Até que toda a Administração Pública esteja aderente às boas práticas de Governo Eletrônico, os documentos em suporte papel, provenientes de órgãos externos e cidadãos, continuarão a serem recebidos e protocolizados. A partir da implantação do SEI, a documentação será produzida no próprio sistema ou digitalizada para posterior registro.

O Protocolo é o serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. É a área responsável pelo recebimento e distribuição de correspondências, documentos e processos e pelo controle do seu fluxo na instituição. A linha de atuação é estratégica tanto para a instituição, quanto para a área de documentação, pois orienta a atuação do gestor público e promove a participação e o acesso dos cidadãos aos documentos arquivísticos relacionados aos atos governamentais.

Qualquer que seja sua finalidade ou organização, cada órgão ou entidade deve garantir a existência de procedimentos, desde os mais simples até os mais complexos, dependendo do seu tamanho e das características de sua estrutura organizacional. O protocolo desenvolve seu trabalho observando a padronização e a uniformidade de procedimentos, que facilitam a rastreabilidade dos documentos, evita o retrabalho e garante a celeridade no processamento das informações.

Além de ser uma área estratégica, o Protocolo reúne as atividades indispensáveis à eficácia da política de gestão documental, pois assegura o efetivo controle dos documentos arquivísticos, a partir da origem. Ou seja, na etapa de produção ou recepção de documentos, haverá o controle do fluxo documental da instituição. Estas atividades possuem critérios previamente definidos nos planos de classificação e nas tabelas de temporalidade de documentos.

A partir da Lei nº 12.527, de 16 de novembro de 2011, conhecida como Lei de Acesso à Informação, a Administração Pública é obrigada a fornecer aos cidadãos informações governamentais requeridas por qualquer meio legítimo, ressalvadas as hipóteses de sigilo.

Desta maneira, com a implantação do SEI, o tratamento da informação arquivística é feita de forma integrada, respeitando todas as fases do ciclo da gestão documental. Além disso, o foco integrado da informação arquivística permitirá aos Serviços de Informação ao Cidadão (SIC) um alinhamento pleno com a área de protocolo, devido à importância que o acesso à informação tem recebido nos últimos anos.

2.1 Atribuições do Protocolo

O protocolo, como área, possui atribuições específicas a serem observadas, especialmente com a utilização do SEI. Devido à sua importância em qualquer política de gestão documental e a especificidade das atividades realizadas, o protocolo é responsável pelas seguintes atribuições:

a. Receber, expedir, conferir, digitalizar, assinar eletronicamente o que for digitalizado, registrar, distribuir e tramitar os documentos de origem externa recebidos pelas unidades do órgão ou entidade, assim como o enviar ao Arquivo Geral ou especial, conforme definição interna de cada Unidade, os documentos originais em suporte papel, em CDs, DVDs, entre outros;

b. Expedir documentos via correios quando não for possível a expedição eletrônica;

c. Caso haja violação dos documentos recebidos via ECT, comunicar o fato à área de documentação do órgão ou entidade e à área ou ao servidor destinatário;

d. Orientar os usuários no âmbito do órgão ou entidade sobre a utilização do SEI;

e. Informar ao administrador do SEI as necessidades de melhoria e atualização do SEI e os problemas observados em sua utilização;

f. Verificar se os registros e as movimentações de processos no âmbito de seu órgão ou sua entidade estão sendo efetuados de forma adequada;

g. Observar no âmbito de seu órgão ou sua entidade, diariamente, a existência de processos que tenham sido destinados há mais de 1 (um) dia útil e não tenham sido recebidos, tomando as providências que se fizerem necessárias para a solução da pendência;

h. Encaminhar ao administrador do SEI a solicitação o cancelamento ou alteração de perfil de usuário de sua unidade;

i. Manter em constante contato com a área de documentação a respeito de todas as atividades relacionadas ao protocolo e o desenvolvimento delas ligado ao SEI;

Recomenda-se que o relacionamento entre o Protocolo e a instituição que represente o Arquivo seja estreito. O Protocolo possui importância estratégica em qualquer política de gestão documental em funcionamento e é natural que o fluxo documental funcione de forma efetiva. No âmbito do órgão e da entidade, o Protocolo deverá possuir atribuições específicas em relação às unidades em geral. Recomenda-se que as funções do Protocolo estejam escritas em norma própria, a ser divulgada pelo órgão responsável pela área de documentação.

2.2 Conceitos Arquivísticos Fundamentais

No âmbito do SEI, trabalharemos apenas com documentos arquivísticos. E, para tanto, o documento é considerado arquivístico quando ele é produzido ou recebido pela pessoa física ou jurídica, que pode ser pública ou privada, seja qual for o suporte utilizado para o registro. As atividades de protocolo estão intimamente ligadas aos conceitos e às terminologias arquivísticas, para que haja segurança na realização das tarefas e na aplicação das rotinas aos documentos.

O SEI reforça estes conceitos e a necessidade de eles serem observados, tendo em vista que haverá a recepção de documentos em diferentes suportes, sobretudo digital e papel. A documentação arquivística tratada no setor de Protocolo é produzida e recebida pelo órgão ou entidade.

Por estes motivos, tornam-se necessários alguns cuidados para distinguir o que é e o que não é documento arquivístico. Em sua maioria, os documentos chegam em forma de correspondências, possuindo ou não anexos a eles.

2.2.1 Classificação da Correspondência

Os documentos considerados de correspondência são todos cuja espécie possui uma configuração de comunicação escrita, que circulam entre entidades públicas ou privadas, em meio físico ou digital.

2.2.1.1 Classificação da Correspondência

Quanto à natureza:

Oficial: Comunicação formal é aquela basicamente veiculada pela estrutura formal da instituição, mantida entre os órgãos ou entidades da Administração Pública ou Privada ou, ainda, entre órgãos ou entidades da Administração Pública com o cidadão.

Comunicação Particular: Comunicação mantida entre autoridades, servidores ou pessoas estranhas, cujo conteúdo não diz respeito à Administração Pública, veiculada fora da estrutura formal da instituição. Essa comunicação não é objeto do protocolo institucional.

Quanto ao âmbito de movimentação:

Interna: Correspondência mantida entre as unidades da instituição.

Externa: Correspondência mantida entre as unidades da instituição e outros órgãos da Administração Pública, entidades privadas, não governamentais ou pessoas físicas.

Quanto à origem:

Recebida: Aquela de origem interna ou externa recebida pelas unidades.

Expedida: Aquela enviada pelas unidades para destinatários externos.

2.3 Rotinas de Protocolo

As rotinas de protocolo devem ser fixadas de acordo com o conceito de documento arquivístico. Para nós, o documento é aquele recebido ou produzido de acordo com as atividades da instituição, qualquer que seja o seu suporte ou a natureza da sua informação. Neste manual, estaremos abordando particularmente dois suportes físicos, o papel e o digital.

Todas estas rotinas fazem parte de um programa de gestão de documentos do órgão ou entidade que adotar o SEI como instrumento de gestão eletrônica. A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, trâmite, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, com vistas à eliminação ou recolhimento de documentos à guarda permanente.

Com relação às atividades de gestão documental, o protocolo representa o início de todas elas, pois esta etapa garantirá a eficácia de todas as atividades arquivísticas, caso os procedimentos padronizados sejam seguidos com fidelidade pelos seus usuários. Em relação ao nosso caso, as atividades de protocolo são realizadas com o suporte do SEI, cuja finalidade é classificar, receber, cadastrar, controlar e tramitar toda a documentação recebida ou expedida no âmbito das instituições da Administração Pública.

As rotinas de protocolo envolvem desde a entrada ou produção de documentos e processos, passando pelo seu controle, tratamento, análise, inserção de dados no SEI e encaminhamento às unidades ou envio aos órgãos externos. A descrição das principais tarefas envolvidas nas rotinas de protocolo deve servir como referência para a correta realização do trabalho.

A observação das Boas Práticas de Utilização do Sistema (localizada no item 1.3 do Manual do Usuário do SEI) também deverá estar presente nas rotinas de protocolo. Desta forma, para garantir melhor aproveitamento dos recursos do sistema no decorrer do tempo e o alcance dos resultados pretendidos de maneira eficaz, estes itens deverão ser observados pelos funcionários do protocolo:

a. Padronizar procedimentos: por ser uma solução bastante flexível, o SEI proporciona formas variadas de utilização de suas funcionalidades, assim como permite a adaptação a diferentes realidades. Por isso, é importante que órgãos e instituições padronizem procedimentos em diversos níveis, tanto por meio da implementação de normas de utilização do sistema, quanto pela padronização de processos de trabalho em cada unidade. A instituição de normas e procedimentos proporciona segurança da informação e a organização do trabalho. Padronizações no âmbito das unidades (tais como tipos de documentos, tabelas de temporalidade, metodologias e nomenclaturas comuns) facilitam a utilização de recursos que o sistema oferece, tais como pesquisa e medição de desempenho dos processos (para saber mais sobre pesquisas e medições, consulte: Métodos de Pesquisa e Medições de Desempenho);

b. Acesso como regra e o sigilo como exceção: a transparência é um instrumento de controle social que proporciona meios para garantir a correta atuação do Estado. O SEI adota a filosofia da transparência administrativa, ainda que permita atribuir restrição de acesso a processos e documentos em casos específicos. O sistema tem como princípio a transparência do fluxo de informações e o trabalho colaborativo. O ideal é que se facilite e priorize a publicidade como forma de garantir o funcionamento eficiente do sistema;

c. Respeitar as etapas do processo e o fluxo de informações: O SEI proporciona instrumentos para medição e monitoramento dos processos. Também proporciona meios de manter um processo ou conjuntos de processos em permanente acompanhamento, sem que isso interfira nos fluxos de atividades e andamentos. Por isso, é importante cumprir cada etapa de maneira eficiente para a correta medição de desempenho dos processos, assim como deve ser feito uso de funcionalidades de pesquisa e acompanhamento para consulta a informações. Um exemplo de boa prática é a conclusão do processo ou seu envio para outra unidade tão logo as atividades pertinentes na unidade sejam finalizadas, sem mantê-lo desnecessariamente aberto na unidade atual.

d. Dar preferência ao editor do SEI Embora o sistema permita importar alguns formatos de arquivo (Documento Externo), os documentos formais do órgão devem ser redigidos no próprio sistema (Documento Interno). É possível a customização de tipos de documentos em obediência aos padrões e formatação estabelecidos por instrumentos legais, tais como o Manual de Redação da Presidência da República. Os tipos de documentos também podem ser configurados de acordo com a realidade dos órgãos e instituições. Outras vantagens do uso de Documentos Internos são seus formatos padronizados e automatizados (data, numeração, endereço da unidade, processo de referência e número SEI), além da possibilidade dos documentos que exigirem publicação oficial serem publicados diretamente em Veículo de Publicação, interno (p. ex. Boletim de Serviço) ou externo (Portal).

2.3.1 Recebimento de correspondência e documentos em meio físico

No recebimento de correspondência e documentos externos, em meio físico, deverá ser verificada a seguinte rotina:

• Receber os documentos, processos e correspondências, juntamente com a Guia de Remessa dos Correios ou com Recibo - para correspondências e processos entregues no guichê.
• Conferir os documentos e processos comparando com a descrição contida na guia de remessa ou recibo.
• Abrir os envelopes que não contiverem identificação expressa de sigilo, para providenciar a digitalização do conteúdo dos documentos ou processos recebidos e a respectiva alimentação das informações no SEI;

Lembre-se de que NÃO podem ser abertos:

• Correspondência particular dirigida aos servidores e cujo assunto não se relacionar às funções e às atividades da instituição pública onde ele trabalha;
• Correspondência, processo ou documento com indicação de sigilo expressa no envelope. Quem decide, a princípio, se a correspondência é sigilosa no envolpe é o remetente da documentação ou norma expressa publicada pelo órgão ou entidade;
• Correspondência, processo ou documento de caráter licitatório.

Se o envelope não puder ser aberto, tira-se cópia do envelope para recibo e envia-o para expedição.

1. Se a correspondência for particular, os servidores devem ser orientados para que, nesses casos, utilizem o endereço residencial para recebê-la e não o endereço do trabalho.
2. É importante ressaltar que documentos oficiais estão destinados ao cargo do destinatário e não à pessoa que o ocupa. Portanto, quando um documento oficial for encaminhado a um destinatário que não ocupe mais o cargo, ele será encaminhado ao novo ocupante do cargo para as providências cabíveis.
3. Os documentos inseridos em envelopes poderão ser abertos pelo setor de protocolo, se não houver indicação expressa de sigilo. A premissa básica do SEI é o acesso como regra e o sigilo como exceção. Tanto é que o sigilo e a restrição de acesso deverão ser justificados mediante a Lei de Acesso à Informação.
4. Os documentos considerados restritos, cuja restrição de acesso não é equivalente ao sigilo, poderão ser abertos pelo protocolo e serem cadastrados devidamente com a indicação de acesso. Posteriormente, eles deverão ir diretamente ao setor ou à unidade organizacional desejada.

Rotina geral detalhada de recebimento de documentos:

• Verificar se os documentos e processos estão dirigidos à autoridade, servidor ou unidade da instituição.
• Havendo anexos e apensos, verificar se eles correspondem ao setor e ao assunto declarado.
• Verificar se os documentos contêm informações básicas do remetente. Caso eles sejam provenientes de uma pessoa física, analisar se esta pessoa relaciona-se com as atividades e funções da instituição. Se a documentação originar-se de uma pessoa jurídica, fazer a mesma análise.
• No caso da não localização do destinatário, o envelope recebe o carimbo "DEVOLUÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA”, devendo ser devolvido ao remetente.
• Conferir e atestar o recebimento da documentação. Caso não haja conformidade, os documentos serão devolvidos. Recomenda-se não deixar esta tarefa para depois, para que não ocorram transtornos no fluxo documental.
• Quando se tratar de recebimento de documentação externa, assinar o recibo e identificá-lo com carimbo ou nome e matrícula legíveis.
• Devolver o recibo ao entregador.
• Registrar no documento a hora do recebimento por meio do relógio-datador.
• Encaminhar a documentação para triagem.

2.3.2 Triagem de Documentos

A triagem consiste na verificação prévia de toda documentação que será capturada para o SEI, onde ela será separada e cadastrada no sistema, observando os seguintes procedimentos:

• Verificar os documentos e processos que possuem prazos e se são urgentes. Os documentos e processos de caráter urgente terão tratamento preferencial, com encaminhamento imediato.
• Separar os documentos e processos por Unidade Protocolizadora (UP).
• Tratando-se de petições ou requerimentos, se a documentação for composta por pedidos iniciais, de reconsideração, de recurso, de pedido de certidão, entre outros da mesma natureza;
• Quando houver referência a pedido de certidão, o documento deve especificar o fim a que se destina e o endereço completo do interessado.
• Encaminhar os documentos e processos para digitalização e ocerização, que permitirá o reconhecimento óptico de caracteres (OCR), e captura pelo SEI.

2.3.3 Recebimento em meio eletrônico

Documentos externos que demandam abertura de processos ou necessários à instrução dos processos administrativos em andamento deverão ser recebidos pela instituição preferencialmente em meio eletrônico. Caso eles estejam em suporte papel, eles deverão ser digitalizados pela equipe de protocolo e seguirão as rotinas explicadas nos itens anteriores.

Futuramente, será implementado módulo completo de Peticionamento Eletrônico no SEI, com controle de partes, de advogados, de prazos e com intimação e citação eletrônicos, nos mesmos moldes do processo eletrônico judicial (Lei nº 11.419/2006).

O credenciamento de usuário externo é ato pessoal e intransferível e dar-se-á a partir de solicitação efetuada por meio de formulário específico.

A aprovação do credenciamento de usuário externo somente será efetivada mediante procedimento no qual esteja assegurada a adequada identificação do interessado, por meio da apresentação da documentação exigida e após análise do cumprimento dos requisitos necessários ao credenciamento.

O credenciamento está condicionado à aceitação, pelo interessado, das condições regulamentares e tem como consequência a responsabilidade do usuário externo pelo uso da senha, sendo o mau uso passível de apuração de responsabilidade civil, penal e administrativa.

2.3.4 Número Único de Protocolo (NUP)

De acordo com a Portaria Interministerial nº 2.321, de 30 de dezembro de 2014, a atribuição do Número Único de Protocolo (NUP) no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal visa à integridade do número de protocolo atribuído ao documento, avulso ou processo, na unidade protocolizadora de origem.

2.4 Criação de Processos no SEI

Todos os documentos recebidos pela instituição, independentemente da sua forma de envio, deverão ser capturados no SEI, em sua integralidade, de acordo com sua especificidade, segundo os seguintes critérios:

Antes sua inserção no SEI, os documentos e processos em suporte papel deverão ser digitalizados, convertidos ao formato PDF e submetidos ao processo de ocerização, que é o Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR).

No procedimento de captura, processos administrativos recebem a numeração NUP e os documentos que os integram recebem o número SEI.
Documentos com restrição de acesso deverão ser registrados no SEI com a sinalização do respectivo Nível de Acesso, conforme procedimentos definidos em norma própria.

1. Jornais, revistas, livros, folders, propagandas, correspondências pessoais e demais materiais que não se caracterizam como documentos de arquivo, não deverão ser registrados no SEI.
2. Toda documentação que der entrada na unidade de Protocolo deve ser registrada no relógio-datador antes de sua inserção no SEI para comprovar o momento de seu recebimento e possibilitar uma posterior conferência.
3. Não será recebido o documento que desatenta a qualquer dos requisitos enumerados anteriormente. Aquele que indevidamente o for, será devolvido ao remetente.

2.5 Iniciar Processo

Antes da abertura de um novo processo para a inclusão de um documento externo, deve-se verificar se o documento trata de um processo já em andamento, ou seja, se menciona o NUP de um processo já existente. Caso mencione, deve-se pesquisar para identificar se o documento deve ser incluído no processo já existente ou se irá gerar novo processo.

A inclusão do documento no processo já existente é descrita neste Manual no tópico sobre Documentos Externos.

Caso o documento recebido não mencione um NUP, a abertura do processo se dará em "Iniciar Processo", onde deverá ser escolhido o tipo de processo adequado. Os tipos mais usados ficam em destaque assim que a tela é aberta.

Para outros tipos, deve ser selecionado o ícone [ + Exibir todos os tipos] ao lado de "Escolha o Tipo de Processo". Já, para voltar à tela anterior deverá ser selecionado o ícone [ - Exibir apenas os tipos já utilizados pela unidade] 
O próximo passo é o preenchimento dos dados de cadastro do processo:

Estão disponíveis os campos: “Protocolo”, “Especificação” (opcional), “Classificação por Assuntos”, “Interessados” (opcional), “Observações desta unidade” (opcional) e seleção do “Nível de Acesso”.

Em se tratando da abertura processo novo, ou seja, sem NUP preexistente, deve-se deixar marcada a opção “Automático”, para que o sistema forneça automaticamente o próximo NUP da sequência:

Caso contrário, deverá ser selecionada a opção “Informado”. Nesse caso, será disponibilizado campo próprio para que o usuário informe o NUP de processo preexistente e sua data original de autuação:

Com exceção dos campos “Protocolo” e “Data de Autuação”, o sistema permite que todos os demais dados de cadastro do processo sejam alterados posteriormente pelas unidades na qual o processo estiver aberto, por meio do ícone na tela do processo, inclusive o Tipo de Processo.

O campo “Especificação” permite a inclusão de 50 caracteres e é utilizado para acrescentar informações que diferenciem processos de um mesmo tipo. Estas informações ficam visíveis junto com o Tipo de Processo ao passar o cursor sobre o número do processo na tela de “Controle de Processos”:

O campo "Classificação por Assuntos" é automaticamente preenchido e não deve ser alterado sem que o fato seja informado aos responsáveis pela Gestão Documental.

O campo “Interessados” deve ser preenchido com a denominação de pessoa física ou jurídica que tenha interesse sobre o mérito do processo. O campo permite a inclusão de vários interessados.

“Observações desta unidade” é um campo de livre preenchimento, onde devem ser inseridas informações adicionais que facilitem a identificação de um processo e a sua recuperação. As informações desse campo só poderão ser recuperadas, na pesquisa, pela unidade que as inseriu.

Seleção do “Nível de Acesso” é obrigatória para a abertura de um processo. Mesmo assim, é possível alterar o nível de acesso de um processo posteriormente por meio do ícone

, disponível na tela do processo.

Após a criação do processo, a unidade protocolizadora deverá incluir os documentos que integrarão o processo.

1. Não é apenas a unidade de Protocolo que pode abrir um processo no SEI. Qualquer unidade pode exercer essa atividade com a inserção dos processos de sua competência.
2. Embora o sistema não exija o preenchimento dos campos “Especificação”, “Interessados” e “Observações desta unidade”, estes campos são importantes para a pesquisa de documentos no sistema, sendo desejável a adoção de padrões de preenchimento pelas unidades.
3. O ideal é que a opção de inserção manual do número de protocolo de um processo seja utilizada somente para os casos de processos gerados fora da entidade ou processos criados antes da implantação do SEI.
4. O processo recém-aberto é automaticamente atribuído ao usuário que o abriu e será mostrado no grupo de processos à direita da tela “Controle de Processos” (coluna “Gerados”):

         5.Só podem ser efetuadas modificações no cadastro do processo por meio do íconese oprocesso estiver aberto na unidade. Quando não aberto na unidade, o ícone é alterado automaticamente para

6. Caso necessária, a inclusão de um novo tipo de processo deverá ser solicitada à unidade responsável pela Gestão Documental.

2.6 Tipos de Processo

Um processo só pode ser aberto se estiver categorizado em um tipo disponível na tela “Iniciar Processo”.

Esta tela contém os tipos de processos nos quais os documentos serão incluídos, tendo em vista que no SEI somente é permitida a tramitação de processos.

É possível alterar o tipo de um processo em trâmite. Basta selecionar o número na tela “Controle de Processos”. O sistema abrirá a tela do processo. Deverá ser selecionado o ícone . Na tela “Alterar Processo”, deverá ser selecionada uma das opções disponíveis na barra de rolagem do campo “Tipo de processo”. As informações devem ser salvas.

1. A troca de tipo de processo pode ser efetuada em qualquer unidade na qual o processo esteja aberto.
2. A alteração de tipo de processo não fica disponível ao visualizar o andamento do processo, por isso, a alteração pode ser registrada selecionando-se o íconee descrevendo as alterações no campo “Descrição”. Neste caso, é preciso certo cuidado porque as informações não podem ser editadas depois que são salvas.

2.7 Reabrir Processos

É permitido reabrir o processo por meio do ícone  (tela do processo). O sistema automaticamente atribui o processo para o usuário que efetuou a operação. Somente é possível reabrir um processo que já tenha passado pela unidade em que a operação é efetuada. Após envio para outra unidade, o processo poderá ser reaberto a qualquer momento nas unidades por onde ele tramitou. Não é necessário solicitar novo trâmite.

2.8 Enviar Processos para outra Unidade

Um processo pode ser enviado para outra unidade e permanecer aberto na atual. Também pode ser enviado para várias unidades concomitantemente. Desse modo, é possível a edição e verificação de atualizações em mais de uma unidade ao mesmo tempo.

Para efetuar o envio, é necessário clicar no número do processo ou ticar a caixa de seleção ao lado do número. Deve ser selecionado o ícone

Na tela seguinte, deverão ser informadas as unidades de destino do processo.

Esta tela também disponibiliza as opções: “Manter processo aberto na unidade atual”, “Remover anotação” (permite remover a anotação quando o processo for devolvido), “Enviar e-mail de notificação” (permite enviar um e-mail automático para os e-mails registrados no cadastro das Unidades destinatárias do processo, avisando do envio) e a opção “Retorno programado” (permite atribuir uma data em que o processo deva ser devolvido).

pós a seleção das opções, deve-se clicar em Enviar.

É possível enviar vários processos para uma unidade ticando a caixa de seleção ao lado do número dos devidos processos na tela “Controle de Processos” e selecionando o ícone (na mesma tela). No entanto, o trâmite de vários processos para várias unidades só será possível quando todos os processos se destinarem às mesmas unidades, ou seja, não é possível o trâmite em bloco quando os processos selecionados têm destinos distintos, devendo tramitar individual os conjuntos de processos com os mesmos destinatários.

1. Outras formas que possibilitam a visualização concomitante e continuada de processos em outras unidades sem que seja realizado seu envio são: Bloco de Reunião (tela do processo), o Bloco de Assinaturas (tela do documento) e Acompanhamento Especial .
2. Ao acessar a tela do processo, é exibida a informação das unidades para as quais o processo está aberto.

 

3. A disponibilização de blocos de assinatura, blocos de reunião e o acompanhamento especial não acarreta a abertura dos processos para as respectivas unidades de disponibilização.

2.9 Incluir Documentos

Após a criação do processo, a unidade protocolizadora deverá incluir os documentos que o integrarão.

O sistema não permite o trâmite de documentos avulsos. Todo documento deverá estar contido em um processo criado previamente. Há duas modalidades de documentos no SEI

• Documento Gerado a partir do editor de textos do próprio sistema.
• Documento Externo ao sistema, ou seja, tudo o que é arquivo a ser carregado, seja oriundo de documentos digitalizados ou mesmo natos digitais (dando sempre preferência para a extensão PDF).

Assim como ocorre ao iniciar um processo, os documentos deverão ser identificados com um tipo. Para documentos gerados este enquadramento ocorrerá durante a escolha do tipo do documento. Para documentos externos o enquadramento ocorrerá durante o cadastro dos dados do documento. A inclusão de documentos se dá por meio do ícone na tela do processo:

 

Na tela “Gerar Documento” será escolhido o tipo de documento desejado, sendo que tipos mais utilizados ficam em destaque assim que a tela é aberta. Para visualizar outros tipos, selecione o ícone ao lado de "Escolha o Tipo do Documento". Para voltar à lista anterior, basta selecionar o ícone .

Após a operação de inclusão, o documento é inserido automaticamente na árvore de documentos do processo e fica disponível para edição ou assinatura.

Sempre que um documento for clicado, o SEI irá tarjá-lo em azul e a visualização de seu conteúdo ficará disponível do lado direito da tela. Também será apresentada uma nova barra de botões com todas as ações possíveis para documentos.

A cada vez que um documento for incluído ou quando um documento (interno ou externo) for assinado, ficará visível um alerta para todas as unidades em que o processo estiver aberto, exceto para a unidade geradora do correspondente documento. O ícone fica visível até que o primeiro acesso ao processo seja realizado. A ocorrência do acesso em uma das unidades não impede que o alerta continue visível para as demais.

 

1. Somente a unidade elaboradora de um documento gerado pode alterar alguns de seus dados cadastrais, mesmo assim, somente até que seja assinado e passe a ficar com a caneta preta.

 

2.10 Documentos Externos

Externo é o documento não produzido pelo editor de textos do próprio SEI, ou seja, são arquivos carregados no sistema. É possível configurar o sistema para aceitar somente formatos de arquivo específicos, como de vídeos, sons, apresentações e planilhas. Porém, o formato mais indicado é o PDF, com OCR se for oriundo de digitalização, por ser inviolável, visualizado diretamente no navegador (não precisa fazer download) e possibilita a pesquisa integral no corpo do documento.

Para incluir um documento externo, o usuário da unidade de Protocolo precisa clicar no botão de ação sobre o processo e selecionar "Externo" (sempre é a primeira opção da lista):

O sistema abre a tela “Registrar Documento Externo” onde estão disponíveis os campos:

• Reabrir processo nas unidades (opcional)
• Tipo do Documento
• Data do Documento
• Número/nome na árvore (opcional)
• Tipo de Conferência (para documentos digitalizados) (opcional)
• Remetente (opcional)
• Interessados opcional)
• Observações desta unidade (opcional)
• Nível de Acesso
• Anexar Arquivo

 

O campo “Data do Documento” deve ser preenchido com a data de emissão do documento. O campo “Tipo do Documento” representa um combo onde deve ser selecionada uma das opções de tipos que foram previamente cadastrados no sistema. Um documento externo deve ser enquadrado em um dos nomes desta lista para fins de controle de temporalidade.

O campo “Número/Nome na Árvore” permite a inclusão de 50 caracteres. As informações inseridas neste campo identificarão o documento na árvore do processo. Ao gerar o documento externo, o sistema combina o tipo do documento escolhido com o número/nome preenchido

 

O campo “Tipo de Conferência” será preenchido em casos de documentos em suporte papel digitalizados:

O campo “Tipo de Conferência” será preenchido em casos de documentos em suporte papel digitalizados:

Para cada documento externo é possível anexar somente um arquivo.

O SEI permite realizar a substituição de um arquivo importado para o sistema como documento externo enquanto não houver acesso ao processo por usuário de unidade diferente da que efetuou a operação. Basta acessar a tela “Alterar Registro de Documento Externo” por meio do ícone , clicar no ícone na “Lista de Anexos”,confirmar dados, fazer o upload do arquivo substituto e clicar no botão “Confirmar Dados”:

O campo “Reabrir processo nas unidades” estará disponível apenas para processos de outras unidades (se o processo já tramitou pela unidade o campo não aparecerá). Este campo permite reabrir o processo em unidades cuja tramitação já esteja concluída. Os processos serão reabertos nas unidades selecionadas, ficando no Controle de Processos com a cor vermelha, acrescidos do ícone de exclamação.

1. Os usuários das unidades de Protocolo possuem privilégios para:
   a. Incluir documentos externos mesmo sem o processo estar aberto na unidade de protocolo.
   b. Reabrir o processo nas unidades em que já esteve aberto anteriormente.
   c. Localizar, por meio de metadados, processos e documentos com Nível de Acesso Restrito.
2. Embora o sistema não exija o preenchimento dos campos “Interessados” e “Observações desta unidade”, estes campos são importantes para a pesquisa de documentos no sistema, sendo desejável a adoção de padrões de preenchimento pelas unidades.
3. Ao visualizar documentos externos o sistema abre arquivos de alguns formatos diretamente no navegador (p. ex. PDF). Para outros formatos é disponibilizado o download do arquivo para a máquina do usuário.
4. O sistema permite a alteração dos dados de cadastro de um documento externo, inclusive a troca de seu tipo, nas unidades em que o processo esteja aberto, ainda que o documento já tenha sido assinado digitalmente. Essas unidades visualizarão o ícone , quanto as unidades nas quais o processo não esteja aberto visualizarão o ícone apenas para consulta .
5. O sistema não permite a alteração dos dados de cadastro de um documento externo se ele possuir via física arquivada por unidade de arquivo, situação em que será exibida a seguinte mensagem ao se tentar alterar os dados do documento: “Documento não pode ser alterado porque foi arquivado pela unidade [sigla da unidade de arquivo]”.
6. A inclusão de um documento com restrição do nível de acesso em um processo com menor nível de restrição faz com que todo o processo receba o nível de restrição do documento inserido.

2.11 Orientações para Digitalização

A digitalização visa a facilitar a busca, o armazenamento e dar celeridade no processamento da documentação. Deve garantir o mínimo de qualidade entre o arquivo digital gerado e o documento original, levando em consideração suas características físicas, estado de conservação e finalidade de uso do arquivo digital.

Após a digitalização, o documento deve ser submetido ao OCR (Optical Character Recognition), tecnologia que permite converter tipos diferentes de documentos, como uma folha de texto impresso digitalizada, arquivos em PDF e imagens capturadas com câmera digital, em um documento com dados pesquisáveis e editáveis. Esse procedimento é necessário para a recuperação das informações.

Com o fim de permitir que documentos em formato PDF possam ter o conteúdo pesquisável ao serem inseridos no sistema e, também, para garantir melhor desempenho do SEI ao longo do tempo, é importante que o processo de digitalização siga certos parâmetros, como por exemplo:

a. Cor: monocromático;
b. Resolução: 300 dpi;
c. Opção de reconhecimento de texto (OCR): ativada.

Há algumas configurações que podem não ser reproduzidas como no documento original, tais como fonte e tamanho dos caracteres; espaço entre os caracteres e entre as linhas; caracteres sublinhados, em negrito ou itálico; sobrescrito/subscrito.

A qualidade de conversão em OCR depende da qualidade do documento original e dos parâmetros de digitalização. Não são recomendados para o reconhecimento de texto os documentos com layout complexo, constituídos por diagramas, tabelas e textos (como folhetos, revistas e jornais); documentos contendo tabelas sem linhas de borda, tabelas com formatos de células complexas; tabelas complexas com subtabelas, diagramas, gráficos; fotografias, textos na vertical; documentos de layout complexo que contém textos misturados com diagramas ou ilustrações; documentos que contém fotografias ou padrões configurados como plano de fundo; documentos com texto de cor clara em fundo escuro.

Há alguns tipos de documentos que podem não ser reconhecidos corretamente no processamento do OCR como, por exemplo, documentos que possuem caracteres manuscritos; documentos com caracteres pequenos (menores que 10 pontos); documentos desalinhados; documentos escritos em idiomas diferentes do especificado; documentos com caracteres em fundo colorido não uniforme, tais como caracteres sombreados; documentos com muitos caracteres decorados, tais como caracteres com relevo ou contorno; documentos com caracteres em fundo padronizado, tais como caracteres sobrepostos em ilustrações e gráficos; documentos com muitos caracteres em contato com sublinhas ou bordas.

Os documentos impressos em fontes muito pequenas devem ser digitalizados com resoluções maiores e o brilho deve ser ajustado adequadamente:

(Fonte: Guia do Usuário do ABBYY® FineReader 11)

1. Em cada estação de trabalho de digitalização, será possível realizar o procedimento de ocerização. Nos casos em que não for possível realizar na estação de trabalho, o procedimento poderá ser feito de forma centralizada.
2. Mais informações sobre o processo de digitalização e ocerização podem ser obtidas no Manual de Digitalização do Órgão.

2.11.1 Excluir Documentos

É possível excluir documentos externos e documentos gerados no sistema que sejam desnecessários ao processo, clicando no ícone . Esta operação tem por fim eliminar documentos que ainda não se estabilizaram como oficiais e, portanto, não afetam direitos e/ou obrigações. Ainda assim, o sistema efetua o registro de documentos excluídos e o histórico da operação fica disponível na consulta ao andamento do processo.

 

Em regra, o ícone ficará visível apenas quando o procedimento de exclusão for permitido. A exclusão de documentos se diferencia da exclusão de processos porque um processo pode estar aberto para várias unidades no momento da criação de um documento. Por isso, a exclusão obedece algumas regras:

a. Documento gerado e não assinado pode ser excluído pela unidade elaboradora. Documento que ainda não foi assinado é considerado minuta e pode ser excluído, ainda que tenha sido incluído em bloco de reunião e, assim, visualizado por outras unidades;

b. Documento gerado assinado e ainda com a caneta em amarelo pode ser excluído pela unidade elaboradora. A caneta de indicação de assinatura fica em amarelo até que o documento tenha seu primeiro acesso por usuário de outra unidade ou quando o processo é enviado para outra unidade.

c. Documento externo assinado e ainda com a caneta em amarelo pode ser excluído pela unidade que o incluiu no processo.

d. Documento externo não assinado pode ser excluído pela unidade que o incluiu no processo, mesmo quando o processo já estiver aberto para múltiplas unidades ou mesmo se o documento já tiver sido acessado por usuários de outras unidades, até o envio do processo para outra unidade. Após o envio do processo para outra unidade, mesmo exibindo o ícone no acesso ao documento, o sistema não permite sua exclusão, avisando que o “Documento externo já tramitou”.

1. Um documento excluído deixa de aparecer na árvore de documentos do processo.
2. A exclusão de um documento não anula o registro do número sequencial referente ao tipo de documento. Por exemplo, caso tenha sido criado e, logo depois, excluído um memorando de número 1, o próximo memorando criado no sistema possuirá o número subsequente, 2.

 

2.11.2 Cancelar Documento

O ícone deve ser utilizado em documento já estabilizado como oficial e que, por alguma determinação oficial, dever ser cancelado.
Esta é a funcionalidade do SEI que opera o tradicional instituto do “Desentranhamento” e, assim, exige ato formal de autoridade competente determinando o cancelamento do documento.
Para efetuar a operação, basta clicar no documento e depois no ícone >

O sistema abrirá uma tela onde deverá ser informado o motivo do cancelamento.
Com o cancelamento, o documento permanece indicado na árvore de documentos do processo, porém, com ícone próprio de cancelado, sem ser mais possível acessar seu conteúdo:

1. Documento assinado, mesmo que possua assinaturas de usuários de várias unidades, somente pode ser cancelado pela unidade geradora, ainda que o processo esteja aberto em várias unidades ao mesmo tempo.
2. Assim, o ícone somente ficará visível para a unidade geradora do documento.

2.11.3 Assinatura de Documento Externo

Para os documentos externos é disponibilizada a opção “Assinar Documento”. Como regra geral, documentos externos são assinados somente por usuários da unidade que o incluiu no processo, podendo haver mais de uma assinatura. Documentos externos não podem ser inseridos em blocos de assinatura e também não podem ser liberados para assinatura por usuário externo.

Quando o documento externo for oriundo de digitalização de original em suporte papel, sua assinatura eletrônica tem como principal objetivo atender à Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, especialmente quanto aos dispositivos abaixo:

Art. 1º A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei
Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital.
[...]

Art. 3º O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil.

Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.

Art. 4º As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do processo adotado.
[...]

Art. 6º Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente. (grifos nossos).

É possível visualizar as assinaturas de um documento externo acessando a opção [Visualizar Assinatura] na tela do documento:

 

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