O que é?

O PEN é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública para a construção de uma infraestrutura pública de processo administrativo eletrônico.

É um projeto de gestão pública, que visa a obtenção de substanciais melhorias no desempenho dos processos da administração pública, com ganhos em agilidade,produtividade, satisfação do público usuário e redução de custos.

Coordenado pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MP), o PEN é resultante da integração de diferentes esforços que já estavam em curso no âmbito do governo federal. Assim, o PEN nasceu de forma colaborativa e foi formalizado por meio do Acordo de Cooperação Técnica n° 02/2013, celebrado entre o MP, a Empresa de Pesquisa Agropecuária (Embrapa), a Comissão de Valores Mobiliários (CVM) e o Governo do Distrito Federal (GDF).

A participação formal no PEN ocorre por meio da assinatura de Termo de Adesão a esse Acordo de Cooperação. Para saber mais, o órgão ou entidade pode enviar um e-mail para processo.eletronico@planejamento.gov.br. A equipe do projeto PEN informará os procedimentos necessários.

Referência-chave

A referência-chave do PEN é a iniciativa e-Processo, da Receita Federal do Brasil, que em 2011 apresentou os seguintes resultados:

• mais de 2 milhões de processos eletrônicos

• redução em 40% do tempo de trâmite do processo fiscal

• expressivo aumento na produtividade dos servidores

• economias anuais de mais de R$ 200 milhões

• vencedora do 16º Concurso Inovação na Gestão Pública Federal

Solução de processo eletrônico

Um dos objetivos do projeto PEN é a construção de uma solução de processo eletrônico, que possa ser utilizada por qualquer ente federativo, órgão ou entidade pública, independentemente de sua área de atuação específica, segundo as seguintes diretrizes:

Permitir implantação em larga escala a custos módicos (ex: permitir uso de softwares livres)

Permitir à administração pública o total domínio legal e tecnológico da solução

Disponibilização da solução de forma pública (Portal do Software Público Brasileiro)

Liberdade para adaptação da solução e para escolha da forma de hospedagem

Os seguintes benefícios podem ser esperados com a implantação da solução de processo eletrônico:

• redução de custos financeiros e ambientais associados à impressão (impressoras, toner, papel, contratos de impressão);

• redução de custos operacionais relacionados à entrega e ao armazenamento de documentos e processos;

• redução do tempo gasto na abertura, manipulação, localização e tramitação de documentos e processos;

• eliminação de perdas, extravios e destruições indevidos de documentos e processos;

• compartilhamento simultâneo de documentos e processos, para fins de contribuição, acompanhamento da tramitação ou simples consulta;

• auxílio aos servidores em sua rotina, com a disponibilização de modelos e orientações sobre como proceder em situações específicas;

• incremento na publicidade dos processos, tornando mais fácil seu acompanhamento por servidores e por administrados, e o seu controle interno e pela sociedade;

• ampliação da gestão do conhecimento e da possibilidade de melhoria de processos, em razão da criação de uma plataforma única que permitirá a análise de fluxos de processos, sua comparação entre órgãos distintos e a melhoria baseada em experiências de sucesso;

• aumento da possibilidade de definição, coleta e utilização direta e cruzada de dados e indicadores, em razão da criação de um conjunto de bases de dados de mesma natureza.

O SEI, desenvolvido pelo Tribunal Federal da 4ª Região - TFR4, é a solução de processo eletrônico escolhida no âmbito do PEN. Esses são os fatores-chave para escolha do SEI:

Práticas inovadoras de trabalho – libertação do paradigma do papel

Interface intuitiva e orientada ao aumento de produtividade

Orientação a processos de negócio

Possibilidade de execução em plataforma 100% software livre

Arquitetura de software bem definida

Compatibilidade com diversos ambientes operacionais

Histórico de implantações bem-sucedidas em outros órgãos

Propriedade pública

Serviços centralizados de processo eletrônico

Os serviços centralizados de processo eletrônico são um conjunto de serviços eletrônicos que permitirão a intercomunicação entre entes, órgãos e entidades usuários dequaisquer soluções de processo eletrônico. Eles serão implementados por meio da criação de um project:barramento-canal-de-comunicacao-eletronica

Entre os serviços disponibilizados estará, por exemplo, o trâmite totalmente eletrônico de processos e documentos administrativos entre diferentes entes federativos, órgãos e entidades. Com isso, tramitar um processo para outro órgão ou ente será, na essência, tão prático quanto tramitar um processo para outra área do mesmo órgão.

Esse trâmite será possível ainda que as organizações públicas sejam usuárias de diferentes softwares de processo eletrônico, graças à definição e estabelecimento de um protocolo comum de trâmite de processos eletrônicos.