Esta seção apresenta alguns aspectos legais que devem ser considerados para oferecer maior segurança jurídica à organização que opta pela adoção do sistema SEI.
8.1 Acordo de Cooperação Técnica para Cessão do Direito de Uso do SEI
De acordo com o que foi apresentado na introdução geral desta metodologia, o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão é o coordenador do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN) e no âmbito deste projeto foi prevista a disponibilização do SEI.
No cenário atual, a cessão do SEI para as organizações públicas ocorre mediante a assinatura de um Acordo de Cooperação Técnica, com o objetivo de garantir que o software seja implantado e utilizado conforme previsto em sua licença de uso.
Conforme a Portaria Conjunta TRF4/MP n° 3, de 16 de dezembro de 2014, a cessão do SEI para os órgãos da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional compete à Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento. Para as demais organizações públicas, a cessão é realizada diretamente com o Tribunal Regional Federal da 4ª Região.
8.2 Normativo para instituição do SEI
Uma ação importante que deve ser considerada em mudanças que causam grande impacto institucional é a apresentação oficial dessas inovações para toda a organização. Existem situações onde uma comunicação por meio de um memorando circular ou um comunicado são suficientes, mas, em outros casos, faz-se necessário empregar um instrumento legal mais adequado.
A organização poderá expedir normativos que regulem a implantação e utilização do SEI em seu âmbito. Essa ação dará legitimidade ao processo de adoção dos documentos digitais com a implantação do SEI, facilitará a internalização da nova ferramenta pelos servidores e auxiliará na busca de apoio interno e externo.
Associada a esta ação de formalização do SEI poderão ocorrer iniciativas de divulgação do projeto pela cúpula da organização, apresentando-o como prioritário para a instituição.
8.3 Adequação às normas existentes
Devem ser observados os normativos aos quais a organização está subordinada e que deverão ser considerados para implantação e funcionamento do SEI. As regras estabelecidas nessas normas deverão ser incorporadas ao Sistema Eletrônico de Informações e às rotinas de trabalho da organização, a fim de promover efetivamente melhorias na gestão da informação, alinhadas aos requisitos legais vigentes.
A seguir, são apresentados alguns temas cujos normativos deverão ser considerados para a implantação do SEI nas organizações, aplicável aos órgãos e entidades da Administração Pública Federal:
a) Portarias de Protocolo (Comunicações Administrativas)
- Portaria Normativa SLTI/MP n° 5, de 19 de dezembro de 2002
Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.
- Portaria SLTI/MP n° 3, de 16 de maio de 2003
Orientar os órgãos da Presidência da República, Ministérios, autarquias e fundações integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG, quanto aos procedimentos relativos às atividades de Comunicações Administrativas, para utilização do número único de processos e documentos.
- Portaria SLTI/MP n° 12, de 23 de novembro de 2009
Altera a Portaria Normativa nº 5, de 19 de dezembro de 2002, que dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG.
b) Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)
- Resolução n° 7
Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público.
- Resolução n° 14
Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública.
- Resolução n° 21
Dispõe sobre o uso da subclasse 080 - Pessoal Militar do Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio e da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública.
- Resolução n° 32
Dispõe sobre a inserção dos Metadados na Parte II do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil.
- Resolução n° 35
Altera o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio e na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública, aprovados pela Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001.
c) Certificação Digital
- Medida Provisória n° 2.200-2, de 24 de agosto de 2001
Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências.
d) Digitalização
- Lei n° 12.682, de 9 de julho de 2012
Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
e) Lei de Acesso à Informação
- Lei n° 12.527, de 18 de novembro de 2011
Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5°, no inciso II do § 3° do art. 37 e no § 2° do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.
- Decreto n° 7.724, de 16 de maio de 2012
Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5°, no inciso II do § 3° do art. 37 e no § 2° do art. 216 da Constituição.
f) Documentos Sigilosos
- Decreto n° 7.845, de 14 de novembro de 2012
Regulamenta procedimentos para credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo, e dispõe sobre o Núcleo de Segurança e Credenciamento.