Algumas unidades querem "congelar" Blocos na tentativa de minimizar trabalho. Estou explicando na linha que segue o texto abaixo pela complexidade que levaria a gestão desses blocos fixos e nos documentos/processos incluídos. Quem tiver considerações com a prática em seus órgãos, fiquem à vontade para comentar e complementar ou corrigir.
A criação de blocos para que os documentos em determinado processo receba múltiplas assinaturas em diversas unidades (ou não), sem a necessidade que haja o trâmite do processo, deve ocorrer de forma temporária para que não torne o trabalho complexo para a gestão de Blocos e documentos incluídos. A ideia dos Blocos é pra ser algo bem dinâmico.
A unidade criadora do Bloco, poderá assinar documentos antes de disponibilizá-lo para outras unidades.
Os usuários podem consultar um bloco que já foi concluído. Pela ferramenta de pesquisa o usuário poderá encontrar o Bloco já concluído e poderá reabri-lo. Porém os Documentos já assinados ou não continuam no Bloco concluído.
1) O documento poderá ser inserido em mais de um Bloco.
2) O SEI não permite excluir Blocos com documentos.
3) Não conclui Bloco que estiver disponibilizado em mais Unidades sem que estiver assinado. Deve-se assim, cancelar a sua disponibilização, liberando a opção para Concluí-lo. E se após isto quiser exclui-lo, o usuário deve antes excluir todos os Documentos para que possa realizar a exclusão do Bloco.
4) Após a liberação do Bloco pela unidade geradora, a unidade que recebeu poderá editar o documento (se não estiver assinado). O Processo é disponibilizado somente para a consulta.
5) Segurança do SEI: o mesmo usuário não poderá assinar o documento já assinado por ele em Cargo(s) diferente(s). Após clicar em Devolução do Bloco, o documento desaparece da pesquisa para a unidade que recebeu o Bloco.
22 comentários
Ok.
Cuidado nesse orientação. É melhor orientar que os "assinadores" das unidades destinatárias SEMPRE que "processar" o bloco (tem que entrar no Bloco), seja assinando todos os documentos OU destacando alguma anotação sobre o que não assinar (p. ex. para revisão), DEVE sempre "Retornar" o Bloco de Assinatura. Na unidade criadora do Bloco o "Estado" Retornado é o principal sinalizador de que agora chegou a vez de darmos algum prosseguimento aos processos/documentos que estão naquele bloco.
Ok
Ok
Ainda, orientaria as áreas a tentarem acumular o máximo de documentos possível sobre um mesmo tipo/tema para disponibilizações pré acordadas durante o dia, a depender com o combinado com a Chefia. O grande potencial do Bloco de Assinatura é acumular vários documentos para serem assinados em lote. A área convencionar as descrições dos blocos também é importante (p. ex.: Ofícios de dd/mm/aaaa; Licenças Capacitação - dd/mm/aaaa). Casos urgentes poderiam ser criados blocos próprios e já disponibilizado. Por fim, ainda é bom orientar que é interessante convencionar QUEM pode disponibilizar o Bloco. Tem área que pode preferir que somente o Chefe (Diretor, Coordenador-Geral, Assessor X) pode disponibilizar os Blocos da área. É neste momento que se garante qualquer convenção com os Superiores e é o momento de qualquer última revisão. ATENÇÃO para documentos que comportem múltiplas assinaturas (revisem o máximo possível para eliminar esta prática, para segregar em documentos próprios!!!). Depois de um documento assinado e a caneta ficar preta, esquece qualquer revisão, não tem como desfazer o documento. Assim, a melhor prática é estes tipos de documentos, como Nota Técnica, serem assinados PRIMEIRO pela maior autoridade que deve assiná-lo.