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11. Anexos

17 de Junho de 2015, 15:25 , por Michele Cristina - | Ninguém seguindo este artigo por enquanto.
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11.1 Tabela de Riscos

Aspectos Riscos Ações preventivas ou contingenciais Dano Probabilidade Grau de impacto
Diretrizes - Não apoio da alta administração 1) Demonstrar os resultados alcançados em outros órgãos com apresentações e depoimentos de terceiros
2) Buscar apoio do órgão coordenador do projeto
Impossibilidade de realização da implantação do SEI; Baixa Alto
  - Baixo apoio da alta administração 1) Buscar reforço interno para demonstrar a necessidade de inovação e com isto atingir resultados melhores na gestão pública;
2) Realizar ações de endomarketing para demonstrar os números na melhoria do trâmite processual (tempo e qntd);
3) Demonstrar os resultados alcançados em outros órgãos com apresentações e depoimentos de terceiros; 4) Buscar apoio do órgão coordenador do projeto
Descontinuidade da implantação do SEI;
Implantação do SEI com restrições
Média Alto
  - Falta de previsão orçamentária 1) Prever implantação na previsão orçamentária da organização, alinhada ao PDTI e à EGTI;
2) Utilizar ferramentas já existentes para treinamentos, divulgação, mapeamento dos processos, infra e assuntos relacionados à TI;
3) Buscar parcerias externas através de convênios e acordos de cooperação
Impossibilidade de realização da implantação do SEI;
Implantação do SEI com restrições
Média Médio
  - Riscos na implantação imediata 1) Prever no planejamento estratégico formas de transferência de dados e aceitação na mudança de cultura;
2) Definir plano de reversão para o antigo sistema, a ser acionado caso haja necessidade.
ossíveis Perdas e inconsistências de dados, de acordo com as peculiaridades de cada sistema; Média Alto
  - Riscos com a implantação paralela 1) Manter ações relacionadas à motivação ao uso do meio eletrônico para que não voltem a usar o papel;
2) Seguir o cronograma com estrito cuidado nas etapas e conclusão de cada fase;
Retorno à cultura de uso do papel; Descontinuidade da implantação do SEI; Permanência de tramitação de documentos híbridos mesmo após a total implantação do SEI Alta Alto
Organizacionais - Não aceite da mudança de cultura; 1) Demonstrar as facilidades e os ganhos com a utilização do SEI;
2) Realizar treinamento e formação que são as ferramentas frequentemente mais utilizadas para mudar o pensamento dominante na organização.
3) Aplicar as etapas que fazem parte da gestão de mudança: descongelar, mudar e recongelar
4) Constituir uma equipe de mudança
5) Buscar apoio na alta administração para uma efetiva mudança de cultura organizacional
Impossibilidade de realização da implantação do SEI; Retorno à cultura de uso do papel; Permanência de tramitação de documentos híbridos mesmo após a total implantação do SEI; Descontinuidade da implantação do SEI Média Alto
Processos - Riscos com a falta de clareza no mapeamento dos processos - Desenhar os processos de trabalho não se prender a realidade do fluxo com o uso do papel
Otimização de fluxos de trabalho não alcançada com o uso do SEI pela organização
Implantação do SEI com restrições
Média Médio
  - Falta de estruturação adequada das unidades organizacionais e sua hierarquia - Estruturar adequadamente a hierarquia organizacional; - Buscar com órgãos parceiros a melhor forma de estruturação da hierarquia organizacional; Otimização de fluxos de trabalho não alcançada com o uso do SEI pela organização Média Médio
Pessoas - Não envolvimento total dos servidores nas ações ao processo de implantação do SEI (Falta de motivação) 1) Demonstrar para os servidores do órgão os ganhos de tempo na realização do trabalho com o SEI;
2) Capacitar multiplicadores, como líder, para motivar todos na unidade em que esteja desempenhando as suas atividades;
3) Obter apoio da alta administração no processo de convencimento/sensibilização;
4) Recompensar os servidores com melhores desempenhos com o uso do meio eletrônico, por meio de ferramentas inovadoras de gestão por competências;
5) Estimular aprendizado constante dos servidores com o uso contínuo do SEI.
6) Aplicar “lições aprendidas” de outros órgãos em soluções participativas no processo de implantação;
Impossibilidade de realização da implantação do SEI; Implantação do SEI com restrições; Retorno à cultura de uso do papel; Descontinuidade da implantação do SEI Média Alto
  - Resistência à aprendizagem no uso do SEI 1) Capacitar multiplicadores, como líderes, para motivar todos na unidade em que esteja desempenhando as suas atividades;
2) Obter apoio da alta administração no processo de convencimento/sensibilização;
3) Utilizar técnicas de treinamento e desenvolvimento no processo de aprendizagem dos servidores
Implantação do SEI com restrições; Retorno à cultura de uso do papel; Descontinuidade da implantação do SEI Média Alto se a resistência ultrapassar o número de servidores favoráveis e neutros
  - Falta de efetividade no modelo de treinamento adotado 1) Alterar o modelo de treinamento escolhido Implantação do SEI com restrições; Descontinuidade da implantação do SEI Baixa Médio
  - Falta de equipe técnica ou quadro reduzido de TI 1) Buscar servidores de TI positivos à mudança e que estão em setores diversos;
2) Realizar concurso para ampliação do quadro técnico de TI;
3) Selecionar servidores com conhecimento de gestão para liderar equipes de TI
Impossibilidade de realização da implantação do SEI; Implantação do SEI com restrições; Descontinuidade da implantação do SEI Média Alto
  - Resistência da equipe de TI 1) Obter apoio da alta administração no processo de convencimento/sensibilização da equipe de TI;
2) Demonstrar as facilidades da ferramenta e a pouca necessidade de suporte, pois o SEI já tem maturidade suficiente para não requerer intervenções no código-fonte;
Impossibilidade de realização da implantação do SEI; Implantação do SEI com restrições; Descontinuidade da implantação do SEI Média Alto
Infra e Tecnologia - Poucos equipamentos e softwares 1) Maximizar aproveitamento da infraestrutura tecnológica já existente no órgão;
2) Prever orçamento para a aquisição de novos equipamentos e softwares.
Impossibilidade de realização da implantação do SEI; Implantação do SEI com restrições Baixa Alto
  - Não priorização da implantação do sistema pela área de TI da organização. 1) Obter apoio da alta administração no processo de convencimento/sensibilização da equipe de TI (inclusive gestores de TI) quanto à priorização da implantação do SEI como ação estratégica; Impossibilidade de realização da implantação do SEI; Implantação do SEI com restrições Média Alto
Comunicação - Falta de comunicação interna 1) Realizar ações de endomarketing* para melhoria da comunicação interna;
2) Adotar ferramentas já existentes para melhoria da comunicação;
3) Criar novas ferramentas para melhoria da comunicação;
4) Envolver as equipes de comunicação da organização;
5) Elaborar e seguir o plano de comunicação
Implantação do SEI com restrições; Descontinuidade da implantação do SEI Média Médio
  - Falta de comunicação externa 1) Envolver as equipes de comunicação da organização;
2) Realizar ações que visem demonstrar os ganhos e sua capacidade de inovar perante os demais órgãos;
3) Elaborar e seguir o plano de comunicação;
4) Participar de eventos relacionados ao uso de meio eletrônico na melhoria da gestão.
Implantação do SEI com restrições; Descontinuidade da implantação do SEI Média Baixo
Aspectos legais - Falta de normativos internos norteadores das formas inovadoras de trabalho 1) Desenvolver normativos internos que ajudem no processo de mudança e aceitação;
2) Divulgar amplamente os normativos criados;
3) Reforçar conceitos contidos em normativos já em vigor para a área de comunicações administrativas, relacionando com o uso da TI.
Impossibilidade de realização da implantação do SEI; Implantação do SEI com restrições; Retorno à cultura de uso do papel; Descontinuidade da implantação do SEI. Baixa Médio
  • Endomarketing é uma ação que busca adaptar estratégias do marketing convencional, normalmente utilizado no meio externo às organizações, para o uso em sua realidade interna.

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Nova atualização da Base de Referência - SEI 2.6.0

16 de Junho de 2015, 12:36, por Michele Cristina

Disponibilizada nova atualização da Base de Referência para o Poder Executivo relacionada à versão 2.6.0 do SEI.



Apresentação no CADE

16 de Junho de 2015, 12:35, por Michele Cristina

No dia 14/04 o CADE fará uma apresentação do Projeto Cade em Papel para os Órgãos: Secretaria de Portos da Presidência da República, Eletrobras, Terracap, IPEA, MCTI, Embratur, GDF, Ancine, Trensub, FioCruz, Fundação Palmares, que estão interessados em conhecer o planejamento e experiência de implantação do SEI.



Portaria 9 do GSI da PR

16 de Junho de 2015, 12:34, por Michele Cristina

PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA



Portaria 11 do GSI da PR

16 de Junho de 2015, 12:33, por Michele Cristina

PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA



Evento Processo Eletrônico Nacional

16 de Junho de 2015, 12:32, por Michele Cristina

O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão convida os órgãos e servidores interessados em conhecer o Processo Eletrônico Nacional (PEN) e a solução Sistema Eletrônico de Informações (SEI) a participarem do Encontro Processo Eletrônico Nacional - Rumo ao Aprimoramento da Gestão Pública.