Surgiu uma dúvida aqui: a cópia dos pontos das empresas terceirizadas são entregues em papel e digitalizamos para colocar no SEI. Mesmo sendo uma digitalização de uma cópia (os originais ficam com a empresa) temos que guardar essas cópias no arquivo?
Gabriela, o Decreto nº 8.539/2015, que dispõe sobre o processo administrativo em meio eletrônico, traz:
Art. 12. A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado. § 1º A conferência prevista no caput deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples. § 2º Os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópia autenticada administrativamente, e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples. § 3º A administração poderá, conforme definido em ato de cada órgão ou entidade: I - proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado; II - determinar que a protocolização de documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o protocolo atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento original imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua digitalização; e III - receber o documento em papel para posterior digitalização, considerando que: a) os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação; e b) os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização, nos termos do caput e do § 1º. § 4º Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização do documento recebido, este ficará sob guarda da administração e será admitido o trâmite do processo de forma híbrida, conforme definido em ato de cada órgão ou entidade.
Então, com a devida conferência da integridade, o Decreto prevê o descarte de cópia simples ou de cópia autenticada administrativamente após a digitalização do documento.
Atenciosamente,
[logo]
Iara do Espírito Santo Bibliotecária - CRB-1 nº 2991 Coordenação-Geral Processual Conselho Administrativo de Defesa Econômica - Cade Tel: + 55 61 3032-9736 E-mail: iara.santo@cade.gov.br
De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de GABRIELA MUSSE BRANCO Enviada em: segunda-feira, 25 de abril de 2016 12:01 Para: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br Assunto: [sei-negocio] digitalização de documentos que são cópia
Prezados,
Surgiu uma dúvida aqui: a cópia dos pontos das empresas terceirizadas são entregues em papel e digitalizamos para colocar no SEI. Mesmo sendo uma digitalização de uma cópia (os originais ficam com a empresa) temos que guardar essas cópias no arquivo?
De: Iara do Espirito Santo [mailto:iara.santo@cade.gov.br] Enviada em: terça-feira, 26 de abril de 2016 10:50 Para: GABRIELA MUSSE BRANCO ; sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br Assunto: RES: digitalização de documentos que são cópia
Gabriela, o Decreto nº 8.539/2015, que dispõe sobre o processo administrativo em meio eletrônico, traz:
Art. 12. A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado. § 1º A conferência prevista no caput deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples. § 2º Os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópia autenticada administrativamente, e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples. § 3º A administração poderá, conforme definido em ato de cada órgão ou entidade: I - proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado; II - determinar que a protocolização de documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o protocolo atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento original imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua digitalização; e III - receber o documento em papel para posterior digitalização, considerando que: a) os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação; e b) os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização, nos termos do caput e do § 1º. § 4º Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização do documento recebido, este ficará sob guarda da administração e será admitido o trâmite do processo de forma híbrida, conforme definido em ato de cada órgão ou entidade.
Então, com a devida conferência da integridade, o Decreto prevê o descarte de cópia simples ou de cópia autenticada administrativamente após a digitalização do documento.
Atenciosamente,
[logo]
Iara do Espírito Santo Bibliotecária - CRB-1 nº 2991 Coordenação-Geral Processual Conselho Administrativo de Defesa Econômica - Cade Tel: + 55 61 3032-9736 E-mail: iara.santo@cade.gov.br
De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de GABRIELA MUSSE BRANCO Enviada em: segunda-feira, 25 de abril de 2016 12:01
Para: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br
Assunto: [sei-negocio] digitalização de documentos que são cópia
Prezados,
Surgiu uma dúvida aqui: a cópia dos pontos das empresas terceirizadas são entregues em papel e digitalizamos para colocar no SEI. Mesmo sendo uma digitalização de uma cópia (os originais ficam com a empresa) temos que guardar essas cópias no arquivo?
Depende do que for definido em ato de cada órgão, para as três situações indicadas no citado § 3º.
De: sei-negocio [mailto:sei-negocio-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de GABRIELA MUSSE BRANCO Enviada em: segunda-feira, 25 de abril de 2016 12:01 Para: sei-negocio@listas.softwarepublico.gov.br Assunto: [sei-negocio] digitalização de documentos que são cópia
Prezados,
Surgiu uma dúvida aqui: a cópia dos pontos das empresas terceirizadas são entregues em papel e digitalizamos para colocar no SEI. Mesmo sendo uma digitalização de uma cópia (os originais ficam com a empresa) temos que guardar essas cópias no arquivo?
Gabriela Branco
Iara Santo
Nei Jobson da Costa Carneiro