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3. Arquivo

24 de Junho de 2015, 13:02 , por Michele Cristina - | Ninguém seguindo este artigo por enquanto.
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O funcionamento eficiente da Administração Pública passa pelo entendimento da dimensão e importância do tratamento da informação, que é requisito fundamental para o acesso aos arquivos públicos, enquanto instrumento de garantia dos direitos do cidadão.

Neste Manual foram incluídas apenas as atividades relativas à gestão da documentação em suporte digital efetivadas diretamente no SEI.

As rotinas de avaliação documental, recolhimento e eliminação de documentos e processos ainda não foram desenvolvidas no sistema, razão pela qual não serão abordadas neste Manual.

3.1 Gestão de Documentos

A Gestão de Documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento à guarda permanente.

 3.1.1 Objetivos

  • Organizar, de modo eficiente, a produção, gerenciamento, manutenção e destinação dos documentos.
  • Formalizar a eliminação de documentos que tenham cumprido seu prazo de arquivamento.
  • Garantir o uso adequado de técnicas de gerenciamento eletrônico de documentos.
  • Assegurar o acesso à informação quando e onde se fizer necessária ao governo e aos cidadãos.
  • Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente, reconhecidos por seu valor para pesquisa histórica ou científica.

 3.1.2 Plano de Classificação

O Plano de Classificação da instituição permite classificar todo e qualquer processo e documento produzido e/ou, recebido pelo órgão, no exercício de suas atividades e funções.

O assunto arquivístico deve ser o critério classificador, possibilitando agrupar tipologias documentais (ofício, memorando, recibo, etc.) que integram o mesmo processo.

A partir do assunto de que trata a documentação, a classificação se realiza com a busca do código correspondente na tabela de Classificação por Assunto Arquivístico, que também possui registros sobre a temporalidade e a destinação.

Contudo, conforme já vimos nos tópicos Iniciar Processo e Incluir Documentos deste Manual, a indicação do código de Classificação por Assunto Arquivístico já vem previamente sugerido na abertura do processo, sendo de responsabilidade da área competente pela Gestão Documental do Órgão efetivar os estudos necessários para o adequado relacionamento (indicação previamente configurada) entre o tipo de processo e o Assunto de Arquivo.

3.1.3 Tabela de Temporalidade de Documentos

A Tabela de Temporalidade é o registro esquemático do ciclo de vida dos documentos, determinando os prazos de guarda em fase corrente e intermediária e a destinação para eliminação ou recolhimento ao Arquivo Permanente.

A documentação em tramitação no SEI é a documentação em fase corrente e intermediária, sendo a primeira aquela em que o processo ainda não cumpriu a finalidade para a qual foi criado.
Quando o processo é encerrado considera-se que já cumpriu sua função imediata, mas contém informações de caráter probatório e/ou informativo e deve ser transferido ao arquivo intermediário.

Depois, o último estágio será o recolhimento dos documentos de valor permanente, que receberão tratamento arquivístico, incluindo a sua conservação, arranjo e descrição, de forma que possam estar disponíveis à pesquisa.

A Temporalidade, contada no sistema a partir da conclusão do processo em todas as unidades e assim permanecendo ininterruptamente, está associada ao Plano de Classificação configurado.

A Tabela é um instrumento da Gestão Documental passível de alterações na medida em que a produção de documentos se altera, devido a mudanças sociais, administrativas e jurídicas.

3.2 Arquivamento no SEI

No SEI, o arquivamento é realizado de forma lógica, sem a distinção das fases de guarda do processo. Ao finalizar a instrução de um processo no âmbito de sua atuação, a unidade deverá realizar a operação de conclusão do processo em todas as unidades. A partir de então, a contagem da temporalidade será iniciada.

No âmbito do SEI, a temporalidade corresponde ao prazo em que um processo deverá permanecer concluído em todas as unidades, sua tramitação e destinação ao final deste prazo: eliminação ou guarda permanente. Como o sistema não permite o trâmite de documentos avulsos, em regra os documentos assumirão a temporalidade dos processos em que estiverem inseridos.

 

  1. Quaisquer dúvidas ou atividades relacionadas ao arquivamento da via física de documentos deverão ser reportadas à unidade responsável pela Gestão Documental do órgão.

 

Somente para documentos externos que possuírem via física, ou seja, aqueles oriundos de digitalização, há controle operacional efetivado manualmente no sistema.

A área responsável pela gestão do SEI pode configurar determinadas unidades com perfil de arquivamento. Estas unidades, normalmente as unidades de Arquivo, podem atribuir um localizador para a via física de um documento externo que já tenha sido digitalizado e capturado para o sistema.

Assim, as vias físicas dos documentos capturados deverão ser encaminhadas ao Arquivo com a anotação do número SEI (protocolo de documento) no canto superior direito. A via física ficará armazenada pelo prazo que estiver estipulado na Tabela de Temporalidade.

No entanto, antes de arquivar um documento é necessário parametrizar o Tipo de Localizador, o Lugar do Localizador e o Localizador.

3.2.1 Criar Tipo de Localizador

O Tipo de Localizador tem por objetivo indicar o endereçamento interno de como se dará o arquivamento físico. Ou seja, se é uma estante, um conjunto de módulos, um módulo, um armário, e, ainda, especificamente qual é cada um desses tipos dentre os diversos disponibilizados no arquivo em questão (Lugar de Localizador). Conforme exemplos abaixo, é importante específicar cada nível de arquivamento interno do Localizador.

Clique em “Localizadores” no menu principal, depois em “Tipos” e “Novo”:

Na tela aberta, informe a sigla, Nome e Descrição do Localizador:

As informações devem retratar o arranjo físico dos documentos no arquivo. A Sigla é uma convenção padronizada que apontará para o Nome do Localizador. A Descrição é optativa e visa incluir informações explicativas que auxiliarão na identificação do Tipo de Localizador.

3.2.2 Criar Lugar de Localizador

Clique em “Localizador” no menu principal, depois em “Lugares” e “Novo’. Abrirá a seguinte tela:

Deve-se incluir o endereço físico do depósito de documentos e não a denominação da unidade de arquivo.

3.2.3 Criar Localizador (caixa) 

Clique em “Localizadores” no menu principal, depois em “Novo”:

  1. Escolha o Tipo de Localizador.
  2. Será apresentado o número da caixa em ordem crescente (criar novos localizadores até o limite que a prateleira comporta).
  3. Será apresentado o número da caixa em ordem crescente (criar novos localizadores até o limite que a prateleira comporta).
  4. Escolha a localização.
  5. Escolha o estado da caixa: Aberto (será comum alterar para “Fechar” uma caixa)
  6. Clique em "salvar".

3.2.4 Arquivar Documentos Físicos

Clique em “Arquivamento” no menu principal e siga os próximos passos:

Na tela Arquivamento, primeiramente clique no botão “Consultar” (indicado com a seta ) e depois forneça as informações solicitadas:

Para fechar a caixa é necessário alterar o estado do localizador. Clique em “Localizadores” e depois “Listar”.

Depois de alterar o “Estado” do Localizador (caixa) para fechado, a unidade pode criar outro Localizador para abrir uma nova caixa.

3.2.5 Solicitar Desarquivamento (conferir via física)

Um usuário pode solicitar o desarquivamento de um documento digitalizado se precisar fazer alguma conferência com o original em papel.
A operação poderá ser efetuada por meio do ícone [Solicitar Desarquivamento] , que somente aparece quando o Documento Externo possui via física arquivada em uma unidade de arquivo, ou seja, com localizador atribuído.

Selecionando a opção de Desarquivamento, o usuário poderá informar à unidade de arquivamento sobre a necessidade de consulta ao original físico. O sistema exibirá a tela “Solicitar Desarquivamento”, que lista os documentos do processo que possuem via física arquivada. O usuário seleciona os documentos de interesse e clica no botão “Solicitar”:

Em seguida, o sistema exibirá a mensagem:

O usuário deve procurar a unidade de arquivo correspondente para ter acesso ao documento físico.

3.2.6 Desarquivamento pela Unidade de Arquivo

No menu “Desarquivamento” a unidade de arquivo visualiza todas as demandas das unidades, podendo selecionar as ações “Cancelar Solicitação de Desarquivamento” ( - ) ou “Desarquivar Documento” ( x ). Neste caso, é obrigatório indicar o usuário que retirou o documento fisicamente no campo “Retirado por”, dentre os usuários da unidade de quem solicitou o desarquivamento, devendo este usuário inserir sua senha de acesso ao SEI no campo “Senha” para que o desarquivamento seja finalizado:

 

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