Prezad@s gestores e usuários do SEI,
Faço parte do Comitê Gestor incumbido da instalação do projeto piloto do SEI no MDS, na Diretoria de Projetos Internacionais. Estou realizando um levantamento, entre as instituições que adotaram a solução, das estratégias de digitalização dos processos legados ativos que terão de ser incorporados ("convertidos", como alguns colegas dizem) ao sistema. Em contatos e apresentações já vi várias abordagens: ANATEL, MinCom, CADE e MPOG. Peço, por favor, para aqueles de vocês que tenham algo sobre o assunto (uma narrativa curta, um link para a documentação de como se deu o procedimento no órgão, etc), que compartilhem isso neste espaço. Proponho também que colegas buscando soluções nesse sentido apresentem suas dúvidas, para que possamos discutí-las.
Nesses tempos de rédea curta nos gastos, urge encontrar uma forma de realizar esse passo essencial, que cause o menor nível de disrupção no trabalho (já complicado pela adoção da nova cultura) e o maior nível de economicidade. Agradeço desde já quaisquer colaborações nesse sentido.
Fausto dos Anjos Alvim
Diretoria de Projetos Internacionais - DPI/SE/MDS
77 comentários
RE: Tema: estratégia para digitalização de processos ativos a serem inseridos no SEI - Adicionado por Rommel Moura
RE: Tema: estratégia para digitalização de processos ativos a serem inseridos no SEI - Adicionado por Fausto Alvim
RE: Tema: estratégia para digitalização de processos ativos a serem inseridos no SEI - Adicionado por Rommel Moura
RE: Tema: estratégia para digitalização de processos ativos a serem inseridos no SEI - Adicionado por Fausto Alvim
-Houve uma fase prévia para digitalização antes da entrada em vigor do SEI (caso sim, de quanto tempo?) ou foi tudo junto?
-As scanners foram adquiridas com antecedência, para atender a uma digitalização prévia preparatória ou foram incorporadas para tratamento sobre demanda dos processos? Agradeço de novo a colaboração.
RE: Tema: estratégia para digitalização de processos ativos a serem inseridos no SEI - Adicionado por Rommel Moura
Pontos: Limitação física de armazenagem, Limitação de pessoal, Controle dos avulsos, Práticas não inovadoras, Controle dos sigilosos, Difícil acesso aos documentos, Controle central de todos os papéis que chegam na SDH Soluções nos Órgãos: 1) Arquivo com a fase Intermediária O arquivo guardará os documentos avulsos por assunto, faixas de números e períodos nas caixas (faixa do número SEI ex.: 0001 ao 0201 e por período data xx0/xx0/xxxx0 a xx1/xx1/xxxx1). Sem montar os processos físicos imediatamente, só quando pedirem. O foco é localizar o documento físico e conferir com o original (prática inovadora e mais eficiente). Necessidade: Inovação
Pontos Positivos: Não há necessidade de aumentar equipes, Fácil acesso aos documentos, Facilidade nos processos de trabalho
Pontos Negativos: Não há montagem do processo físico no momento que descerá. Se for apontada esta necessidade, poderá ter aumento de equipe e maior controle de envio do documento (em qual processo se destinará aquele doc físico). Documentos com algum grau de sigilo sob controle da área de Arquivo, Limitação física. O time do Arquivo alega que será mero depositório de documentos avulsos. 2) Áreas permanecem com os físicos Os físicos avulsos não descem imediatamente ao Arquivo. A área responsável receberá pelo protocolo (trâmite hoje do físico), a área cuidará de sua guarda na fase Corrente e Intermediária. O trâmite ocorrerá no SEI. Depois da sua conclusão em todas as áreas e após encerrado o prazo de temporalidade, é que o processo físico descerá para o Arquivo efetuar a sua guarda. Necessidade: Se as áreas consultam muito os físicos, permanecem com eles. Além do maior controle dos sigilosos (papéis, vídeos, gravações)
Pontos Positivos: Não há necessidade de aumentar equipes, Os sigilosos continuarão em domínio das áreas responsáveis, Organização dos documentos nos processos continuará com as áreas, As áreas farão o escaneamento.
Pontos Negativos: Limitação física na área responsável Sobre as perguntas -Vocês passaram para o SEI virando a chave ou conviveram com papel em paralelo numa fase de transição? R.: Viraremos a chave. Não haverá mais trâmite de papel dentro do Órgão. Os físicos que chegarem de fora serão escaneados no Protocolo Central e descerá para o Arquivo. -Houve uma fase prévia para digitalização antes da entrada em vigor do SEI (caso sim, de quanto tempo?) ou foi tudo junto? R.: Nós teremos ilhas de escaneamento para não sobrecarregar o Protocolo Central (Serão 3 Protocolos, ou centros de escaneamentos e roteamento de processos eletrônicos já no SEI). Não teremos uma fase prévia, pois a virada será agora dia 1º de Julho. As áreas levarão às ilhas de escaneamentos os processos físicos ainda em trâmite nas áreas. Depois disto, será tudo via SEI. Numa 2ª fase teremos o escaneamento do legado. -As scanners foram adquiridas com antecedência, para atender a uma digitalização prévia preparatória ou foram incorporadas para tratamento sobre demanda dos processos? R.: Sobre demanda. São 33 escanners de alta produção. 3 grandes para cada Protocolo e 30 pelas áreas. Postarei o questionário assim que estiver pronto. Além dele, teremos um mapeamento das rotinas de Protocolo, Arquivo e demais Áreas. Paralelo a isto, estamos com um hotsite na intranet para que todos saibam do projeto desde o seu planejamento até a publicação de todas as atas de reunião. Abraço!
RE: Tema: estratégia para digitalização de processos ativos a serem inseridos no SEI - Adicionado por Fausto Alvim
Uso dos scanners
Atenciosamente,
Guilherme