As organizações precisam ter estratégias claras e sustentadas por uma gestão participativa para acompanhar as evoluções ocorridas nas formas de trabalho, em seus processos e nas relações entre instituições e servidores.
A participação de todos no processo de mudança é fundamental para o sucesso das ações que venham a trazer alguma inovação nos processos de trabalho. Deve-se criar um laço estreito entre o serviço público, a sociedade e outras instituições. Um cenário ideal de evolução da gestão pública pressupõe o compartilhamento de soluções e lições aprendidas. Neste contexto, as pessoas fazem toda a diferença.
O principal modelo de gestão de pessoas atualmente adotado é a gestão por competências, que visa instrumentalizar o departamento de gestão de pessoas e os gestores das organizações para realizar o desenvolvimento de seu capital intelectual, com foco, critério e clareza. Este modelo apresenta-se como forte aliado no processo de mudança e inovação dos processos de trabalho. As ferramentas da gestão por competências são totalmente alinhadas às atribuições dos cargos e funções de cada organização.
5.1 Equipes de trabalho
As equipes de trabalho serão fundamentais no estímulo e no compartilhamento de conhecimento sobre o uso dos meios eletrônicos.
Os perfis recomendados para compor a equipe de trabalho são os seguintes:
a) Gestor de implantação: Conduzirá a implantação, como líder da equipe;
b) Profissional de negócio: Responderá pelo acompanhamento e esclarecimento sobre as regras de negócio e gestão documental. Preferencialmente um profissional que tenha conhecimentos na área de gestão documental;
c) Profissional técnico: Responderá pelo acompanhamento e esclarecimento sobre questões de Tecnologia da Informação e Comunicação, relacionadas a infraestrutura e à própria aplicação;
d) Profissional de processos: Responderá pelo mapeamento e otimização de processos de negócio envolvidos;
e) Agentes de mudança: Pontos focais em cada área envolvida, responsáveis pela motivação dos servidores ao uso do meio eletrônico nas suas atividades do dia-a-dia;
A quantidade de profissionais para cada perfil delineado deverá ser definida em função da amplitude de implantação do SEI na instituição, ou seja, conforme a quantidade de processos de negócio a adotarem o SEI como ferramenta de registro e acompanhamento de processos eletrônicos. Além disso, a seleção dos servidores que formarão a equipe de implantação será definida em função da capacidade técnica de cada profissional que compõe o quadro permanente da organização.
É importante salientar que todos os profissionais envolvidos deverão ter domínio dos processos internos da instituição, uma vez que o SEI é uma ferramenta flexível em relação ao fluxo de trabalho.
De forma a nortear a equipe de trabalho definida, é importante a instituição de um comitê, formalizado por meio de um ato expedido pela alta administração da organização, com o objetivo de definir diretrizes estratégicas para a implantação e monitorar as ações desenvolvidas pela equipe de trabalho, alinhadas à missão e visão da organização.
5.2 Modelo de Governança do SEI na Organização
Deverá ser definido o modelo de governança do SEI a ser adotado na organização, definindo, principalmente, seus atores, além da composição, atribuições e responsabilidades para cada ator previsto.
O Modelo de Governança do SEI pode ser utilizado como referência para projetar o modelo específico de cada organização e poderá ser flexibilizado de acordo com a realidade de cada organização.
5.3 Treinamento e Desenvolvimento
O treinamento no sistema SEI envolve uma aprendizagem relacionada à tarefa rotineira do servidor. Um dos motivos de escolha do sistema eletrônico de informações é a facilidade de uso e aprendizado. Em poucas horas o usuário já estará apto a usar todas as funcionalidades constantes no perfil básico de permissão.
O desenvolvimento consiste no aprendizado constante do indivíduo com o uso contínuo do SEI, usufruindo de todas as facilidades que a ferramenta possibilita.
5.4 Treinamentos indicados para uso do SEI
Os treinamentos que seguem podem ser adotados para treinar tanto usuários, com perfil básico, quanto os usuários que são gestores, com perfil de administrador.
a) Treinamento em Serviço (TES): É o treinamento no SEI realizado no próprio ambiente de trabalho do funcionário – atual ou futuro – destinado à aquisição de conhecimentos práticos e/ou desenvolvimento de habilidades específicas. Normalmente, esse tipo de treinamento é indicado para aproximar ao máximo o ambiente de trabalho ao ambiente do treinando.
Principais vantagens:
- Constitui modalidade de treinamento comum para a capacidade dos funcionários de qualquer instituição;
- O treinamento não se desenvolve numa situação artificial;
- A motivação é maior, pela aproximação das condições reais de trabalho;
- Acompanha as mudanças ocorridas nas tecnologias e nos procedimentos do trabalho.
b) Treinamento Presencial: Trata-se do treinamento realizado com a presença física de instrutor com domínio no SEI e do treinando, cujo objetivo é qualificar, reciclar, atualizar e/ou aperfeiçoar o desempenho dos treinandos. Pode ocorrer em salas de aula de centros de treinamento, em escolas de formação profissional, em instalações adaptadas nos locais de trabalho, reunindo servidores de vários órgãos. As vantagens do Treinamento Presencial no SEI são:
- Proximidade do instrutor e do treinando, favorecendo troca permanente de informações e "feedback";
- Possibilidade de aprofundamento do assunto pela prática da discussão, "ao vivo e a cores";
- Maior interação, decorrente das trocas sociais entre "instrutor / treinando" e "treinando / treinando", proporcionadas pela proximidade física;
- Possibilidade de criação de redes de relacionamento decorrentes da interação, as quais poderão posteriormente dar sustentação ao treinamento.
c) Treinamento à Distância: É o tipo de treinamento no SEI que se caracteriza pela separação física entre o instrutor e o treinando, utilizando meios de comunicação para promover a interação entre ambos e transmitir os conteúdos educativos, com apoio dos vídeos de ajuda já disponíveis no SEI. As vantagens desse tipo de treinamento são:
- Remoção das barreiras tempo / espaço / idade, pela possibilidade de envolver grande número de pessoas separadas geograficamente, realizando-se a aprendizagem onde, quando e durante o tempo que o treinando quiser. Significa, portanto, a democratização do ensino, por facilitar o acesso de pessoas impossibilitadas de frequentar aulas presenciais;
- Possibilidade de que o próprio treinando controle o início, a manutenção e o ritmo da sua aprendizagem;
- Menores custos de treinamento, principalmente nos casos em que a quantidade de treinandos for grande.
OBSERVAÇÃO: Com o desenvolvimento da Internet, as fronteiras para o treinamento à distância se expandiram, reduzindo-se os custos e ampliando-se as possibilidades de busca às informações.
d) Visita Técnica: São visitas realizadas a outros setores – dentro da própria organização ou em outra – com o objetivo principal de observar diretamente o funcionamento do SEI em um determinado processo de trabalho. Principais vantagens:
- Baixo custo, se for realizada em locais próximos;
- Criação de parcerias e possibilidade de compartilhamento de boas práticas.
e) Reuniões Informativas: São realizadas periodicamente, conforme a necessidade, a fim de atualizar os servidores (e as chefias) sobre os assuntos pertinentes às suas áreas, contemplando questões relacionadas ao uso do SEI. Principais vantagens:
- Baixo custo;
- Contato direto entre informante e informado, evitando-se ruídos na comunicação;
- Favorece a interação entre funcionários e chefias.
f) Encontros de Disseminação de Treinamento: Têm como objetivo divulgar o conhecimento adquirido por servidores que participaram de treinamento sobre o SEI. Principais vantagens:
- Redução do custo do treinamento através do efeito multiplicador do conhecimento adquirido;
- Criação de compromissos do treinando com a capacitação da sua equipe de trabalho.
g) Palestras: É a apresentação do SEI, ou de assuntos relacionados, seguido de questionamentos e comentários por parte do público. Pode ser apresentada por servidor da mesma organização ou de outra instituição. Principais vantagens:
- Introdução de assunto novo dos funcionários e da instituição;
- Baixo custo, se o palestrante for da mesma organização;
- Valorização do servidor palestrante.
h) Workshop: Apresentação resumida, utilizando técnicas expositivas e/ou vivenciais com o objetivo de divulgar o SEI. Normalmente um workshop é mais "visual" do que "auditivo".
i) Seminário: Evento que reúne especialistas com experiência na implantação do SEI – de uma ou mais áreas de conhecimento – com o objetivo de promover (ou ampliar) o debate sobre o tema, a partir das diferentes realidades de cada organização. Os atores de um seminário são os palestrantes, os debatedores, os coordenadores, o secretário e o público em geral.
5.5 Sensibilização
A sensibilização deve ser iniciada com a alta administração defendendo a implantação do SEI e incentivando a redução do uso do papel no trâmite processual. Deve-se buscar apoio nos que são favoráveis ao uso do meio eletrônico para disseminar conhecimentos e sensibilizar os que estão neutros para criação de sinergia positiva na implantação do processo eletrônico na organização. O papel dos multiplicadores nesta atividade é de fundamental importância para o sucesso desta ação.