1 Introdução
A utilização do meio eletrônico e da Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) para a consecução das atividades administrativas remete à década de 1960. Especificamente o uso de documentos e processos eletrônicos na Administração Pública inicia-se no final da década de 1990 e este movimento intensifica-se nos anos 2000 e seguintes.
Intensifica-se também, no final da década de 1990, a preocupação geral com a segurança da informação e com a legalidade dos atos e documentos eletrônicos, o que converge para o alcance do marco legal do modelo brasileiro de certificação digital, estabelecido pela Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Esse normativo instituiu “a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em formato eletrônico, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizam certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras”. Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) é a Autoridade Certificadora Raiz da ICP-Brasil e atua fortemente na disseminação do certificado digital e em ações para que o papel seja substituído pelos meios eletrônicos com validade jurídica, confiabilidade e autenticidade, além de promover a contínua evolução e o crescimento dessa infraestrutura.
A verdadeira revolução no cenário nacional ocorre com o Poder Judiciário promovendo, no início dos anos 2000, a informatização do processo judicial e normatizando, com a publicação da Lei nº 11.419, de 19 de dezembro de 2006, a quebra do paradigma do papel no processo judicial. Nesse Poder, tanto nos tribunais superiores quanto nos regionais, nota-se a adoção da digitalização e o uso da certificação digital, acumulando-se experiências e resultados positivos.
No Poder Executivo Federal a Receita Federal do Brasil (RFB) foi pioneira na adoção de processos administrativos eletrônicos, quando no ano de 2006 implementou o sistema Processo Administrativo Digital (e-Processo). A iniciativa tinha o intuito de promover no Estado uma reengenharia procedimental e administrativa e conseguiu reduzir o tempo dos trâmites processuais e os gastos envolvidos, chegando a uma economia anual de aproximadamente R$208.123.370,05, contabilizando custos diretos e indiretos.
Ainda no Poder Executivo Federal, surgiu em 2012 o projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), com o objetivo de desenvolver uma infraestrutura de processo administrativo eletrônico, contemplando, inclusive, a entrega de software de processo eletrônico que atenda aos órgãos e entidades das esferas federal, estadual e municipal, incluindo outros Poderes. Antes de iniciar o desenvolvimento de uma solução, realizou-se uma consulta pública com o objetivo de identificar algum sistema informatizado que atendesse aos requisitos apontados pela equipe do PEN. Vários órgãos enviaram contribuições indicando seus sistemas e entre eles, no âmbito do Poder Judiciário, foi apresentado o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), que foi avaliado pela equipe do projeto como a solução mais adequada aos objetivos do PEN.
O SEI foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª região, que compreende os Estados do Paraná, Santa Catarina e Rio Grande do Sul, e foi concebido para cobrir a necessidade que existia de um sistema eletrônico que atuasse na execução de atividades administrativas dos órgãos daquela região. Apesar do avanço do Poder Judiciário na execução de suas atividades finalísticas por meios eletrônicos, as atividades meio, que são fundamentais para a sustentação de qualquer organização, não contavam com um sistema informatizado que as apoiasse até então.
Após a adoção do SEI pela equipe do PEN, alguns ajustes foram realizados com o objetivo de adequar a ferramenta às especificidades dos órgãos do Poder Executivo integrantes do projeto, já que o SEI foi originalmente concebido para atender à realidade do Poder Judiciário. Atualmente, o Ministério do Planejamento,Orçamento e Gestão, em parceria com outros órgãos, objetiva compartilhar a infraestrutura prevista no PEN com os órgãos e entidades que tiverem interesse em trabalhar com processos eletrônicos, bem como disponibilizar o SEI no ambiente colaborativo.
O SEI é uma ferramenta que tem suporte à produção, edição, assinatura e trâmite de processos e documentos, proporcionando desta forma, a virtualização destes. Reduz o tempo de realização das atividades por permitir a atuação simultânea de várias unidades em um mesmo processo, ainda que distantes fisicamente. Apresenta-se como uma solução flexível o bastante para ser adaptada à realidade de órgãos e entidades de diferentes áreas de negócio da Administração Pública, independente dos processos e fluxos de trabalho já definidos. No âmbito do SEI, entende-se como processo eletrônico os autos processuais em meio digital, bem como sua tramitação e transmissão.
Serão apresentados os aspectos relacionados à metodologia de implantação do SEI e a abordagem inicial será pelas diretrizes para a implantação, que é uma etapa gerencial, voltada a definições estratégicas da organização. As etapas posteriores do documento dizem respeito a aspectos organizacionais, a processos de trabalho, a pessoas envolvidas no projeto, a infraestrutura e tecnologia, à comunicação, a aspectos legais da implantação e ao próprio plano de implantação. A figura abaixo exibe melhor essa relação:
