Alex,
Uma boa estratégia de implantação não
envolve processos híbridos, justamente por procedimentos que podem
ser questionados, além de que se sua instituição for
usar tem que estar autorizada por resolução/portaria.
Tratamos dessa forma:
1. processos físicos que poderiam perdurar seu trâmite em
até 3 meses não digitalizamos. Continuaram 100% no papel, no
entanto, caso necessitassem das Portarias(já assinadas digitalmente
no SEI) estas eram impressas e inseridas no processo;
2. Os processos físicos foram registrados seu trãmite no
SEI com um processo número informado e tramitados com um documento
de tramitação digital no SEI;
3. Essa decisão de não haver processo híbrido foi
devido a questões de auditoria, arquivamento, temporalidade, pois
dificultariam essa análise e os processos não poderiam
parar.
Sormany Brilhante
Tribunal de Justiça de Roraima
no TJRR tivemos algo parecido, se quiser pode me ligar que lhe
esclareço.
Prezados,
Dentre as situações ocorridas na implementação
do SEI nesta universidade surgiu uma que, aparentemente tranquila, esta
exigindo uma pesquisa para saber como demais instituições
estão tratando este tema.
Esta universidade esta a cerca de três semanas com o sistema sendo
trabalhando por todas as unidades, ou seja, "viramos a chave" a
menos de um mês. Nesse sentido, e por deliberação da
comissão de implantação os processos que estavam em
meio analogico (papel) poderiam, em
determinados casos, proseguirem tramitação em meio digital,
aplicando-se o conceito de processos híbridos.
No entando, em meio as diversas assistências em que comissão
esta prestando as unidades da universidade sobre implantação
do sistema, surgiu a seguinte situação:
Determinada unidade esta realizando a revisão de processos que
concedem adicional insalubridade, assim estão recebendo
documentação analogica (papel) dos interessados há
alguns meses, ou seja, os processos estão andamento desde
março. Assim, esta unidade relatou sua situação e
questionou a comissão sobre a possibilidade de continuar os
processos em meio analgico (papel) ate que finda-se a demanda e que,
posteriormente, possa-se produzir a portaria de deferimento ou
indeferimento no SEI, pois a partir da virada de chave as portarias
estão sendo produzidas apenas no sistema.
Dessa forma, surgiu a duvida sobre a aplicação do conceito
de processo hibrido, que esta diposto da seguinte forma no e-arq
Brasil.
1.6 Gerenciamento de documentos e processos/dossiês
arquivísticos convencionais e híbridos
O arquivo de uma organização pode conter documentos ou
dossiês/processos digitais e convencionais.
Um SIGAD deve registrar os documentos ou dossiês/processos
convencionais, que devem ser classificados
com base no mesmo plano de classificação usado para os
digitais, e ainda possibilitar a gestão de
documentos ou dossiês/processos híbridos. Os documentos ou
dossiês/processos híbridos são formados
por uma parte digital e outra convencional.
Neste caso, aplicando-se o conceito de processo hibrido, é possivel
possuir um processo em meio analogico (papel) contendo todo o conteudo das
atividades documentadas e em seu correspondente digital, autuado com mesmo
NUP, apenas um documento, ou seja, neste caso apenas a Portaria que Reitor
assina.
Solicito ajuda para posicionar-me sobre esta situação, e
peço que deêm seus pareceres baseando-se na
aplicação deste conceito em suas
respectivas instituições.
Desde ja, agradeço!!
Att;
--
Alex Fernandes
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Sormany Brilhante
Tribunal de Justiça de Roraima