11.1 Tabela de Riscos
| Aspectos | Riscos | Ações preventivas ou contingenciais | Dano | Probabilidade | Grau de impacto |
|---|---|---|---|---|---|
| Diretrizes | - Não apoio da alta administração | 1) Demonstrar os resultados alcançados em outros órgãos com apresentações e depoimentos de terceiros 2) Buscar apoio do órgão coordenador do projeto |
Impossibilidade de realização da implantação do SEI; | Baixa | Alto |
| - Baixo apoio da alta administração | 1) Buscar reforço interno para demonstrar a necessidade de inovação e com isto atingir resultados melhores na gestão pública; 2) Realizar ações de endomarketing para demonstrar os números na melhoria do trâmite processual (tempo e qntd); 3) Demonstrar os resultados alcançados em outros órgãos com apresentações e depoimentos de terceiros; 4) Buscar apoio do órgão coordenador do projeto |
Descontinuidade da implantação do SEI; Implantação do SEI com restrições |
Média | Alto | |
| - Falta de previsão orçamentária | 1) Prever implantação na previsão orçamentária da organização, alinhada ao PDTI e à EGTI; 2) Utilizar ferramentas já existentes para treinamentos, divulgação, mapeamento dos processos, infra e assuntos relacionados à TI; 3) Buscar parcerias externas através de convênios e acordos de cooperação |
Impossibilidade de realização da implantação do SEI; Implantação do SEI com restrições |
Média | Médio | |
| - Riscos na implantação imediata | 1) Prever no planejamento estratégico formas de transferência de dados e aceitação na mudança de cultura; 2) Definir plano de reversão para o antigo sistema, a ser acionado caso haja necessidade. |
ossíveis Perdas e inconsistências de dados, de acordo com as peculiaridades de cada sistema; | Média | Alto | |
| - Riscos com a implantação paralela | 1) Manter ações relacionadas à motivação ao uso do meio eletrônico para que não voltem a usar o papel; 2) Seguir o cronograma com estrito cuidado nas etapas e conclusão de cada fase; |
Retorno à cultura de uso do papel; Descontinuidade da implantação do SEI; Permanência de tramitação de documentos híbridos mesmo após a total implantação do SEI | Alta | Alto | |
| Organizacionais | - Não aceite da mudança de cultura; | 1) Demonstrar as facilidades e os ganhos com a utilização do SEI; 2) Realizar treinamento e formação que são as ferramentas frequentemente mais utilizadas para mudar o pensamento dominante na organização. 3) Aplicar as etapas que fazem parte da gestão de mudança: descongelar, mudar e recongelar 4) Constituir uma equipe de mudança 5) Buscar apoio na alta administração para uma efetiva mudança de cultura organizacional |
Impossibilidade de realização da implantação do SEI; Retorno à cultura de uso do papel; Permanência de tramitação de documentos híbridos mesmo após a total implantação do SEI; Descontinuidade da implantação do SEI | Média | Alto |
| Processos | - Riscos com a falta de clareza no mapeamento dos processos | - Desenhar os processos de trabalho não se prender a realidade do fluxo com o uso do papel |
Otimização de fluxos de trabalho não alcançada com o uso do SEI pela organização Implantação do SEI com restrições |
Média | Médio |
| - Falta de estruturação adequada das unidades organizacionais e sua hierarquia | - Estruturar adequadamente a hierarquia organizacional; - Buscar com órgãos parceiros a melhor forma de estruturação da hierarquia organizacional; | Otimização de fluxos de trabalho não alcançada com o uso do SEI pela organização | Média | Médio | |
| Pessoas | - Não envolvimento total dos servidores nas ações ao processo de implantação do SEI (Falta de motivação) | 1) Demonstrar para os servidores do órgão os ganhos de tempo na realização do trabalho com o SEI; 2) Capacitar multiplicadores, como líder, para motivar todos na unidade em que esteja desempenhando as suas atividades; 3) Obter apoio da alta administração no processo de convencimento/sensibilização; 4) Recompensar os servidores com melhores desempenhos com o uso do meio eletrônico, por meio de ferramentas inovadoras de gestão por competências; 5) Estimular aprendizado constante dos servidores com o uso contínuo do SEI. 6) Aplicar “lições aprendidas” de outros órgãos em soluções participativas no processo de implantação; |
Impossibilidade de realização da implantação do SEI; Implantação do SEI com restrições; Retorno à cultura de uso do papel; Descontinuidade da implantação do SEI | Média | Alto |
| - Resistência à aprendizagem no uso do SEI | 1) Capacitar multiplicadores, como líderes, para motivar todos na unidade em que esteja desempenhando as suas atividades; 2) Obter apoio da alta administração no processo de convencimento/sensibilização; 3) Utilizar técnicas de treinamento e desenvolvimento no processo de aprendizagem dos servidores |
Implantação do SEI com restrições; Retorno à cultura de uso do papel; Descontinuidade da implantação do SEI | Média | Alto se a resistência ultrapassar o número de servidores favoráveis e neutros | |
| - Falta de efetividade no modelo de treinamento adotado | 1) Alterar o modelo de treinamento escolhido | Implantação do SEI com restrições; Descontinuidade da implantação do SEI | Baixa | Médio | |
| - Falta de equipe técnica ou quadro reduzido de TI | 1) Buscar servidores de TI positivos à mudança e que estão em setores diversos; 2) Realizar concurso para ampliação do quadro técnico de TI; 3) Selecionar servidores com conhecimento de gestão para liderar equipes de TI |
Impossibilidade de realização da implantação do SEI; Implantação do SEI com restrições; Descontinuidade da implantação do SEI | Média | Alto | |
| - Resistência da equipe de TI | 1) Obter apoio da alta administração no processo de convencimento/sensibilização da equipe de TI; 2) Demonstrar as facilidades da ferramenta e a pouca necessidade de suporte, pois o SEI já tem maturidade suficiente para não requerer intervenções no código-fonte; |
Impossibilidade de realização da implantação do SEI; Implantação do SEI com restrições; Descontinuidade da implantação do SEI | Média | Alto | |
| Infra e Tecnologia | - Poucos equipamentos e softwares | 1) Maximizar aproveitamento da infraestrutura tecnológica já existente no órgão; 2) Prever orçamento para a aquisição de novos equipamentos e softwares. |
Impossibilidade de realização da implantação do SEI; Implantação do SEI com restrições | Baixa | Alto |
| - Não priorização da implantação do sistema pela área de TI da organização. | 1) Obter apoio da alta administração no processo de convencimento/sensibilização da equipe de TI (inclusive gestores de TI) quanto à priorização da implantação do SEI como ação estratégica; | Impossibilidade de realização da implantação do SEI; Implantação do SEI com restrições | Média | Alto | |
| Comunicação | - Falta de comunicação interna | 1) Realizar ações de endomarketing* para melhoria da comunicação interna; 2) Adotar ferramentas já existentes para melhoria da comunicação; 3) Criar novas ferramentas para melhoria da comunicação; 4) Envolver as equipes de comunicação da organização; 5) Elaborar e seguir o plano de comunicação |
Implantação do SEI com restrições; Descontinuidade da implantação do SEI | Média | Médio |
| - Falta de comunicação externa | 1) Envolver as equipes de comunicação da organização; 2) Realizar ações que visem demonstrar os ganhos e sua capacidade de inovar perante os demais órgãos; 3) Elaborar e seguir o plano de comunicação; 4) Participar de eventos relacionados ao uso de meio eletrônico na melhoria da gestão. |
Implantação do SEI com restrições; Descontinuidade da implantação do SEI | Média | Baixo | |
| Aspectos legais | - Falta de normativos internos norteadores das formas inovadoras de trabalho | 1) Desenvolver normativos internos que ajudem no processo de mudança e aceitação; 2) Divulgar amplamente os normativos criados; 3) Reforçar conceitos contidos em normativos já em vigor para a área de comunicações administrativas, relacionando com o uso da TI. |
Impossibilidade de realização da implantação do SEI; Implantação do SEI com restrições; Retorno à cultura de uso do papel; Descontinuidade da implantação do SEI. | Baixa | Médio |
- Endomarketing é uma ação que busca adaptar estratégias do marketing convencional, normalmente utilizado no meio externo às organizações, para o uso em sua realidade interna.