Dentre as situações ocorridas na implementação do SEI nesta universidade surgiu uma que, aparentemente tranquila, esta exigindo uma pesquisa para saber como demais instituições estão tratando este tema.
Esta universidade esta a cerca de três semanas com o sistema sendo trabalhando por todas as unidades, ou seja, "viramos a chave" a menos de um mês. Nesse sentido, e por deliberação da comissão de implantação os processos que estavam em meio analogico (papel) poderiam, em determinados casos, proseguirem tramitação em meio digital, aplicando-se o conceito de processos híbridos.
No entando, em meio as diversas assistências em que comissão esta prestando as unidades da universidade sobre implantação do sistema, surgiu a seguinte situação:
Determinada unidade esta realizando a revisão de processos que concedem adicional insalubridade, assim estão recebendo documentação analogica (papel) dos interessados há alguns meses, ou seja, os processos estão andamento desde março. Assim, esta unidade relatou sua situação e questionou a comissão sobre a possibilidade de continuar os processos em meio analgico (papel) ate que finda-se a demanda e que, posteriormente, possa-se produzir a portaria de deferimento ou indeferimento no SEI, pois a partir da virada de chave as portarias estão sendo produzidas apenas no sistema.
Dessa forma, surgiu a duvida sobre a aplicação do conceito de processo hibrido, que esta diposto da seguinte forma no e-arq Brasil.
1.6 Gerenciamento de documentos e processos/dossiês arquivísticos convencionais e híbridos O arquivo de uma organização pode conter documentos ou dossiês/processos digitais e convencionais. Um SIGAD deve registrar os documentos ou dossiês/processos convencionais, que devem ser classificados com base no mesmo plano de classificação usado para os digitais, e ainda possibilitar a gestão de documentos ou dossiês/processos híbridos. Os documentos ou dossiês/processos híbridos são formados por uma parte digital e outra convencional.
Neste caso, aplicando-se o conceito de processo hibrido, é possivel possuir um processo em meio analogico (papel) contendo todo o conteudo das atividades documentadas e em seu correspondente digital, autuado com mesmo NUP, apenas um documento, ou seja, neste caso apenas a Portaria que Reitor assina.
Solicito ajuda para posicionar-me sobre esta situação, e peço que deêm seus pareceres baseando-se na aplicação deste conceito em suas respectivas instituições.
PrezadoAlex, Achoque o principal "problema" dos documentos/processoshíbridos é a necessidade de um controle minucioso da parteanalógica concomitantemente às partes nato digitais. Como uma partedo processo estará no papel (e na maioria dos casos, essas peçasacabam sendo enviadas ao Arquivo da Instituição), quando a partedigital tiver sua destinação efetivada (eliminação ou guardapermanente), aquelas peças em papel que integram o processo (e queestão no Arquivo) também terão que seguir a mesma destinação,exigindo um controle preciso para cada umas das peças que integram oprocesso. Se este procedimento não for realizado, voltamos para alógica de não efetivar a destinação de documentos, gerando os"clássicos" depósitos de documentos em papel ou deixandocentenas de documentos digitais que já poderiam ser eliminados nosistema informatizado. Como a maioria das instituições têm sérias limitações emefetivar a gestão documental no que é exclusivamente em papel (e nodigital, isso sequer está sendo considerado, o que é realmentepreocupante), criar documentos híbridos acaba tornando o cenárioainda mais dificultoso para a destinação dos documentos (a menosque a instituição realmente tenha condições de fazer essecontrole). Não por acaso, no contexto em que estamos, eu seriaadepto de criar ou documentos totalmente nato digitais ou totalmenteem papel, pois facilitaria muito à destinação dos documentos,tanto analógicos quanto digitais. Quantoà situação dos processos de adicional de insalubridade continuaremem meio analógico até finalizarem, eu consideraria o caminho maisadequado, visto que teríamos um conjunto de documentos originais emum único ambiente, sem a preocupação de controle concomitante. Oproblema é que como "a chave já foi virada totalmente",para todos os documentos e processos, independente de terem um fluxoque pudesse ser totalmente nato digital, os processos deinsalubridade serão híbridos, afinal, as portarias originais jásão produzidas no SEI. Uma alternativa, se for necessário, éimprimir a portaria (impressa tem status de cópia) e juntar no processo analógicoa fim de manter um conjunto completo de informações.... e pensarcomo será realizado o controle de longo prazo da destinação dosdocumentos originais que estão em dois ambientes. Atenciosamente, Murilo Schäfer
Em Segunda-feira, 4 de Setembro de 2017 15:51, Alex Fernandes de Oliveira escreveu:
Prezados,
Dentre as situações ocorridas na implementação do SEI nesta universidade surgiu uma que, aparentemente tranquila, esta exigindo uma pesquisa para saber como demais instituições estão tratando este tema.
Esta universidade esta a cerca de três semanas com o sistema sendo trabalhando por todas as unidades, ou seja, "viramos a chave" a menos de um mês. Nesse sentido, e por deliberação da comissão de implantação os processos que estavam em meio analogico (papel) poderiam, em determinados casos, proseguirem tramitação em meio digital, aplicando-se o conceito de processos híbridos.
No entando, em meio as diversas assistências em que comissão esta prestando as unidades da universidade sobre implantação do sistema, surgiu a seguinte situação:
Determinada unidade esta realizando a revisão de processos que concedem adicional insalubridade, assim estão recebendo documentação analogica (papel) dos interessados há alguns meses, ou seja, os processos estão andamento desde março. Assim, esta unidade relatou sua situação e questionou a comissão sobre a possibilidade de continuar os processos em meio analgico (papel) ate que finda-se a demanda e que, posteriormente, possa-se produzir a portaria de deferimento ou indeferimento no SEI, pois a partir da virada de chave as portarias estão sendo produzidas apenas no sistema.
Dessa forma, surgiu a duvida sobre a aplicação do conceito de processo hibrido, que esta diposto da seguinte forma no e-arq Brasil.
1.6 Gerenciamento de documentos e processos/dossiês arquivísticos convencionais e híbridos O arquivo de uma organização pode conter documentos ou dossiês/processos digitais e convencionais. Um SIGAD deve registrar os documentos ou dossiês/processos convencionais, que devem ser classificados com base no mesmo plano de classificação usado para os digitais, e ainda possibilitar a gestão de documentos ou dossiês/processos híbridos. Os documentos ou dossiês/processos híbridos são formados por uma parte digital e outra convencional.
Neste caso, aplicando-se o conceito de processo hibrido, é possivel possuir um processo em meio analogico (papel) contendo todo o conteudo das atividades documentadas e em seu correspondente digital, autuado com mesmo NUP, apenas um documento, ou seja, neste caso apenas a Portaria que Reitor assina.
Solicito ajuda para posicionar-me sobre esta situação, e peço que deêm seus pareceres baseando-se na aplicação deste conceito em suas respectivas instituições.
Desde ja, agradeço!!
Att;
-- Alex Fernandes _______________________________________________
Alex Fernandes de Oliveira
1 de Setembro de 2017 às 17:42Prezados,
Murilo Schafer