Alguém teria uma rotina utilizada em seu órgão envolvendo as equipes de Protocolo e Arquivo?

De Protocolo conheço as seguintes práticas:

Com anexação de vários Processos

1) A unidade de Protocolo, com acesso em todas as unidades, quando um doc externo (físico) chega no Órgão, realiza o escaneamento, acessa a unidade ref ao doc e abre um processo direto na unidade responsável subindo o PDF. A unidade responsável fará a anexação dos processos relacionados.

Sem anexação de vários Processos

2) A unidade de Protocolo ou Empresa contratada, sem acesso em todas as unidades, quando um doc externo (físico) chega no Órgão, realiza o escaneamento e envia o PDF por e-mail à unidade responsável. A unidade responsável irá inserir o PDF no Processo. (este caso é utilizado quando uma empresa é contratada para fazer o escaneamento do legado do Órgão)

E referente ao Arquivo?

Quando após o escaneamento a área descer o físico para o Arquivo? Como o pessoal do arquivo saberá em qual processo deverá inserir aquele avulso que desceu imediatamente? Terá a informação do Número SEI e o Processo gerado, mas não terá o Processo "Pai" quando a área fizer a sua anexação.

Alguém tem uma rotina para clarear as fases?

A equipe do Arquivo quer que a unidade que anexou avise em qual Processo aquele DOC fará parte.