criado pelo protocolo; Não vejo outra forma, ou coloca-se alguém (e substituto) com um vasto conhecimento das áreas para já criar o processo correto ou terá o constante trabalho de revisar e orientar as áreas sobre a importância da classificação documental / processual. Por fim, recomendo o procedimento constar em portaria. Abs!!
De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Camila Daniela Lima de Souza Gomes Enviada em: terça-feira, 16 de agosto de 2016 20:54 Para: Andrea Freitas Cc: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br; Artur Penha Soares; Sandoval José Fernandes de Medeiros Assunto: Re: [sei-negocio] RES: Procedimento Inserção de Documento Externo
Prezada Andrea,
Ainda não implantamos o SEI aqui na Telebras, mas o andamento dado ao protocolo era uma das nossas dúvidas. Que bom que vocês compartilharam essa prática!
"Aviso Legal" - Esta mensagem pode conter informações confidenciais e/ou privilegiadas. Se você não for o destinatário ou a pessoa autorizada a receber esta mensagem, não pode usar, copiar, ou divulgar as informações nela contidas ou tomar qualquer ação baseada nestas informações. Se você recebeu esta mensagem por engano, por favor, avise imediatamente o remetente, respondendo o email e em seguida, apague-o. Agradecemos sua cooperação.
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Aqui na ANS nosso protocolo é basicamente de terceirizados o que prejudica a compreensão dos documentos para se dar autonomia inicial de acessar ao processo eletrônico do SEi inserir diretamente o documento, além disso, ficaria difícil o controle pelos usuários dos processos devido ao volume de chegada de documentos. Então criamos um processo tipo "01 - Processo para transporte de documentos do protocolo" que será utilizado somente pelo protocolo. Que ao chegar o documento em papel o digitalizará, incluirá neste processo e enviará para a unidade organizacional que foi citada no documento, que deverá tomar as providências cabíveis quanto ao documento. No caso, ao chegar o processo deste tipo identificar o processo de que se trata o documento, e movê-lo para o devido processo. Caso não exista um processo, deverá criar um processo novo e mover o documento, tendo em vista que o assunto do processo do tipo 01 que colocamos é "001" e o sei não permite a retirada. Em caso de mais de uma área citada no documento, verificar-se-á se existem ais de um assunto no documento, caso verdadeiro uma área moverá o documento e a outra citará o documento em seu despacho através d elink.
Andréa Brites Pinto e Freitas Especialista em Regulação de Saúde Suplementar GEQIN DIGES - Diretoria de Gestão Tel.: (21) 2105-0089 ANS. A agência reguladora de planos de saúde do Brasil.
Antes de imprimir pense em sua responsabilidade e compromisso com o meio ambiente.
-----Mensagem original----- De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Sandoval José Fernandes de Medeiros Enviada em: terça-feira, 16 de agosto de 2016 10:05 Para: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br Assunto: [sei-negocio] Procedimento Inserção de Documento Externo
Olá Pessoal,
Peço ajuda a vocês. A situação é a seguinte: Chegou um documento externo no Protocolo e o mesmo deverá ser inserido em um processo que está em outra Unidade. O Protocolo tem como inserir este documento diretamente no processo? O Protocolo abre um novo Processo e encaminha para a Unidade? O Protocolo recebe, digitaliza e encaminha para que a Unidade insira o documento no Processo? Neste caso haveria um outro controle de recebimento e envio de documentos externos avulso.
Conforme falei anteriormente, de todas as opções e conhecimento de rotinas de outros órgãos, prefiro a rotina que aprendi com o próprio TRF4, de SEMPRE incluir o documento no processo referenciado no documento ora protocolizado SE existente no próprio SEI. Caso não deva ser naquele processo, mesmo referenciado (ex. será tratado em processo apartado), tem que ser uma decisão da área sobre o processo referenciado pelo interessado e basta utilizar a funcionalidade do SEI de Mover Documento Externo para o outro processo já existente correto ou um novo aberto de ofício na unidade naquele momento. Vide diagrama que resume esta prática na Anatel abaixo.
Segue anexo planilha com 17 hipóteses legais de Restrito que compartilhamos anterior. Nela não consta uma hipótese que utilizamos na Anatel na protocolização física, em que de regra sempre colocamos como restrito com a hipótese "Protocolo -Pendente Análise de Restrição de Acesso" (Art. 6º, III, da Lei nº 12.527/2011) para salvaguardar a possível informação restrita que possa ter ou não e que não cabe ao protocolo fazer análise disso, do mérito para conferir. Assim, cabe à área técnica verificar assim que coisa nova:
1. Se nos documentos não tem nada restrito e mudar para Público; ou
2. Se nos documentos tem informações restritas e mantem Restrito com mudança para a hipótese legal correta.
[cid:image002.png@01D1FE3E.44685250]
Atenciosamente,
[cid:image003.png@01D1FE3E.44685250]
Nei Jobson da Costa Carneiro Assessor Superintendência de Gestão Interna da Informação (SGI) _______________________________________________ Agência Nacional de Telecomunicações - Anatel SAUS Quadra 6, Bloco E, 3º Andar, Ala Norte CEP: 70070-940 - Brasília/DF Tel: (61) 2312-1751
De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Italo Henrique Alves Enviada em: quarta-feira, 24 de agosto de 2016 15:58 Para: 'Rommel Costa Moura'; 'Camila Daniela Lima de Souza Gomes' Cc: 'sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br'; 'Artur Penha Soares'; 'Sandoval José Fernandes de Medeiros' Assunto: [sei-negocio] RES: RES: RES: Procedimento Inserção de Documento Externo
Aqui na Capes nós não criamos nenhum tipo de processo específico para tramitar documentos.
O que fizemos foi capacitar as pessoas que fazem a triagem no Protocolo Central (e que já faziam antes do SEI) para identificar quais são os tipos adequados, evitando necessidades de revisão futura. Obviamente que não acertamos todas, mas estamos planificando essas informações para melhorar ainda mais nossa atividade.
Para executar isso, nosso chefe do Protocolo montou um fluxo de trabalho no qual os documentos são triados para tipo de processo, setor de destino, prioridade, quantidade de processos a serem registrados no sistema e se há o nº do processo informado (para evitar criar novos processos).
As pessoas que fazem essa triagem receberam um treinamento e são instruídas regularmente para as atualizações de tipo de processo.
No final, temos a Auditoria que identifica os aspectos do cadastro e da digitalização. O tipo de processo é um dos aspectos a serem auditados. Mas o segredo está na triagem mesmo.
De: Rommel Costa Moura [mailto:rommel.moura@sdh.gov.br] Enviada em: quarta-feira, 24 de agosto de 2016 11:47 Para: 'Camila Daniela Lima de Souza Gomes'
Cc: Sandoval José Fernandes de Medeiros; sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br; Artur Penha Soares
Assunto: [sei-negocio] RES: RES: Procedimento Inserção de Documento Externo
Pode ser uma solução para resolver 1 problema, que seria a continuidade do processo com tipo "errado" pela área, mas atualmente não temos como limitar via sistema. Mas o problema principal é o seu acesso por outras unidades "curiosas" e a quantidade de processos com o tipo classificado no protocolo e após isto anexado a outro correto. Hoje temos 9.696 processos como "PROTOCOLO: Documento Externo" para serem revisados e reclassificados.
De: Camila Daniela Lima de Souza Gomes [mailto:camila.gomes@telebras.com.br] Enviada em: quarta-feira, 24 de agosto de 2016 11:37 Para: Rommel Costa Moura Cc: Andrea Freitas; sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br; Artur Penha Soares; Sandoval José Fernandes de Medeiros Assunto: Re: RES: Procedimento Inserção de Documento Externo
É possível restringir a quantidade de documentos em um processo? Se for possível, resolve-se o problema. Cria 2 tipos de processos que originam no protocolo, como PROTOCOLO: Documento Externo ostensivo e PROTOCOLO: Documento Externo sigiloso e restringe a quantidade a apenas um documento. Ou melhor, se for possível restringir a inclusão de documentos a um setor, restringe-se ao protocolo. Não entendo muito ainda, mas foi uma saída que pensei.
"Aviso Legal" - Esta mensagem pode conter informações confidenciais e/ou privilegiadas. Se você não for o destinatário ou a pessoa autorizada a receber esta mensagem, não pode usar, copiar, ou divulgar as informações nela contidas ou tomar qualquer ação baseada nestas informações. Se você recebeu esta mensagem por engano, por favor, avise imediatamente o remetente, respondendo o email e em seguida, apague-o. Agradecemos sua cooperação.
"Disclaimer" - This message may contain confidential and/or privileged information. If you are not the addressee or authorized to receive this for the addressee, you must not use, copy, disclose or take any action based on this message or any information herein. If you have received this message in error, please, advise the sender immediately by reply e-mail and delete this message. Thank you for your cooperation.
________________________________ De: "Rommel Costa Moura" > Para: "Camila Daniela Lima de Souza Gomes" >, "Andrea Freitas" > Cc: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br, "Artur Penha Soares" >, "Sandoval José Fernandes de Medeiros" > Enviadas: Quarta-feira, 24 de agosto de 2016 11:24:07 Assunto: RES: Procedimento Inserção de Documento Externo
Bom dia, Prezad@s, Esta prática foi adotada pela SDH como sendo a ideal para trazer de fato agilidade processual. Porém, atualmente estamos tendo alguns problemas com ela:
1) Processos e documentos avulsos que entram no protocolo com alguma restrição de acesso. O tipo criado foi: PROTOCOLO: Documento Externo, sendo o seu nível marcado como público. O trâmite para a área é rápido, não é o problema, porém o prazo que ele permanece na área como público está nos trazendo dor de cabeça. Talvez, vocês poderiam pensar em uma restrição para este tipo de processo ou terem dois, um para público e outro para restrito;
2) Em muitos casos as áreas não estão alterando o tipo de processo e nem tão pouco movendo o documento para o processo correto. Desta forma, estamos com muitos processos classificados com o tipo criado pelo protocolo; Não vejo outra forma, ou coloca-se alguém (e substituto) com um vasto conhecimento das áreas para já criar o processo correto ou terá o constante trabalho de revisar e orientar as áreas sobre a importância da classificação documental / processual. Por fim, recomendo o procedimento constar em portaria. Abs!!
De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Camila Daniela Lima de Souza Gomes Enviada em: terça-feira, 16 de agosto de 2016 20:54 Para: Andrea Freitas Cc: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br; Artur Penha Soares; Sandoval José Fernandes de Medeiros Assunto: Re: [sei-negocio] RES: Procedimento Inserção de Documento Externo
Prezada Andrea,
Ainda não implantamos o SEI aqui na Telebras, mas o andamento dado ao protocolo era uma das nossas dúvidas. Que bom que vocês compartilharam essa prática!
"Aviso Legal" - Esta mensagem pode conter informações confidenciais e/ou privilegiadas. Se você não for o destinatário ou a pessoa autorizada a receber esta mensagem, não pode usar, copiar, ou divulgar as informações nela contidas ou tomar qualquer ação baseada nestas informações. Se você recebeu esta mensagem por engano, por favor, avise imediatamente o remetente, respondendo o email e em seguida, apague-o. Agradecemos sua cooperação.
"Disclaimer" - This message may contain confidential and/or privileged information. If you are not the addressee or authorized to receive this for the addressee, you must not use, copy, disclose or take any action based on this message or any information herein. If you have received this message in error, please, advise the sender immediately by reply e-mail and delete this message. Thank you for your cooperation.
________________________________ De: "Andrea Freitas" > Para: "Sandoval José Fernandes de Medeiros" >, sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br Enviadas: Terça-feira, 16 de agosto de 2016 11:12:44 Assunto: [sei-negocio] RES: Procedimento Inserção de Documento Externo
Aqui na ANS nosso protocolo é basicamente de terceirizados o que prejudica a compreensão dos documentos para se dar autonomia inicial de acessar ao processo eletrônico do SEi inserir diretamente o documento, além disso, ficaria difícil o controle pelos usuários dos processos devido ao volume de chegada de documentos. Então criamos um processo tipo "01 - Processo para transporte de documentos do protocolo" que será utilizado somente pelo protocolo. Que ao chegar o documento em papel o digitalizará, incluirá neste processo e enviará para a unidade organizacional que foi citada no documento, que deverá tomar as providências cabíveis quanto ao documento. No caso, ao chegar o processo deste tipo identificar o processo de que se trata o documento, e movê-lo para o devido processo. Caso não exista um processo, deverá criar um processo novo e mover o documento, tendo em vista que o assunto do processo do tipo 01 que colocamos é "001" e o sei não permite a retirada. Em caso de mais de uma área citada no documento, verificar-se-á se existem ais de um assunto no documento, caso verdadeiro uma área moverá o documento e a outra citará o documento em seu despacho através d elink.
Andréa Brites Pinto e Freitas Especialista em Regulação de Saúde Suplementar GEQIN DIGES - Diretoria de Gestão Tel.: (21) 2105-0089 ANS. A agência reguladora de planos de saúde do Brasil.
Antes de imprimir pense em sua responsabilidade e compromisso com o meio ambiente.
-----Mensagem original----- De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Sandoval José Fernandes de Medeiros Enviada em: terça-feira, 16 de agosto de 2016 10:05 Para: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br Assunto: [sei-negocio] Procedimento Inserção de Documento Externo
Olá Pessoal,
Peço ajuda a vocês. A situação é a seguinte: Chegou um documento externo no Protocolo e o mesmo deverá ser inserido em um processo que está em outra Unidade. O Protocolo tem como inserir este documento diretamente no processo? O Protocolo abre um novo Processo e encaminha para a Unidade? O Protocolo recebe, digitaliza e encaminha para que a Unidade insira o documento no Processo? Neste caso haveria um outro controle de recebimento e envio de documentos externos avulso.
Sandoval José Fernandes de Medeiros
16 de Agosto de 2016 às 13:05Olá Pessoal,Rommel Costa Moura
24 de Agosto de 2016 às 14:26Bom dia, Prezad@s,
Andrea Freitas
Evelyn Campos
Camila Gomes
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Ítalo Henrique Alves