Dúvida a respeito da numeração dos documentos
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17 de Março de 2016 às 21:19Prezados,
Estamos implantando o SEI no Ministério das Cidades no dia 04 de abril, porém estamos com dificuldade de resolver a questão da numeração dos documentos. Gostaria de saber de algum órgão que implantou ao longo do ano, não na virada, como fez com a numeração dos documentos. Colocou manualmente exatamente onde havia parado ou colocou numa numeração maior para evitar duplicidade, ou ainda se deixou todos começarem do número 01.
Por exemplo, se no último dia antes de começar o SEI o Memorando parou no número 120, devo cadastrar o próximo memorando como o 121.
Ou, devo cadastrar todos os documentos para serem o número 1000, deixando uma janela grande.
Ou, todos devem começar do número 01, pois os documentos digitais se diferenciam dos físicos.
Agredeço a ajuda
--
Lucélia Alves
Arquivista - Analista Técnico Administrativo
CGLOG - Ministério das Cidades
Tel.:2108-1138
email: lucelia.alves@cidades.gov.br
SAS Qd. 01,lote 01/06,bloco H,4° andar,sala 404,
Ed. Telemundi II,70070-010 – Brasília/DF -
17 de Março de 2016 às 21:49Lucélia,
Vide na portaria anexa da Anatel o art. 41.
Art. 41. Enquanto coexistir a abertura de novos processos em suporte físico e eletrônico, serão adotadas numerações distintas que garantam que as sequências numéricas não se sobreponham, com base nas seguintes regras:
I - processos criados no SEI receberão NUP a partir de 535##.200000/AAAA-DV, em que:
a) “##” identifica a unidade protocolizadora, destinado à Sede e às unidades descentralizadas;
b) “AAAA” identifica o ano; e
c) “DV” identifica o Dígito Verificador do NUP.
II - documentos gerados no SEI com número do documento do tipo sequencial anual na unidade terá o termo “SEI” inserido antes das siglas de identificação das unidades; e
III - documentos gerados no SEI com número do documento do tipo sequencial anual no órgão terá sua numeração a partir de 50.000.
Parágrafo único. Documentos que tenham sua numeração do tipo sequencial no órgão sem renovação anual, como Resolução e Súmula, não deverão ter tramitação coexistente entre os meios físico e eletrônico, devendo todos os processos em andamento sobre os temas afetos serem convertidos para eletrônico a partir da implantação total do SEI.
No meio do ano não aconselho querer dar continuidade a numeração de outro sistema, mas apenas separar faixas para não ter coincidência de número. A exceção são os documentos com numeração sem renovação anual (Resolução, Súmula, Lei, Decreto, etc), este o caso tratado no parágrafo único acima. Daí, no SEI tem no menu Administração > Tipos de Documentos > Numeração para que nesses casos faça o alinhamento do número, mas somente nestes casos.
Atenciosamente,
[cid:image001.png@01D1807D.ADC485A0]
Nei Jobson da Costa Carneiro
Assessor
Superintendência de Gestão Interna da Informação (SGI)
_______________________________________________
Agência Nacional de Telecomunicações – Anatel
SAUS Quadra 6, Bloco E, 3º Andar, Ala Norte
CEP: 70070-940 – Brasília/DF
Tel: (61) 2312-1751
De: sei-tecnico [mailto:sei-tecnico-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] Em nome de Lucélia De Lima Alves
Enviada em: quinta-feira, 17 de março de 2016 18:20
Para: sei-tecnico@listas.softwarepublico.gov.br
Assunto: [sei-tecnico] Dúvida a respeito da numeração dos documentosPrezados,
Estamos implantando o SEI no Ministério das Cidades no dia 04 de abril, porém estamos com dificuldade de resolver a questão da numeração dos documentos. Gostaria de saber de algum órgão que implantou ao longo do ano, não na virada, como fez com a numeração dos documentos. Colocou manualmente exatamente onde havia parado ou colocou numa numeração maior para evitar duplicidade, ou ainda se deixou todos começarem do número 01.
Por exemplo, se no último dia antes de começar o SEI o Memorando parou no número 120, devo cadastrar o próximo memorando como o 121.
Ou, devo cadastrar todos os documentos para serem o número 1000, deixando uma janela grande.
Ou, todos devem começar do número 01, pois os documentos digitais se diferenciam dos físicos.
Agredeço a ajuda
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Lucélia Alves
Arquivista - Analista Técnico Administrativo
CGLOG - Ministério das Cidades
Tel.:2108-1138
email: lucelia.alves@cidades.gov.br
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21 de Março de 2016 às 11:29Prezada Lucélia, aqui na Susep estamos caminhando para implantar em maio/2016. Aqui pensamos implantar da seguinte forma: documentos internos ao Órgão vamos adicionar a palavra eletrônico. Então teremos o despacho unidade 1/2016 e despacho eletrônico unidade 01/2016. Desse modo saberemos que o despacho 1/2016 está em suporte papel e o despacho eletrônico 1/2016 está no SEI. Quanto às nossas instruções, deliberações etc, cuja numeração e sequencial no órgão seguiremos a numeração em curso. Se antes da implantação a última deliberação for 500, por exemplo, no sei a numeração seguirá a partir de 501. Bom essa é a solução que pensamos até o momento. Espero ter ajudado. Evelyn Campos
________________________________________
De: sei-tecnico [sei-tecnico-bounces@listas.softwarepublico.gov.br] em nome de Lucélia De Lima Alves [lucelia.alves@cidades.gov.br]
Enviado: quinta-feira, 17 de março de 2016 18:19Para: sei-tecnico@listas.softwarepublico.gov.brAssunto: [GRAYMAIL] [sei-tecnico] Dúvida a respeito da numeração dos documentosPrezados,
Estamos implantando o SEI no Ministério das Cidades no dia 04 de abril, porém estamos com dificuldade de resolver a questão da numeração dos documentos. Gostaria de saber de algum órgão que implantou ao longo do ano, não na virada, como fez com a numeração dos documentos. Colocou manualmente exatamente onde havia parado ou colocou numa numeração maior para evitar duplicidade, ou ainda se deixou todos começarem do número 01.
Por exemplo, se no último dia antes de começar o SEI o Memorando parou no número 120, devo cadastrar o próximo memorando como o 121.
Ou, devo cadastrar todos os documentos para serem o número 1000, deixando uma janela grande.
Ou, todos devem começar do número 01, pois os documentos digitais se diferenciam dos físicos.
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Lucélia Alves
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