Prezados,
A implantação do Processo Eletrônico aqui na Prefeitura de São Paulo será feita gradualmente, por processo, que é migrado na totalidade para o meio eletrônico.
Estamos avaliando a "tradução" dos procedimentos em papel para o eletrônico, e uma questão que surgiu foi a respeito dos blocos de assinatura.
O bloco de assinatura permite que as unidades aos quais ele foi disponibilizado possam alterar o documento (incluindo realização de assinatura). Podem elas também inseri-lo em outro bloco de assinatura?
Isso nós questionamos pois no processo que estamos que queremos implantar a atividade de elaboração e coleta das assinaturas é muito complicada, e são setores completamente distintos que fazem esse controle. Se a área que elaborou o documento tiver que cuidar ela mesmo das assinaturas, isso muda a rotina de trabalho de uma maneira não ótima.
Para descrever melhor nosso problema: o processo que estamos migrando é o de suplementação orçamentária.
A área que elabora o documento é a coordenadoria de orçamento na secretaria de planejamento e a área que colhe as assinaturas do Prefeito e de todos os Secretários envolvidos é a assessoria técnica legislativa, vinculada a secretaria de governo. O documento sai da área do orçamento sem assinaturas, recebe somente a assinatura da Secretaria de Planejamento antes de ir para a assessoria técnica legislativa. Como podemos organizar esse procedimento no sistema sem ter de abrir mão dos blocos de assinatura e, preferencialmente, sem ter de atribuir à área de orçamento uma nova atividade.
1Um comentário
Criar um bloco por vez para cada Unidade na sequência. Tem que ter o cuidado quanto ao nível de alterações/revisões o documento poderá sofrer até de fato receber sua primeira assinatura, que, na medida do possível, é aconselhável ser PRIMEIRO a do usuário de maior hierarquia. Isso onera mais a unidade elaboradora, que vai ter que criar blocos de assinatura a cada vez que um for retornado.
Criar um único bloco e disponibilizá-lo desde já para todas as unidades que deverão assinar o documento. Neste caso é necessário utilizar as "Anotações" em cada documento no bloco como forma de comunicação entre os envolvidos, para avisar que já revisou e o documento está OK para assinatura.
Fora estas opções acima, tem uma orientação geral muito importante, inclusive que foi orientação de nossa Procuradoria aqui na Anatel: sempre que possível segregar em documentos separados os atos de aprovação subsequente. Esta sempre é a melhor opção quando lidamos com documentos eletrônicos, pois tem uma mudança cultural que nos é imposta, por questão tecnológica: para garantir a integridade dos documentos eletrônicos (requisito desses tipos de SW), em regra a assinatura eletrônica não se desfaz. Ou seja, não se distingue o "peso" da caneta e depois da primeira assinatura não se pode mudar o documento em si. Muitos documentos que hoje vemos ter múltiplas assinaturas em uma mesma página as pessoas nem lembram o porquê que é assim (muitos só pensam em diminuição da quantidade de papel, de documentos e até mesmo como sendo uma forma de "filtrar" para garantir harmonização da sequencia de atos). Ocorre que, de qualquer forma, eles geralmente só são protocolizados (oficializados) DEPOIS que todos assinam, especialmente depois da última assinatura, em que geralmente sempre tem as frases de "despacho" próximo a cada assinatura: "Aprova-se, encaminhar à Procuradoria"; "Ciente. Notificar o interessado da decisão"; etc. Pois bem, estes despachos subsequentes em si são considerados atos administrativos próprios (a ação administrativa uma de cada vez e na sequência), o que para processo eletrônico é mais conveniente serem expressos em documentos próprios em separado, geralmente, "Despacho", para diminuir esta grande dependência do uso de Bloco de Assinatura. A consequência da mudança para separar melhor os atos administrativos é o "risco" de surgirem situações em que as unidades superiores devem de fato, em seu documento de aprovação subsequente, ter que oficialmente contrariar a posição da área inferior. É como ocorre na AGU, em que o Procurador-Geral ou o Conjur gera seu Despacho de aprovação e sobre os itens que discorda do Procurador ele escreve sua discordância e determina qual é a posição final, mantendo-se todas as discordâncias no processos. Isso nos exige mudança na forma de trabalhar e entender que é intrínseco à mudança do "sistema papel" (milenar) para o 100% eletrônico. Como falo aqui para os alunos: É literalmente impossível implementar o processo administrativo 100% eletrônico sem mudança na forma de trabalhar!